Правила оформления списания ОС
Выбытие основных средств (ОС) из учета происходит в силу разных причин:
- продажа;
- дарение;
- обмен;
- передача в виде вклада в уставный капитал;
- моральное или физическое устаревание;
- ликвидация (при чрезвычайных ситуациях или частичная);
- недостача или порча, обнаруженные по итогам инвентаризации и т. д.
Если первые 4 основания для выбытия оформляют стандартными документами по приемке-передаче между передающей и получающей сторонами, то процедура выбытия ОС в силу последних 3 причин требует соблюдения особого порядка. Этот порядок состоит из следующих шагов:
- Создание комиссии по выбытию ОС, которая утверждается приказом главы организации.
- Оформление соответствующего заключения комиссией после проверки выбывающих ОС.
- Подписание приказа на списание или частичную ликвидацию ОС руководителем.
- Составление акта о списании ОС на основании приказа руководителя.
- Изменение данных в инвентарной карточке ОС и отражение операции в бухучете.
Эксперты КонсультантПлюс разъяснили, как правильно отразить списание ОС в налоговом учете:
Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Об оформлении приказа на списание и бухгалтерских проводках, которые за ним последуют, читайте в материале «Составляем приказ на списание основных средств – образец».
Необходимые документы и образец заключения комиссии по списанию основных средств
Для списания ОС создают комиссию. Входящие в нее участники фиксируются в приказе. Главный бухгалтер и лица, за которыми закреплены объекты, являются ее обязательными членами. Комиссия проверяет, как работает ОС, можно ли его починить, определяет причины выбытия, устанавливает, какие детали можно будет использовать повторно, и т. д.
По результатам работы комиссия оформляет заключение. Заключение может быть как отдельным документом, так и частью акта на списание ОС (унифицированная форма ОС-4, например, содержит для этого специальный раздел). При этом в Методических указаниях не упоминаются требования об оформлении специального документа «Заключение комиссии». Однако для детального обоснования списания объекта иногда удобнее оформить самостоятельный документ. Образец заключения можно скачать на нашем сайте.
Унифицированная форма акта о списании ОС-4 предусматривает указание основания для составления данного акта, таковым является приказ. Кроме того, приказ, как и заключение комиссии, может быть затребован налоговыми органами для подтверждения расходов на списание ОС.
На основании приказа на списание ОС создается соответствующий акт. Предусмотрены следующие типовые формы актов (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7):
- ОС-4 — при выбытии одного ОС (кроме автотранспорта);
- ОС-4а — при выбытии автотранспорта;
- ОС-4б — при выбытии группы ОС (не для автотранспорта).
Подробнее об указанных формах читайте в статьях:
При принятии решения о списании ОС может помочь анализ целесообразности его эксплуатации, о котором читайте в материале «Анализ и учет эффективности использования основных средств».
Итоги
Детальное обоснование списания ОС необходимо для подтверждения расходов, связанных с этой хозяйственной операцией, особенно в случаях, когда остаточная стоимость объекта не равна нулю. В заключении комиссии по выбытию ОС приводятся технические характеристики, неисправности, выводы экспертов и прочие данные, доказывающие целесообразность списания объекта.