Лист ознакомления с локальными нормативными актами: правила составления и образец

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Зачем нужен лист ознакомления с ЛНА

Как оформить лист ознакомления с локальными нормативными актами

Какой способ ознакомления с ЛНА выбрать

Каковы сроки хранения листов ознакомления

Что делать, если сотрудник отказывается подписать лист ознакомления с ЛНА

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Обязанность знакомить сотрудников с разработанными локальными нормативными актами (ЛНА) прописана в ст. 22 ТК РФ.

Официального термина «лист ознакомления» не существует. Его можно определить как технический документ, который подтверждает факт того, что работник прочитал тот или иной документ и обязуется соблюдать его положения. Также законодатель не установил исчерпывающий перечень ЛНА, с которыми необходимо знакомить работников. Все зависит от специфики работодателя. Но среди основных и общераспространенных ЛНА можно выделить:

Посмотреть программыКурсы по кадровому делопроизводствуРасскажем, как правильно работать с кадровыми документами

• коллективный договор (ст. 40 ТК РФ);
• положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• положения об оплате труда, о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ);
• положение об охране труда (раздел X ТК РФ);
• положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ);
• иные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника.

С ЛНА работодатель обязан ознакомить работника под подпись при приеме на работу, но до заключения с ним трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Знакомить работника нужно не со всеми документами, а только с теми, которые относятся к его трудовым обязанностям. Например, с положением о командировках или о ненормированном рабочем дне знакомят только тех, чья работа непосредственно связана с этим.

Важно! Если в действующие ЛНА вносятся изменения, то работодатель обязан ознакомить с ними работников также под подпись. Образец листа ознакомления с изменениями в ЛНА вы найдете в конце статьи.

[ArticleMaterials=2506]

Зачем нужен лист ознакомления с ЛНА

Судебная практика показывает, что из-за элементарной невнимательности в оформлении технических вопросов работодатели проигрывают немало дел. С другой стороны, своевременное и технически грамотное ознакомление с ЛНА не позволяет работникам злоупотреблять своими правами.

Кроме судебных споров, возможны ведомственные проверки. Нарушение требований об ознакомлении работников с ЛНА может повлечь для работодателя административное наказание (ч. 1 ст. 5.27 КоАП) в виде предупреждения или штрафа:

• на должностное лицо и ИП — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Как оформить лист ознакомления с локальными нормативными актами

Форму листа ознакомления работодатель разрабатывает самостоятельно.

Независимо от формы, лист обычно содержит:

Посмотреть программыКадровый учет с нуляДля тех, кто только начинает работать с кадровыми документами

• полное наименование ЛНА и его реквизиты;
• ФИО работника;
• должность работника;
• дату ознакомления;
• личную подпись работника;
• примечания — здесь можно ставить отметку, например, об отказе работника знакомиться с ЛНА.

Важно! Если все строки листа заполнены, то каждый последующий лист должен в «шапке» иметь те же графы, что и первый. Чтобы было видно, с каким ЛНА ознакомились работники. При разработке формы, как правило, исходят:

1. От работника. Составляется общий лист ознакомления на все основные ЛНА, с которыми он должен ознакомиться. Такой лист может быть оформлен отдельным документом или в качестве приложения к трудовому договору.

Образец листа ознакомления с ЛНА до подписания трудового договора вы найдете в конце статьи.

[ArticleMaterials=2506]

1. От акта. Лист ознакомления оформляется как приложение к каждому конкретному локальному акту.

Для обоих случаев возможно ведение Журнала ознакомления с ЛНА. Он удобен, когда численность работников небольшая и нет обособленных подразделений или дистанционных работников.

Когда в ЛНА вносятся изменения, то с ними необходимо ознакомить каждого работника. В этом случае удобнее использовать отдельные листы ознакомления, нежели журнал. В подразделение направляется электронный текст ЛНА или его изменения. Ответственный сотрудник собирает подписи работников и передает оригинал листа ознакомления в головной офис в установленный срок.

