Для чего нужен приказ о номенклатуре дел
В соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации всех типов, а также ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в частности, тех, которые касаются личного состава) в течение законодательно установленных сроков. Главными источниками, в которых закреплены данные сроки, являются:
- перечень типовых документов и сроков хранения, введенный в оборот приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020);
- перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.
Для выполнения данного требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, предполагающий:
- классификацию документов по срокам хранения;
- эффективную индексацию документов — для мониторинга соблюдения соответствующих сроков.
Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел. Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников. Например, это могут быть приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки.
Механизм ведения номенклатуры дел на предприятии следует утверждать отдельным приказом руководителя. Посредством него юридически закрепляется:
- собственно номенклатура дел фирмы (перечень категорий документов, используемых на предприятии);
- обязанности конкретных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.
Каков порядок утверждения номенклатуры дел в организации? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к правовой системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована. Другое дело — бюджетные организации.
Приказ об утверждении номенклатуры дел в ДОУ, школе и иных бюджетных организациях
Существует ряд НПА, довольно подробно регламентирующих ведение номенклатуры дел в бюджетных структурах, а именно:
- приказ Росархива от 31.07.2023 № 77;
- письмо Минобразования РФ от 29.09.2000 № 711/28-16 (его действие распространяется на ДОУ);
- письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 (устанавливает правила для школ).
Приказ Росархива распространяются на государственные органы, органы местного самоуправления и организации. Вместе с тем нормам, утвержденным Росархивом, на практике следуют и многие частные фирмы.
Подробнее о номенклатуре дел образовательного учреждения вы можете узнать в нашей статье.
Порядок утверждения номенклатуры дел в госструктурах и частных фирмах
Номенклатура дел организации утверждается посредством:
- оформления на общем бланке;
- визирования сотрудником, ответственным за ведение архива;
- одобрения экспертной комиссии;
- согласования с экспертно-проверочной комиссией;
- утверждения руководителем фирмы.
Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах. В госструктурах номенклатура утверждается посредством подписания ее унифицированной формы, также закрепленной в приказе Росархива (приложение 1).
Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне.
Где скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел
Ознакомиться с образцом приказа о вводе номенклатуры дел в организации вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас образец документа, на основе которого может быть издан приказ, актуальный для вашей фирмы. Вы можете скачать его бесплатно по ссылке ниже:
Скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел
Итоги
Приказ, посредством которого в документооборот фирмы вводится номенклатура дел, издается с целью выполнения фирмой предусмотренной законом обязанности по обеспечению сохранности архивных документов. Соответствующий локальный акт подписывается руководством компании по завершении предшествующей процедуры по согласованию номенклатуры дел.
Ознакомиться с иными фактами, касающимися использования номенклатуры дел на предприятии, вы можете в статьях: