Сделать самому или довериться другим — сложный выбор для руководителя. Так и в закупках: одни поставщики для участия в торгах создают тендерные отделы, другие делегируют работу специалистам на аутсорсе. У каждого решения есть плюсы и минусы — они проявляются в зависимости от специфики и масштаба бизнеса.
Зачем поставщику тендерный отдел
Тендерный отдел помогает компании стабильно участвовать в закупках: наращивать продажи, выстраивать работу с заказчиками и контролерами. Тендерные специалисты берут на себя такие задачи:
- получают электронную подпись и регистрируются на электронных площадках;
- отбирают подходящие закупки;
- погружаются в документы закупки и готовят заявки на участие; участвуют в торгах и отслеживают их итоги;
- общаются с заказчиками;
- оформляют независимые гарантии и открывают спецсчет;
- подписывают контракты и допсоглашений;
- готовят жалобы и защищают интересы поставщика в ФАС.
Обычно эти задачи закрывают один-два сотрудника. Если специфика бизнеса и объем заказов того требуют, тендерный отдел вырастает до большой команды: руководителя отдела, специалиста по торгам, аналитика закупок и юриста.
Сколько стоит такой отдел
Открытие тендерного отдела потребует затрат. Рассчитаем их приблизительный объем на примере команды из трех сотрудников. Для начала проанализируем предложения по зарплатам специалистов с сайтов вакансий:
- Главе тендерного отдела предлагают доход от 50 до 210 тыс. руб.
- Специалист по тендерам — от 50 до 190 тыс. руб.
- Юристу — от 30 до 90 тыс. руб.
Если брать средние показатели, то зарплатный фонд такой команды составит 310 тыс. руб. в месяц. Эта ориентировочная цифра — доходы спецов разнятся в зависимости от региона.
Но зарплата — еще не все, за каждого сотрудника работодатели делают страховые взносы. На эти платежи уйдет от 30,2% до 38,5% зарплатного фонда. В нашем случае — 106 тыс. руб.
Сотрудникам отдела нужны рабочие места. На покупку ноутбука для трех специалистов придется потратить около 150 тыс. руб. Еще 20 тыс. — на принтер. Добавим к этому расходы на телефоны и сим-карты — 2 тыс. руб. Еще 20 тыс. зарезервируем на мебель. В итоге оборудование кабинета для троих сотрудников обойдется в 192 тыс. руб.
Для эффективной работы в закупках потребуются профессиональные инструменты. Например, сервис по поиску и управлению тендерами. В зависимости от тарифа такой продукт стоит от 13 750 руб. до 39 500 руб. за годовую подписку.
Стоимость электронной подписи для торгов — от 5,9 тыс. до 13,9 тыс. руб. Ее можно оформить на руководителя или сотрудника.
Таким образом, открытие тендерного отдела из трех сотрудников обойдется компании в среднем в 644 тыс. рублей. Итоговая цифра условная и служит ориентиром. Также нужно учитывать, что часть из этих затрат носит регулярный характер — зарплата, страховые взносы, оплата сервисов.
Какие альтернативы существуют
Расчеты показывают, что организация тендерного подразделения — сложная и затратная задача. Но есть альтернативное решение — перевод тендерной работы на аутсорс.
Преимущество такого формата — экономия денег. Поставщику не приходится платить зарплату тендерным специалистам, тратиться на их обучение, делать страховые взносы, закупать мебель и оборудование.
Разумеется, консалтинговое сопровождение тоже стоит денег — цена зависит от сроков оказания услуг, объема закупок, запросов поставщика и других факторов. Но расчеты между поставщиком и аутсорсером обычно ведутся только за фактически выполненные услуги. Если в одном месяце поставщик не участвовал в торгах, то ему не придется никому платить. А расходы на тендерных отдел компания несет постоянно.
Кому подходит сопровождение торгов
Специалист на аутсорсе выгоднее штатного для трех типов поставщиков:
Новичок в торгах. Если у предпринимателя и его команды нет опыта в тендерах или он небольшой, то велик риск наделать ошибок. Законы в госзакупках строги, а ответственность за несоблюдение условий контракта — неминуема. Учиться в торгах на собственных неудачах — дорогое удовольствие. Поэтому новичкам выгоднее привлечь к работе опытного специалиста на аутсорсе.
Участвует редко. Для некоторых предпринимателей заявляться на тендеры эпизодически — норма. Например, если бизнес отличается сезонным характером. Содержать тендерный отдел ради нескольких закупок в год — слишком расточительно для поставщиков. Перекладывать тендерную работу на непрофильных специалистов — юриста или бухгалтера — рискованно. Поэтому такие компании прибегают к услугам сопровождения торгов.
Планирует расширяться. Такой поставщик регулярно заявляется на торги и уже имеет в штате тендерных специалистов. Но иногда подходящих закупок слишком много, и сотрудники не справляются. Чтобы не выбирать один тендер в ущерб другому, крупные компании прибегают к услугам стороннего специалиста.
Как выбрать аутсорсера
При выборе компании для сопровождения тендеров ориентируйтесь на четыре параметра:
- Опыт. Посмотрите, как давно специалисты компании работают в закупках и на каких тендерах специализируются — коммерческих или госзаказе.
- Результаты. Обращайте внимание на долю заявок, допущенных до участия в торгах, и процент побед в закупках.
- Обещания. Если компаниям гарантирует победу — это повод насторожиться. Профессионал обязательно предупредит, что результат торгов зависит не только от него.
- Отзывы. Изучите, что об аутсорсере говорят клиенты — проверяйте не только официальный сайт, но и другие источники.