С 1 марта 2023 года в силу вступил закон о едином формате КЭДО. Что это такое, зачем нужно и как перейти? Сейчас все расскажем.
Что такое КЭДО?
Кадровый электронный документооборот — используется для создания, подписания, обмена и хранения документов в электроном виде.
В электронном виде можно оформлять следующие документы:
- трудовые договоры
- приказы на отпуск
- распоряжения об отправке в командировку
- внутренние уведомления
- некоторые другие документы
Но есть исключения и некоторые документы все еще должны быть только в бумажном формате:
- трудовые книжки
- акты о несчастных случаях и происшествиях
- приказы об увольнении
- подтверждение прохождения инструктажей по охране труда
Плюсы КЭДО
Упрощение кадрового делопроизводства
Задачи можно делать удаленно, кадровикам нет необходимости постоянно быть в офисе, получить подпись или отправить документ также легче. Не нужно задействовать других сотрудников, все делается через программу ЭДО.
Быстрое подписание массовых документов
Не нужно тратить много времени на разбор каждого отдельного документа и его подписание. Достаточно зайти в программу, выбрать электронную подпись и нажать подписать.
КДП становится прозрачным
В КЭДО вы не можете подписывать документы задним числом. Это влияет на выполнение сроков сотрудниками и своевременное оформление документов.
Безопасное хранение документов
С КЭДО ваши документы не будут утеряны, они сохранятся в программе и в любой момент к ним можно вернуться.
Как перейти на кадровый ЭДО мы писали ранее.
Как подписывать документы
Чтобы подписывать документы в КЭДО необходимо получить электронную подпись.
В зависимости от вида документа используются два типа ЭП:
- Усиленная квалифицированная
- Неквалифицированная
Подходит для:
- трудовых договоров
- соглашений о материальной ответветственности
- согласий на перевод
- заявлений на увольнение
- уведомлений об изменении условий трудовых отношений
Для остальных документов работникам достаточно простой электронной подписи.
Требования к электронному документу
Кадровый документ должен состоять из:
- формат PDF/A-1A;
- приложений к основной части документа в текстовых, табличных или графических форматах
- электронной подписи основной части документа и приложения; машиночитаемой доверенности
- описания электронного документа в виде отдельного файла формата XML
Для каждого структурного элемента приводятся свои сведения: наименование, тип значения, признак обязательности
Обязательно ли вводить КЭДО?
Каждая компания принимает самостоятельное решение о введение электронного документа оборота.
Но в случае принятия решения о переходе работодатель должен уведомить каждого работника о новом формате взаимодействия по ЭКДО и получить от работника согласие на указанное взаимодействие.