Эффективная деловая переписка

Сегодня на работе, когда открыл мессенджер, обнаружил новое сообщение. Однако его написание оказалось настолько неразборчивым, что смысл был абсолютно неясен. В последнее время таких ситуаций возникает все больше и больше. В итоге, для выяснения деталей приходится общаться с человеком лично. Общение в письменной форме с людьми, не владеющими правильным построением предложений, крайне затруднительно. Мы теряем время, выясняя детали, а компания теряет деньги.

При написании текстов важно придерживаться определенной структуры, чтобы быть понятым собеседниками, не только в устном, но и в письменном общении.

1. Сначала следует определиться с тем, о ком мы пишем: например, о нашем коллеге, отделе кадров, контрагенте ООО "Ромашка". Это субъект.
2. Затем нужно добавить глагол: "отправляет", "выдает ", "выгружает ", "формирует".
3. Далее упоминаем объект - то, на что направлено действие: "письмо", "пропуск", "данные", "отчет"
4. Важно задачем вопрос "зачем?". Сами напишите о целм действия о котором вы пишете: "для налаживания взаимодействия", "для соблюдения пропускного режима".

Чего в переписке следует избегать:

1. Использование слов или фраз, которые неоднозначны или могут иметь разные интерпретации, может привести к недопониманию и даже конфликту. Например, слова "эти", "они", "мы", "там" могут вызвать вопросы у собеседника: кого именно вы имеете в виду? Где находится "там"? Что вы имеете в виду, говоря "мы"? Чтобы избежать таких недоразумений, старайтесь использовать конкретные названия или определения. Вместо слов "эти" и "они" употребляйте конкретные имена или названия групп или предметов. Вместо слова "мы" укажите, к какой группе людей вы относитесь. Используйте точные и ясные фразы, чтобы ваш собеседник мог легко понять, что вы имеете в виду.

2. Использование страдательного залога. Например, "Письмо было отправлено". Сразу не ясно, кем отправлено письмо. Предложение содержит только объект и глагол. Не ясно кто и зачем отправил письмо.

3. "Нестыковочка" - это антипаттерн, когда две части предложения не соответствуют друг другу или противоречат друг другу. Например: "Я не хотел бы пойти на вечеринку, но это было бы весело".

4. "Недооценка уровня понимания" - это антипаттерн, когда автор предполагает, что читатель знает определенную информацию, которую он не знает. Например: "Как я уже упоминал, мы должны пойти в магазин. Надеюсь, ты помнишь, какой магазин имелся в виду".

5. "Слова-паразиты" - это антипаттерн, когда в предложении содержится много слов или фраз, которые не несут никакой смысловой нагрузки и только затрудняют понимание. Например: "То есть, я хотел бы сказать, что, возможно, мы должны обсудить это еще раз".

6. "Сложноподчиненные предложения" - это антипаттерн, когда предложение слишком сложно и запутано из-за множества зависимых предложений. Например: "Если ты не пойдешь со мной на концерт, то я останусь дома, а если я останусь дома, то я буду скучать, и если я буду скучать, то я буду звонить тебе каждые 5 минут".

Придерживаясь структуры формулирования мыслей и избегая антипаттернов, мы можем создавать более понятные и эффективные тексты, которые легче будут понимать наши собеседники.