Как известно, существует несколько основных форматов описания бизнес-процессов. Наиболее распространенным и, на наш взгляд, самым «проблемным» является текстовый формат. Текстовый формат зачастую подразумевает объемный документ со сложной структурой, в котором рядовому сотруднику очень тяжело определить свои обязанности в рамках заданного процесса.
Задача
Большинство руководителей ведущих организаций в наше время старается переходить к графическому формату описания процессов, который решает большинство проблем, возникающих при выборе других форматов и выполняет следующие задачи:
- Визуализировать каждый этап процесса и наглядно обозначить ответственных за него сотрудников и их сферу ответственности (особенно актуально при проведении совещаний в формате ВКС)
- Существенно сократить объем документа, описывающего крупный массив информации
- Упростить поиск звена, ответственного за проблемы, возникающие при осуществлении описываемого процесса — Провести имитационное моделирования процесса
- Осуществлять полноценный контроль бизнес-процесса на всех этапах его выполнения
В поисках отечественного графического редактора, решающего схожие задачи, к нам обратился заказчик, ранее использующий для этого Microsoft Visio.
Решение, которое мы предложили
Графический редактор Автограф, обладающий следующими функциональными возможностями, обеспечивающими выполнение задач клиента:
- Возможность создания и редактирования схем, планов, карт и других графических документов
- Совместимость с форматом MS Visio, ранее применимым в организации у заказчика (важно, т.к. схемы, созданные ранее, можно просматривать и редактировать в предложенном нами новом решении)
- Совместимость с отечественными операционными системами
- Большое количество встроенных шаблонов схем, в том числе шаблонов таких нотаций, как BPMN, IDEF0 и прочих
- Обширный набор библиотек элементов, а также возможность загрузки внешних библиотек и создания собственных библиотек внутри программы
- Широкий графический функционал, в который включено большое количество стилей, эффектов и типовых элементов
- Полноценный текстовый редактор для добавления описаний и названий внутри схем
- Современный адаптивный интерфейс и настраиваемое рабочее пространство
Как применяется редактор после внедрения?
После внедрения в организацию заказчика, редактор нашел свое применение на всех уровнях и не только в задачах по построению бизнес-процессов, поставленных изначально, но и в эксплуатационных задачах компании (рисование схем сети и прочего оборудования). Возвращаясь к бизнес-графике, клиент получил следующие возможности:
- Создавать схемы процессов с нуля, используя шаблоны и библиотеки редактора
- Создавать схемы по бизнес-процессам, описанным ранее в другом формате, используя средства редактора
- Просматривать и редактировать схемы, созданные ранее в MS Visio
- Демонстрировать разработанные схемы на совещаниях, отправлять созданные схемы сотрудникам внутри организации
- Редактировать схемы, полученные от других сотрудников, оставлять комментарии, прикреплять внутри схем необходимые ссылки или файлы
- Сохранять схемы в просмотровые форматы, такие как pdf, png и прочие для отправки внешним источникам
- Добавлять к схемам рамки и штампы официальных документов
- Печатать схемы с настройкой размеров, цвета и прочих параметров печати
Пример использования
Со стороны руководителя
Руководитель, используя текстовый документ с описанием текущего процесса, открывает в разделе «Шаблоны», соответствующий шаблон, к примеру функциональная блок схема. В окне редактора открывается базовый пример данной схемы, а также библиотеки элементов, необходимые для ее создания. Используя отображенные библиотеки, соединительные линии и текстовые свойства объектов руководитель средствами редактора создает схему. Далее руководитель сохраняет ее в редактируемом формате и отправляет ее менеджеру, ответственному за исполнение процесса, описанного на схеме.
Со стороны менеджера
Менеджер получает от руководителя схему, изучает ее, оставляет комментарии, при необходимости редактирует. Далее менеджер проводит совещание об ее окончательном утверждении, добавляет штамп организации и сохраняет в просмотровый формат для передачи в отделы для исполнения процесса.
Со стороны сотрудников
Исполнители получают схему в готовом виде с подробным описанием всего процесса, где наглядно видны задачи, за которые они ответственны, сроки их исполнения, а также указаны материалы, необходимые для их исполнения.
