Программа мероприятия, как и Восток – дело очень тонкое и требующее осознанного подхода. Большой ошибкой будет мысль о том, что бизнес-завтрак успешно пройдет сам по себе, а презентация обойдется без четкого концепта. Причем речь тут идет не просто о наброске тайминга, а о хорошей продуманной дорожной карте или даже сценарии.
О том, насколько сильно отличаются мероприятия со сценарием и без судить можно по огромному количеству удачных и неудачных кейсов в индустрии. Конечно, без случаев, где все прошло неплохо с надеждой на извечный родной «авось» - не обошлось, но, исключения для того и существуют, чтобы подтверждать правило.
Разработка сценария всегда начинается с идеи, и самое главное в этом – честность самому себе в понимании отвечает ли эта идея поставленным целям и заданным вопросам. Сможет ли она привлечь необходимую аудиторию и заинтересовать ее настолько, чтобы люди пришли не просто из вежливости, а с неподдельным интересом.
Как только в ответы на эти вопросы включается самообман или желание «продать» их начальству, утверждающему бюджет – работу можно считать проваленной, ибо результат будет плавать примерно на уровне Марианской впадины. Организатора проклянут в бухгалтерии и лишат доверия руководства.
Однако, идея – лишь первый шаг на пути успешной организации. Она требует сопровождения двух важнейших составляющих: контента и тайминга. Впрочем, их вполне можно объединить термином сценарий. И главное на этапе его написания – не создать очередной «Голубой огонек» или «Дом-2».
Стоит ли обговаривать тот факт, что сценарий должен не только отвечать современным запросам, чтобы быть интересным, но и соответствовать целевой аудитории? Детский утренник вряд ли поможет выводу на рынок финансового продукта, хотя и случаи безумного креатива тоже бывают. Тем не менее, тематика сценария должна четко пересекаться с ассоциативным рядом объекта продвижения и не заставлять топ-менеджмент отплясывать в пижамах Кигуруми под музыку из аниме на презентации нового седативного. Препарату это, возможно, поможет, но совсем не так, как того хотелось бы всем присутствующим.
С контентом понятно? Теперь о тайминге – о, эта вечная проблема как всех собрать, а потом подчинить четкому расписанию. Без нее никуда, но от этого расписание не становится менее важным. И не важно в какой форме оно присутствует на мероприятии, будь то модерация на простейшей бизнес-встрече или насыщенный двухдневный фестиваль на природе.
Понятно, что участнику предлагается простейший тайминг-расписание, но вот у организаторов к нему совсем другие требования. Там, где гость читает «кофебрейк», у кейтеринга должно быть расписано во сколько они приезжают на точку, выставляют столы и посуду, включают бойлеры и т.д. А потом: сколько по времени это все длится, какое количество участников предполагается и можно ли наливать волонтерам.
Идеальным алгоритмом для составления тайминга можно назвать подход к работе как у грамотного программиста: задача разбивается на десятки мелких чек-поинтов для каждого исполнителя таким образом, чтобы, собрав все эти точки воедино – получился результат. Важно помнить, что, если для достижения результата в маленькой задаче необходимо сделать более трех действий – для исполнителя она невыполнима.
В старой книге для маленьких «Энциклопедия профессора Фортрана», знакомящей детей с информатикой, одному из героев необходимо было написать алгоритм кипячения чайника с водой, и выглядел он примерно так:
1. Поднимаем чайник с плиты за ручку;
2. Открываем крышку чайника;
3. Подносим чайник к крану;
4. Открываем кран с холодной водой.
И это только начало алгоритма, до момента «проверяем закипел ли чайник» - должно быть совершено более 30 действий, и это только на детском уровне. А теперь представьте, что именно в таком виде организатор должен видеть будущее мероприятие, перекреститесь и звоните специально обученным людям…