Отпуска сотрудников в ЗУП 3.1 рассчитываются и начисляется с помощью одноименного документа “Отпуск”, который можно найти в разделе Кадры -> Отпуска (Т-6) или в общем журнале Кадры -> Отпуска. Данный документ отличается для пользователей с правами “Кадровик” и “Бухгалтер” и может проводится в два этапа, сначала кадровиком, затем бухгалтером. Если документ был проведен только кадровиком, то в списке у бухгалтера он будет выделен жирным шрифтом. Такой отпуск не считается завершенным, т.е. он не попадет в зарплату, не будет движений по остаткам, отразится только в карточке Т-2.
Для поиска таких документов был разработан внешний отчет по не проведенным / не рассчитанным документам
Состав и описание документа “Отпуск”
Для пользователя с правами “Бухгалтера” или “Полными правами” документ отпуск будет выглядеть следующим образом:
В поле месяц указывается месяц в который будут зарегистрированы начисления по данному отпуску.
Краткое описание вкладок документа:
1 и 2 вкладка – заполняются данными по основным и дополнительным отпускам, кроме того, на первой вкладке производится расчет среднего заработка, указывается дата и способ выплаты, выполняется пересчет всего документа (пиктограмма с двумя красными стрелками).
Дополнительные отпуска предусмотренные по законодательству уже определены в программе и включаются в настройках по необходимости. Кроме того пользователь может создавать свои виды дополнительных отпусков.
3 вкладка – необходима для расчета начислений по отпускам (там же начисляется зарплата в случаи установки соответствующего флага на первой вкладке).
4 и 5 вкладка нужна для учета продления, переноса, отзыва из отпуска и пересчета прошлых периодов. Вкладки появляются при исправлении или сторнировании существующего отпуска (с помощью ссылки в нижней части документа).
Механизм исправления и сторнирования используется в том случаи, когда ошибка находится в “закрытом” периоде (уже была начислена и выплачена заработная плата).
6 вкладка содержит информацию по бухгалтерскому учету (необходима при выгрузки в 1С-Бухгалтерию) и дополнительные реквизиты.
Более подробно о заполнении полей и вкладок описано в “Справке” от 1С, которую можно почитать нажав “F1” или пиктограмму “?” из документа “Отпуск”.
Какие отпуска бывают в ЗУП 3.1 ?
Есть ряд документов, которые в своем наименовании содержат слово “Отпуск” и так или иначе связаны с отпусками, ниже приведено краткое описание таких документов:
- Отпуск – документ для учета основного и дополнительного отпуска и расчета начислений по нему. Вид времени в табеле по умолчанию – ОТ для основного и ОД для дополнительного отпуска.
- Отпуска списком – документ нужен только для печатной формы “Т-6а”, сам по себе никаких проводок не делает, связывает существующие “Отпуска” (из пункта 1) в единый список.
- Отпуск без сохранения оплаты – документ для учета отпусков за свой счет (так называемых хозяйственный отпуск). Есть возможность учета по часам (включается в настройка кадрового учета). Вид времени в табеле по умолчанию – ДО.
- Отпуск без сохранения оплаты списком – Позволяет ввести отпуск без сохранения оплаты на список сотрудников, в отличии от обычных “Отпусков списком” является самостоятельным документом. Вид времени в табеле по умолчанию – ДО.
- График отпусков – документ никак не влияет на учет, необходим для планирования отпусков на будущий год и печати унифицированной формы Т-7. На основании данного графика можно создавать “Отпуска”.
- Перенос отпусков – документ аналогично не влияет на учет, необходим для корректировки плана в “Графике отпусков” с отражением в форме Т-7.
- Отпуск по уходу за ребенком – документ регистрирует факт предоставления сотруднику отпуска по уходу за ребенком и для оформления соответствующего приказа по унифицированной форме Т-6. Вид времени в табеле по умолчанию – ОЖ.
- Возврат из отпуска по уходу за ребенком – регистрирует прекращения отпуска по уходу за ребенком.
- Резервы отпусков (устаревший документ, сейчас “Резервы начислений”) – документ необходим для бухгалтерского учета накоплений резервов и оценочных обязательств, которые при выгрузке в 1С-Бухгалтерию будут отражены на 96 счете. Работает в связке с документом “Отражение зарплаты в бухучете”.
- Остатки отпусков – документ позволяет ввести новые остатки отпусков и назначить положенные отпуска на определенную дату, используется при исправлении ошибок прошлых периодов и переносе данных.
Как учитывается накопление и использование отпусков?
Накопление и использование отпусков учитывается в разрезе основного и дополнительных видов отпусков, т.е. для программы нет общих остатков по всем отпускам, а есть остатки по конкретному виду отпуска.
В чем можно убедиться сформировав отчет “Остатки отпусков” (в разделе Кадры->Кадровые отчеты)
В момент трудоустройства сотруднику назначаются положенные отпуска и указывается количество дней. Начиная с этого момента, как только сотрудник отрабатывает половину месяца на остатках появляются заработанные дни отпуска за первый месяц, например для отпуска в 28 дней, это будет 2,33 дня (28/12=2,33) и так далее с периодичностью месяц. Исключением является последний месяц в рабочем году в который не надо отрабатывать половину месяца, а дни отпуска накапливаются сразу (Исходя из второго абзаца п. 8 Постановления Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20 право на полный отпуск возникает у сотрудника по истечении 11 месяцев каждого рабочего года).
Кроме того, отпуска не накапливаются за дни отсутствия установленные законодательством (прогул, неявка, …) и периодичность рабочего года сдвигается на соответствующее количество дней, о чем можно узнать сформировав отчет “Справка по отпускам сотрудника” (из меню печать карточки сотрудника или раздела Кадры->Кадровые отчеты).
в случаи, если сотруднику назначен отпуск с признаком “предоставлять за фактически отработанное время”, то алгоритм накопления дней отпуска меняется, соответственно учитываются только рабочие дни.
Какие регистры используются для учета отпусков
Движения по всем основным регистрам проходят, после того, как документ был рассчитан и проведен бухгалтером.
Основные регистры:
- РН “Фактические отпуска” – для учета остатков.
- РС “Положенные виды ежегодных отпусков” – назначенные отпуска кадровыми приказами и переносами данных.
- РС “Начальные остатки отпусков” – данные документа “Ввод остатков отпусков” и переносы данных.
Вспомогательные регистры:
- РС “Заработанные права на отпуск” – технический регистр, для временных данных, заполняется в момент формирования отчета “Остатки отпусков”.