Кассовая книга является неотъемлемым элементом учета денежных средств. В ней фиксируются операции поступления и выбытия наличности из кассы. В статье рассмотрим требования к заполнению кассовой книги.
Скачать образец заполнения кассовой книги (КО-4)Скачать
Налоговики усилили контроль за кассовыми нарушениями. Инспекторы отрабатывают новое задание управлений. Узнайте, к кому придут, в каких регионах чаще наказывают и есть ли шанс отменить штрафы.
Порядок заполнения кассовой книги
Книга КО-4 применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Каждый лист книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".
Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.
Кассовую книгу можно вести на бумаге или в электронном виде.
Листы кассовой книги на бумаге нумеруют, прошнуровывают и опечатывают на последней странице. Записи в такой книге делайте в двух экземплярах через копировальную бумагу.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир:
- подсчитывает итог операций за день
- определяет остаток денежных средств в кассе на начало следующего дня
- передает в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист, который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и расходные ордера
Если вы ведете кассовую книгу на компьютере, то в конце рабочего дня все листы книги нужно распечатать и завизировать.
Бухгалтер проверяет записи в кассовой книге и количество ордеров. А потом ставит свою подпись в кассовой книге, чтобы подтвердить получение отчета кассира и первичных документов.
Ни один подотчетник не приносит идеальные чеки ККТ. Наши читатели поделились целой коллекцией шедевров, которые попадают в бухгалтерию. На настоящих чеках из жизни мы показали, какие из них точно нельзя брать, чтобы учесть подотчетные.
Какие правила необходимо соблюдать
- Разрешается вести только одну кассовую книгу.
- Кассир делает записи в кассовую книгу сразу же после совершения операции, будь то поступление или выбытие наличных денежных средств.
- Выбытие и поступление наличных денежных средств оформляются ордерами или другими документами, заменяющих их.
- Подчистки и неоговоренные исправления неточностей в кассовой книге строго запрещены.
- Исправления должны быть заверены подписями кассира и главного бухгалтера (лица его заменяющего).
- В конце рабочего дня кассир должен посчитать итоги операций за день, вывести остаток на следующее число и передать в качестве отчета в отдел бухгалтерии второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку (в кассовой книге).
- Выдача наличности из кассы, не подтвержденная подписью получателя в кассовом ордере или ином документе его заменяющем, считается недостачей.
- Поступление наличных денежных средств без оформления приходного кассового ордера признается излишком.
- Записи в кассовой книге ведут в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.
- Второй экземпляр листа кассовой книги (отчет кассира) должен быть отрывным.
- Два экземпляра листов кассовой книги нумеруются одинаковыми номерами, но первый должен остаться в кассовой книге.
- Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер компании.
- Разрешается ведение кассовой книги автоматизированным способом, в результате которого ее листы формируются в виде вкладного листа и отчета кассира. Последний за месяц «Вкладной лист кассовой книги» должен содержать общее количество листов кассовой книги за каждый месяц. Последний за год – общее количество листов кассовой книги за год.
- Общее количество листов кассовой книги за год заверяется подписями руководителя компании и главного бухгалтера.
- Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.
Наличку из кассы опасно выдавать направо и налево. Вначале выясните, откуда поступили деньги и на что их можно потратить. В журнале «Упрощёнка» опубликован видео-урок, который научит вас правильно выдавать деньги.
Перед вами четыре мини-истории. Внимательно посмотрите видео и решите, как бы вы поступили на месте бухгалтера Ирины Юрьевны. Попробуйте ответить правильно на 4 вопроса из четырех. Если не получится — не страшно. Мы подскажем, в чем ошибка и как поступать правильно.
Смотрите урок в статье журнала «Упрощёнка»
Исправления в кассовой книге
В кассовую книгу можно вносить исправления. Для этого надо зачеркнуть неверные данные и вписать достоверную информацию. Подчистки в кассовой книге не допускайте. Каждое исправление должно быть заверено кассиром и главным бухгалтером или лицом, его заменяющим.
Теперь у компаний стало больше обязанностей, связанных с подотчетными. В то же время упростили требования к заявлению и приказу на подотчет. С учетом поправок измените три документа, если выдаете деньги на командировки или хозрасходы.