Бывает, что сотрудники регулярно опаздывают и тратят много времени на перекуры. Если сложить все эти заминки, то может получиться, что сотрудник работает часов пять в день вместо положенных восьми. Возможно, не специально, но в итоге почти половину рабочего дня отдыхает. Или наоборот сотрудник перерабатывает, часто берет сверхурочные и в итоге выгорает. Как найти баланс? Так, чтобы планы компании выполнялись, а сотрудники нормально работали и отдыхали?
Один из вариантов — автоматические системы учета рабочего времени. Если вы уже пробовали такие и ничего не вышло, то просим не торопиться с выводами. Мы хотим показать современный вариант: он не добавляет лишней отчетности и бюрократии, а управлять программой можно со смартфона. Даже если это серьезная система с камерами наблюдения, сканерами отпечатков и распознаванием лиц.
Главное, один раз правильно настроить.
Что такое система учета рабочего времени
Система учета времени состоит из двух частей: программной и технической. Программа — это «мозг», с ее помощью клиент управляет всем оборудованием по учету рабочего времени. Техническая — само оборудование.
Начнем с программной части — это множество функций. С её помощью можно узнать об отсутствии сотрудников на рабочем месте, их недоработках, переработках и опозданиях. Можно увидеть такую статистику не только по сотрудникам, но и в целом по отделам и компании.
С такими данными руководитель увидит причину проблем и сможет принять решения по их исправлению. Возможно, ему потребуется расширить штат, перестроить график на более удобный для сотрудников или назначить штрафы тем, кто часто опаздывает.
В программе можно настроить правила учета рабочего времени. Например, фиксировать ранний уход сотрудника, если он ушел за 5 минут до окончания смены. Как это сделать показываем в 10-минутном видео.
Все это готовые отчеты в программе Biotime. Если не найдете среди них подходящего, то сможете индивидуально настроить отчет под свои задачи. Там будут только те данные, которые нужны вам.
Теперь разберем как все эти данные попадают в систему. Один из её компонентов — это оборудование идентификации. Система распознает сотрудников тремя способами: по карточкам, отпечаткам пальцев или с помощью 3D-сканирования лица. Она фиксирует время сканирования и сохраняет его, как время прихода или ухода. Так данные о переработках, недоработках и опозданиях и попадают в систему.
Систему можно дополнить бесконтактными алкотестерами. Вместе с турникетами их устанавливают на входе в компанию и подключают к ним систему учета рабочего времени. Если оборудование зафиксирует, что сотрудник в нетрезвом состоянии, то турникеты не впустят его внутрь, а программа сохранит данные о нарушении.
Расписания сотрудников вносят в систему их руководители. Они составляют графики и смены: 2/2, 3/1, ночные, в выходные и в праздники. В программе сразу видно у кого из сотрудников уже нет свободного времени, а кого можно назначить на эти даты. Это позволяет равномерно распределять нагрузку между ними, избежать простоев в работе компании и очередей клиентов.
О том, как система учета рабочего времени помогает планировать расписание сотрудников подробно разбираем в видео на 12 минут.
Сотрудники согласовывают изменения в графике, отгулы и отпуска прямо в программе. Отправляют запросы, а руководитель подтверждает или отклоняет их. Все изменения автоматически сохраняются в программе.
Какие проблемы с персоналом решает система учета рабочего времени:
- Регулярные опоздания.
- Частое отсутствие на рабочем месте.
- Нарушения сроков и переработки.
- Присутствие на работе в нетрезвом состоянии.
- Нехватка сотрудников в праздники и при пиковых нагрузках.
Можно ли обмануть систему
Большинство способов обойти систему — мифы из интернета, давайте разберемся как обстоят дела на самом деле.
Если это считыватель пропусков по карточкам, то здесь конечно все просто. Сотрудники могут проводить их друг за друга и таким образом обманывать систему. Для того, чтобы лишить сотрудников лазейки можно заменить его на сканер отпечатков или лица.
Сканер отпечатков. Подделка отпечатков пальцев существует в фильмах, возможно, её используют агенты спецслужб. На деле, такие системы никто не взламывает.
3D-cканер лица. Один из популярных способов обмана такой системы в интернете — предложить ей просканировать фотографию вместо настоящего лица. Дело в том, что во время сканирования на лицо светят инфракрасные лучи, благодаря им система определяет лицо человека перед ней или фотография. Так что способ не подойдет.
Система также умеет подстраиваться под изменения внешности. Она пропустит сотрудника, если он вдруг отрастит или сбреет бороду. Придет в солнцезащитных очках или в головном уборе. Главное, чтобы лицо сотрудника полностью попадало в камеру сканера. Например, если шарф закроет часть рта, то система может не распознать лицо.
А что если администратор изменит данные? Удалять информацию об опозданиях и прогулах может сотрудник с правами администратора, ему доступно полное управление программой. Но даже если он это сделает, то сам факт изменения данных сохранится в системе, и это администратор уже не сможет удалить. Поэтому владелец компании узнает, если администратор вдруг пойдет на обман.
Иван Карев, руководитель отдела продаж BioTime
За системами учета рабочего времени всегда можете обратиться к нам, в BioTime. Мы консультируем и подбираем программы и оборудование под задачи клиента.
Даем максимально подробные инструкции по установке и всегда держим связь с клиентом. Помогаем быстро все настроить и подключить, а также учим пользоваться системой учета рабочего времени.