Образец журнала ознакомления с ЛНА до подписания трудового договора вы найдете в конце статьи.

[ArticleMaterials=2506]

Лист ознакомления оформляется в виде:

• Бумажного документа — самый распространенный вид.
• Электронной версии — используется там, где введен электронный документооборот.

Важно! Бумажный текст ЛНА и листы ознакомления должны быть прошиты вместе и пронумерованы сквозной нумерацией. Прошивка подписывается «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью на ___ листах, из них ___ листов ознакомления». Скреплять листы степлером не рекомендуется. Листы заполняются по мере ознакомления работников с документом.

Какой способ ознакомления с ЛНА выбрать

1. Прямое ознакомление — от работника.

Работник изучает текст ЛНА в бумажном виде, после прочтения ставит свою подпись и дату в прикрепленном листе ознакомления.

1. Косвенное ознакомление — от акта

При таком способе текст ЛНА и листы ознакомления с ним существуют отдельно друг от друга. Подписи работников могут быть собраны:

• в журнале ознакомления с ЛНА;
• на отдельных листах;
• в приложениях к трудовым договорам.

Есть дополнительный вариант косвенного ознакомления, без подписи: разместить ЛНА, например, в общем доступе на сайте работодателя.

Помните: любой вариант ознакомления с ЛНА на бумаге сегодня не дает стопроцентной гарантии защиты в суде.Самым надежным способом подтверждения стало электронное ознакомление. Однако это возможно только в организациях, где используется электронный документооборот (ЭДО).

В случае необходимости можно отследить:

• какой и когда ЛНА размещен;
• какие действия с документом (размещение, отмена, замена, изменение, открытие) и с какого ip-адреса осуществлял работник отдела кадров;
• когда и какие действия с документом (открытие, подписание) выполнял работник.

Удобство заключается в прозрачности действий в личном кабинете работника, куда он заходит под своей электронной подписью. Хорошо, если работодатель создаст алгоритм ознакомления с ЛНА в электронном виде. Например, после изучения документа сотрудник ставит отметку «Ознакомлен».

Дистанционных работников можно ознакомить с ЛНА следующими способами:

• сотрудник подписывает лист ознакомления электронной подписью в личном кабинете, если в организации действует ЭДО;
• ответственный сотрудник обособленного подразделения собирает подписи работников и передает оригинал листа в головной офис;
• копия ЛНА отправляется заказным письмом работнику по почте;
• работник приезжает в офис для личного ознакомления с ЛНА.

Каковы сроки хранения листов ознакомления

Посмотреть программыКурсы по кадровому делопроизводствуРасскажем, как правильно работать с кадровыми документами

Сроки хранения законом не установлены. Логично соотнести их со сроками хранения самих документов. Например, коллективный договор, ЛНА в области нормирования и оплаты труда или противодействия коррупции хранятся постоянно. Должностные инструкции (регламенты) работников — 50-75 лет, уставы, положения организации — постоянно или до минования надобности.

Срок зависит от значимости локального акта и устанавливается Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Что делать, если сотрудник отказывается подписать лист ознакомления с ЛНА

Последствия отказа сотрудника от письменного ознакомления с ЛНА зависят от того, на каком этапе это происходит.

При приеме на работу будущий сотрудник знакомится с основными ЛНА еще до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Отказ на этой стадии маловероятен, но возможен. Тогда работодатель может фактически не допустить сотрудника до работы, а если человек не вышел в первый же день — аннулировать трудовой договор. Аннулированный трудовой договор считается незаключенным (ст. 61 ТК РФ).

Если действующий работник отказывается подписывать ознакомление с новым ЛНА или изменениями в ЛНА, то работодатель комиссионно составляет акт об отказе. Представитель комиссии должен зачитать текст ЛНА сотруднику вслух и сделать об этом отметку в акте.

Важно! Ни работодателю, ни работнику не стоит пренебрегать регламентом, потому что при возникновении трудового спора лист ознакомления может выступить гарантом для одной из сторон трудового договора.