Тайм-менеджмент – условно это управление временем, которое меняет отношение к жизни.
Авторы называют свою книгу справочником, отмечая его широту и одновременно краткость.
Книга хорошо структурирована. Она разделена на пять частей, в которых сквозным списком рассматриваются 25 тем в сжатой форме. Разделы:
· Важность управления временем
· Эффективное планирование
· Упорядочение пространства
· Управление собой
· Самосовершенствование
Раздел 1. Умение сосредотачиваться
1. Рекомендуется записывать всё, что считается важным. Запись своих мыслей на бумаге или в электронном виде, а также использование диктофона помогает освобождать творческую энергию.
2. Полезно некоторое время, например, в течение семи дней вести дневник, делая фотографию дня. Очередную запись делать каждый раз, когда уходит внимание. В конце недели сделать статистическую обработку записей. Например, будут получены следующие результаты: Сон – 40 часов, чистка зубов – 42 мин, работа – 5 часов, телевизор – 20 часов и т.д. Возникнет много интересных вопросов. Специалисты по тайм-менеджменту считают, что исполнители исходя из восьмичасового рабочего дня работают всего лишь один час из трёх. Узнав, куда уходит рабочее и личное время, полезно рассчитать стоимость одной минуты своей жизни. На работе заработать, а тратить получается круглые сутки, даже когда спишь.
3. Жизнь превращается в борьбу, если не осознаёшь свои желания и цели. Так же необходимо знать свои приоритеты, чтобы жизнь стала проще. Приоритеты сильно влияют на жизнь. Без них обычно плывёшь по течению, отвлекаясь от главного. Как определять приоритеты, лучше читать в самой книге. Там дана пара хороших упражнений.
4. Важно создать собственное видения жизни. Некоторые считают, что видение, цель жизни и предназначение – синонимы. Видение – это среднее арифметическое ответов на следующие вопросы: Что вызывает сильный интерес? Чем хотелось бы заниматься? Чем можно зарабатывать на жизнь? Если ответ «нет» на большую часть этих вопросов, то такую деятельность надо прекращать. Зачем заниматься тем, что не приносит пользу?
Раздел 2 План
5. Планирование – это ценный ключевой фактор. Неумение планировать скрывается под разными отговорками. То нет времени на планирование, то непонятно, что делать. Это всё предлоги, чтобы избежать ответственности за собственные неудачи. Планирование указывает направление в какую сторону надо двигаться. Планирование – это индикатор решимости достигать нужных результатов. В основном, подход к планированию прозрачен. Всего-то выполнять рекомендации из четырёх пунктов, и в жизни начнётся движение в заданном направлении. Создать собственную систему планирования. Определить цели. Сосредоточиться на результатах. Расставить приоритеты.
6. Цели – это результаты, которых хочется достичь. Когда приоритеты, видение будущего, цели и действия однонаправлены, то удаётся сделать больше. Важно записывать цели. Записанная на бумаге цель заставляет брать ответственность за её осуществление. Надо писать не о том, от чего хотелось бы избавиться, а о том, что хочется приобрести. Например, «хочу сбросить 15 кг» звучит лучше, чем «хочу весить 69 кг». Запись цели должна быть краткой. Начинать планирование с первостепенных целей. Одна цель должна быть труднодостижимой, а одна – лёгкой. Серьёзные цели подразделить на более мелкие составляющие. На этом уровне 75% успеха уже в кармане. Остальные проценты обеспечиваются действием.
7. При планировании надо сосредотачиваться на результате. Если при планировании сосредоточиться на результате, а не на процессе, тогда создаётся структура, которая позволяет делать необходимое в нужном порядке и в нужное время. Планирование, направленное на процесс, призывает всего лишь к действию, что менее продуктивно.
8. Чтобы научиться видеть главное, лучше обратиться к книге. Приоритеты и цели взаимосвязаны. Удивительно, но самые главные цели не бывают срочными. Срочность поработила нас.
Многие используют систему АВС, где «А» означает наибольшую степень важности, «В» - среднюю, а «С» - наименьшую.
