«Время – деньги» (Б. Франклин)
Сроки сдачи проекта неумолимо подходят к концу. Нет никаких возможностей уложиться в дедлайн. И это происходит уже не в первый раз. Кто виноват, а главное, что делать? Причины могут быть в неудачном подборе кадров на любом уровне, начиная с линейных сотрудников и заканчивая руководящим составом. Но если все работники –профессионалы, а внешних причин для срыва сроков нет, возможно, что дело в неумении управлять временем.
Дедлайн – «мертвая линия», крайний срок выполнения цели или задачи, после которого она считается просроченной.
Что такое корпоративный тайм-менеджмент простыми словами
Это система управления временем коллектива, которая обеспечивает своевременное выполнение поставленных задач. Корпоративный тайм-менеджмент включает в себя принципы, методы внедрения и конкретные техники управления временем.
Внедрение корпоративного тайм-менеджмента: 3 способа
Есть три подхода к запуску техник управления временем на корпоративном уровне: начиная с руководителя, с сотрудников или с помощью приглашенного эксперта.
1. Традиционный метод: внедрение сверху. Руководитель изучает принципы тайм-менеджмента в открытых источниках (книги, интернет) или посещает специальные тренинги для их освоения. После изучения и получения опыта успешного применения начальник обучает сотрудников. В зависимости от размеров компании обучение проводится поэтапно: сначала получают знания и опыт руководители высшего звена, затем среднего, после чего проводится подготовка непосредственных исполнителей.
2. Альтернативный способ: внедрение снизу. Профессиональные сотрудники сталкиваются с хронической нехваткой времени и разрабатывают собственные методы преодоления проблемы, находя информацию в сети или обучаясь на тренингах. Личные результаты каждого сотрудника формируют общую эффективность всей компании.
3. Современный подход: внедрение извне. Подразумевает приглашение специально обученных внешних экспертов, тайм-менеджеров.
Профессиональный тайм-менеджер помогает оптимизировать расходы времени сотрудников с учетом потребностей коллектива и отдельных личностей. Он ведет мастер-классы, разрабатывает хронометраж работ, дает методические рекомендации.
7 принципов корпоративного тайм-менеджмента
1. Четкая цель. Детальная разработка образа желаемого результата позволит впоследствии правильно провести оценку его достижения.
2. Расстановка приоритетов. В процессе стратегического планирования достижения цели выделяются этапы ее достижения и устанавливаются приоритеты выполнения задач.
Существует система для расстановки приоритетов по матрице Эйзенхауэра (34-го президента США) для деления задач на важные и срочные, важные и не срочные, срочные и не важные, не важные и не срочные.
3. Поэтапная постановка задач с письменной их фиксацией. Для этого могут быть использованы мессенджеры, электронная почта, системы управления проектами.
Наиболее эффективно работает человек, выполняющий задачи поэтапно, не переключаясь между ними в режиме ложной «многозадачности». Время отнимает само переключение с задачи на задачу. Многозадачность в данном случае – хронограф, пожирающий время.
4. Дисциплина. Складывается из правил внутреннего распорядка компании и способностей к самодисциплине каждого сотрудника. Дисциплина помогает сделать работу при отсутствии мотивации. Отсутствующая привычка к дисциплине может быть постепенно сформирована. Ускоренному ее формированию способствуют дисциплинарные взыскания.
Быстро решить проблему постоянных опозданий можно с помощью штрафов. Если существенные вычеты из зарплаты никак не влияют на сотрудника, стоит предположить наличие у него тяжелых расстройств психики. К ценному сотруднику может быть применен индивидуальный подход и выработан особый режим работы.
5. Отдых. Обязательно должно быть время для отдыха. Это связано с физиологией человеческого организма и ритмом работы головного мозга. Усталость снижает эффективность работы до нуля.
6. Борьба с хронографами. В данном случае хронограф – это «пожиратель времени», неэффективное его расходование. Например, просмотр соцсетей, просмотр сериалов, общение по телефону с друзьями и родственниками. Существуют офисные системы блокировки сайтов, снимки экрана в любое время рабочего дня программами удаленного администрирования. Такие радикальные меры эффективны при недостаточной самодисциплине сотрудников, злоупотреблять ими не стоит.
Перед началом внедрения тайм-менеджмента нужно провести хронометраж, то есть выяснить, на что именно сотрудники тратят свое драгоценное время, куда уходят минуты и часы. Выяснив причины, можно приступать к оптимизации.
Основные техники тайм-менеджмента
1. Принцип лягушки. Сначала «съесть лягушку», сделать самое неприятное дело, которое особенно не хочется выполнять. После этого будет легче завершить все остальные дела.
2. Метод слона. Крупные дела нужно делить на несколько частей, «есть слона по кусочкам».
3. Способ «швейцарского сыра». Эффективен при прокрастинации. Вначале нужно «наделать дырок в сыре», то есть начать несколько задач. Работать по 10-15 минут над каждой задачей в хаотическом порядке. Далее начнет действовать рефлекс завершения начатого.
4. Помидор. Фиксированные отрезки чередования работы и отдыха. Например, 50 минут работы и 10 минут отдыха.
Если постоянно возникают авралы: необходимость устранения неполадок, внеурочная работа, накладки из-за работы техники или по другим причинам, нужно исследовать истоки проблем и внести их устранение в план.
Время является невосполнимым ресурсом, а поэтому наиболее ценным. Выяснить причины потери времени и устранить их – достаточно актуальная задача для повышения эффективности работы компании. В блоге Гала-Центра есть еще много полезной информации для предпринимателей, знание которой позволит увеличить продажи и добиться желаемых результатов в процессе ведения бизнеса.
#опт #оптоваяторговля #товарыпоакции #акции #скидки #распродажа #галацентр #galacentre
