#Татьяна #Самообучение #Самовоспитание #Нетпределасовершенству Татьяна
---------------------------------------------------------------------------—
Часть моей работы в коммерческой структуре, особенно при работе на удаленке, - переписка по проблемным вопросам.
Письма руководству, в смежные департаменты писала много, часто, продуманно - и искренне удивлялась, почему в итоге всё приходится делать самой? Ситуация самая что ни на есть горящая, требующая незамедлительного вмешательства. Изложена предельно четко, по пунктам. Функционал и зона ответственности - полностью того, кому письмо адресовано. Но вот адресат почему-то не спешит отвечать и включаться в решение). Стиснув зубы, я впрягалась в очередной раз в очередное не свое дело, «радуясь», что научусь делать еще вот это и вот это, прокачаю, так сказать, новый скилл). Раз, два, десять раз сама делала…
В конце концов, разозлившись на себя, села, проанализировала папку входящие на полученные от руководства и коллег письма, на которые невозможно ответить отказом, и начала заинтересованно анализировать - а в чем, собственно, разница?
Обнаружила интересные особенности:
1. Мои письма кратко и четко излагали ситуацию: «Тендерная площадка закроется через час, при этом у меня отсутствует согласование. Прошу срочно согласовать стоимость!» (аха, проси дальше, нет времени и куча срочных дел).
Письма, которые не оставляют без содержательного ответа, разъясняют последствия бездействия и вносят содержательные предложения: «При отсутствии сегодня до 12.00 Вашего ОК вот здесь Компания не сможет сделать вот это, следствием чего станет вот это. Прошу подтвердить или принять решение о неучастии.»
2. Мои напоминали плач Ярославны «Одновременно шесть проектов проработать не успеваю. Времени нет. Продлите сроки!» (ахах, успевай, перенести срок нет возможности).
Подвигающие на действия предлагают варианты решений и фиксируют ответственность каждого из участников: «На сегодняшний день в работе шесть проектов по Клиентам со такими-то сроками и объемами работ. Расставьте приоритеты: какие проекты берем в работу, какие передаем в соседние отделы».
Выделив главное, стала отслеживать каждое слово каждого своего письма. Времени на написание вначале уходило втрое-вчетверо больше обычного. Какие-то две – три строки переписывались по нескольку раз, формулировки не складывались – до зубовного скрежета! И, конечно, далеко не сразу и не все вопросы решались в нужном ключе. А я снова повторяла:
* фиксируй ситуацию,
* предлагай решения,
* обозначай риски,
* указывай предельные сроки принятия решений,
* при необходимости оперативно пиши руководителю выше по статусу и повышай до решения вопроса.
Каким же удовольствием стало разбирать почту! Ловлю кайф от продумывания, что и как нужно написать адресату, чтобы стало ясно: согласиться лучше сразу, добровольно. На всё).