Можно добиваться хороших результатов через применение принципа Парето. Это когда при 20% усилий получаешь 80% результатов. На самом деле соотношение процентов может быть другим.
И ещё десяток советов от авторов, чтобы научиться видеть в планировании дел главное.
Раздел 3 Организуйте себя
9. Порядок на рабочем месте не менее важен, как и само планирование. И не только на рабочем месте. Наведение порядка – это целая наука, поэтому советов может быть очень много. Главное, выделить конкретное время для этого процесса.
10. Рабочий стол должен быть чистым. Какой рабочий стол? Компьютерный, или непосредственно стол, на котором разложены все, сопутствующие работе вещи? Некоторые менеджеры считают, что каждая бумажка на рабочем столе – это напоминание о непринятом решении.
Раздел 4 Действие
11. Медлительность не является отрицательной чертой характера. И она не всегда бывает плоха. Иногда можно и помедлить. Но всё-таки медлительность – это неприятная и даже опасная штука. Она ведёт не только к потере времени, но может привести к натянутым отношениям, утрате работы и проблемам со здоровьем. У медлительности много причин. Часто психологических. Медлительность – это симптом, указывающий на стресс. Медлительность надо изучать и выявлять её причины. Парой советов не обойтись. Но тем не менее рекомендуется начинать делать проект с любого места. Начало снимает предстартовое напряжение. Или сначала можно сделать самое трудное и неприятное.
12. Научиться говорить «нет», потому что всем миллиардам на Земле руку не пожать. Не позволять пользоваться вашим временем другим. Чтобы виртуозно отказывать кому-то, например, начальнику, полезно учить этикет. Но труднее всего отказать самому себе, например, играть в компьютерные игры или смотреть сериалы. Спасают положение следующие приёмы: иметь цели, делать разумные нагрузки, отказаться от всех ненужных дел. Если работа дистанционная, то вести себя как на работе в офисе.
13. Пунктуальность – основное правило эффективной организации времени.Пунктуальность лучше всего повышает шансы на удачу и успех, это показательный знак целостности. Считается, что непунктуальным людям нельзя доверять. И обратная сторона медали. Если ценить время других людей, они будут ценить ваше. Пунктуальность свидетельствует о высокой самооценке человека. Один из советов, не встречаться с теми, кто регулярно опаздывает.
14. При всём желании всё знать, надо сокращать переизбыток информации. Источников информации множество. И с этим никак не справиться. Можно только решать для себя, что важно, а что нет.
15. Свести к минимуму отвлекающие факторы. Всё начинается с анализа и записи в течение недели отвлекающих факторов. При анализе полученных результатов, каждому отвлечению придумать контрмеры. Например, перестать проверять без нужды электронную почту. Делать это можно одноразово утром, днём и вечером. Своевременно отвечать на запросы, если есть делегированные дела. Для внеплановых посетителей придумано много уловок, даже очень простых. Если ваш рабочий стол находится, там, где проходит много людей, можно положить на стул кипу документов, или поставить перегородку, если нет возможности передвинуть стол в более тихое место. Сделайте так, чтобы вас было трудно застать. С телефонными разговорами отдельная песня. Надо иметь список всего дюжины важных персон, которым звонить и отвечать на их телефонные звонки в любое время, а остальные звонки по возможности игнорировать. Один из хороших советов: звонить перед обедом или перед концом рабочего дня. Это очень сильно сократит продолжительность разговора.
16. К сожалению, - это миф, когда выдающиеся люди делают несколько дел одновременно. Даже начинающий психолог сразу заметит, что концентрировать внимание можно только на чём-то одном. Причём, если углубляться в природу внимания, можно сделать ещё массу интересных открытий. Раздолье для манипуляторов. Ограничение возможностей, связанных со вниманием, касается не только людей, но и любых животных. Так что не стоит бороться с Природой и не браться за все дела сразу. Сделано одно дело. Переход к следующему. У внимания много характеристик, например, переключение внимания. Ехать за рулём и одновременно разговаривать по телефону – определённый риск для жизни. Будет сделано больше, если заниматься чем-то одним, без рисков и стрессов.
