Как организовать рабочее пространство: советы для повышения эффективности работы

Меня зовут Ксения Гроссман и я уже на протяжении 3-х лет (почти) занимаю должность помощника руководителя крупного быстроразвивающегося строительного холдинга (по понятным причинам называть его не буду). Кажется, что за это время мне уже есть чем поделиться…. полезным, а может и не очень, но тем, что позволит составить представление о профессии «помощник руководителя».

Я не буду писать приветственные письма, потому что это нудно) гораздо интереснее узнавать человека по рассказам из его жизни, о чем я и хочу здесь писать, посмотрим насколько это получится…

Сейчас хочу поделиться своим видением эффективной организации рабочего пространства.

1. В течение рабочего дня (а иногда и не только) мой телефон всегда со мной. Иногда кажется, что он приклеен к моей руке … и это не зависимость, а скорее особенность профессиональной деятельности) зачастую прилетают задачки от руководителей (а у меня их 4, так как в мои обязанности входит помощь всему управляющему аппарату компании) со статусом “здесь и сейчас” или “это нужно было вчера” и если ее нельзя выполнить на мобильном, то хотя бы будет возможность переадресовать ее коллеге, находящемуся за компьютером. За время работы приходилось на телефоне и письма писать, и командировки оформлять, и совещания протоколировать. Не подумайте, что я отлыниваю от работы и где-то часто пропадаю, просто иногда поступают задачи разъездного характера, но об этом позже…

2. Лист бумаги и пишущая ручка, чтобы быстро записать необходимую информацию. И да, я по старинке веду задачник от руки в ежедневнике, хотя было много попыток перейти в trello, notion, google Календарь и прочее, но ничто не заменит это приятное ощущение … когда ты зачеркиваешь последнюю задачу в конце рабочего дня и говоришь себе “ты круто сегодня поработала, красотка” 

3. Быстро работающий ноутбук или компьютер с доступом в интернет и пакетом Microsoft Office (естественно) …сейчас сталкиваюсь с такой проблемой, что компьютер стал медленнее работать, что сказывается на моей производительности труда, особенно сильно это заметно, когда задач поступает много 

4. Телефонная книга коллег и подрядчиков с указанием почт, должности и рода деятельности, так как помощник руководителя — одно из ключевых звеньев команды, которое знает ответ на любой вопрос. Отдельно собери личные данные по своему руководителю, так как это понадобится для его повседневной работы (заказ пропусков, походы к нотариусу) … и всем этим, скорее всего, будешь заниматься ты как помощник 

5. Доступ ко всем рабочим сервисам/почтам/архивным материалам, если у тебя этого нет…то не стесняйся, спроси у коллег и составь свою базу, так как она обязательно пригодится.. проверено).

Про стол, стул я не буду ничего говорить, тут все понятно)) 

Для получения удовольствия от работы главное не переживать, так как нет проблем, которые невозможно решить