17. Риск благородное дело. Мир не только сложен, но и постоянно меняется. Успешному человеку не удастся отсидеться в тихой гавани. Цель поставлена. Сегодняшний день решает всё. Конец дня покажет, что можно добиваться всего, чего захочешь. Остановить продвижение к цели может только страх. А это прилично, искать чудище под кроватью?
18. Выполнять только те дела, которые не под силу другим, а остальное перепоручать. Польза от делегирования выше, чем от рисков. Это уже работа руководителя. Один из советов: просить друзей сделать то, что они не хотят делать, труднее, чем подчинённых.
19. Учиться проводить собрания. Благо, когда в собраниях нет необходимости, когда сам себе и жнец … Есть более дюжины советов. Вот часть из них. Проводить собрания в необычных местах в 11 или 16 часов без перекусов. Оптимально – 5-6 человек. За день до события разослать повестку дня. О ведении собрания и остальных нюансах лучше прочитать в самой книге. Провести собрание, сделать выводы, закончить, проконтролировать внедрение …
20. Для правильного общения надо выработать эффективную стратегию. Делать акцент на качестве общения. В книге десяток правил только, как пользоваться электронной почтой. Голосовая почта работает быстрее электронной и её легче проверить, не находясь за рабочим столом. Семь советов в виде алгоритма. Сообщение должно занимать не более 30 секунд. Назвать своё имя, компанию и номер телефона, который надо произнести медленно и с паузами. Голос должен быть бодрым. Улыбаться. Ещё десяток рекомендаций для телефонных разговоров. Беспроводная гарнитура удачно расширяет возможности для эффективного пользования тем же телефоном. Но электроника не гарантирует экономию времени и повышение производительности труда. Всё относительно и индивидуально.
Раздел 5
Учиться надо всю жизнь. Эффективность организации своего времени можно определить, если экспериментировать, анализировать и делать выводы, оценивать достигнутое, давать другим советы и принимать советы других. Последние пять глав посвящены этому. Организация времени – это динамический процесс. Всё течёт, всё меняется. Десять минут – это тоже время, за которое можно многое успеть сделать. Полезно развивать в себе гибкое отношение ко времени.
ОТСЕБЯТИНА
Книга рекомендуется к прочтению. Особенно хороша для молодёжи и для тех, кто впервые задумался о том, куда уходит время.
Книга, кроме насущных рекомендаций, содержит много упражнений, которые помогут проанализировать ситуацию и расставить всё по местам.
Также почти в каждой главе, есть советы что почитать дополнительно.
Чем внимательнее читаешь книгу, тем больше хочется её всю занести в конспект.
Мир соткан из ошибок. Мудрые говорят, что сердце человека – это поле битвы между добром и злом. Трудно чего-то добиваться в жизни, когда со всех сторон транслируются чужие ошибки, например, ошибки перевода. Молодой неопытный переводчик с трудом даёт завуалированный перевод, объясняя разницу между результатом и процессом, выдумывая не совсем подходящие определения. Вот и сидишь, тратишь драгоценное время на расшифровку подобных ребусов. Так что принимая чьи-то советы, надо держать ухо востро.
Если серьёзно поработать с этой книгой, особенно выполнить упражнения, принять рекомендации и почитать книги по ссылкам, то без всяких других поисков в голове сложится чёткий подход к качественному сбережению времени. Система!
Оставляю книгу в своей библиотеке. На некоторое время приму её, как план действий для дальнейшего развития темы, связанной с личным использованием времени.
Советы из книги работают везде. Надо всего лишь найти баланс между личной жизнью и работой.
Читайте Конфуция. Предупреждаю! Жизнь можно так заорганизовать, что не захочется жить.
И последний призыв. Надо заботиться о хорошем самочувствии и бороться со стрессами. Когда очень хорошо, тоже нехорошо. Не надо умирать сразу после своего дня рождения.
Из книги в книгу по ТМ советы сводятся к тому, что надо ставить цели и достигать их. Как? Всё может оказаться значительно проще, чем кажется на первый взгляд.
Тётеньки и дяденьки очень старались, чтобы книга принесла максимум пользы читателю.
Ещё статья о тайм-менеджменте: