Объёмные папки, архивы, неупорядоченное делопроизводство, утверждение формы документов в разных филиалах… Всё это уже пережитки. Ведь сегодняшние технологии позволяют бухгалтерам, кадровикам и руководителям автоматизировать документооборот.
В статье расскажем о том, что же такое автоматизация, в чём её польза и с помощью каких решений это можно реализовать.
Что такое автоматизация документооборота
Автоматизация документооборота — это внедрение системы, которая помогает составлять, проводить и хранить документы, а также отслеживать все стадии их изменений и согласования. Плюс это возможность оптимизировать делопроизводство, сделав его более удобным, открытым и хорошо защищённым от неточностей.
И, конечно, это смена бумажных экземпляров на электронные — с образованием общей базы, которая функционирует через интернет.
В чём польза автоматизации документооборота
Автоматизация позволит задействовать современные инструменты и обойти конкурентов, которые работают «по старинке». Вы сможете:
1. Организовать продуктивное взаимодействие подразделений. Это крайне важно для больших организаций, у которых есть множество филиалов — возможно, даже за рубежом.
2. Повысить результативность работы за счёт упрощения операций согласования и передачи документов. Получится значительно разгрузить персонал, поскольку будет легче формировать и изменять материалы.
3. Улучшить защиту внутренней информации благодаря разграничению прав. Во-первых, нужные сотрудники смогут быстрее получать доступ к справкам, ведомостям и приказам. А во-вторых, у третьих лиц не будет шанса открыть, скопировать и отправить значимые для компании сведения.
Все эти плюсы доступны бизнесу из любой отрасли, с каким угодно оборотом, масштабом и целями.
С помощью чего автоматизировать документооборот
Чтобы оптимизировать делопроизводство, требуется специализированная программа. Например, «1С:Документооборот». Она имеет множество функций, которые позволяют управлять документами, бизнес-процессами и взаимодействием служащих. Конфигурация помогает отладить процессы на основе эффективных практик российских компаний.
Отметим несколько преимуществ программы:
Сертификация по стандартам законодательства. Используются актуальные нормативно-правовые акты и систематично обновляются шаблоны, формы и правила.
Удалённая работа. Появляется возможность быстро перевести сотрудников на дистанционный режим и успешно контролировать деятельность.
Высокая скорость. Сокращается время на поиск важной информации и коллективные операции с документами. Электронные материалы просто получать, подписывать и отправлять.
Упорядоченность. Выстраиваются чёткие маршруты, по которым документы движутся в организации. Делопроизводство обретает централизованную и прозрачную структуру.
Экономность. Существенно снижаются расходы на бумагу, канцелярские товары, печать и сервисы доставки. Также вы не платите за архивное хранение и не загромождаете помещение под папки.
Помимо «1С:Документооборот» советуем и другие полезные сервисы для автоматизации делопроизводства: «1С:Отчетность» и «1С:ЭДО». Первый позволяет готовить и сдавать отчётность во все контролирующие органы. Второй — улучшить обмен юридически значимыми документами с партнёрами.
Все эти решения работают онлайн, а базы данных располагаются на надёжных серверах. У вас также будет бесплатная техподдержка 24/7 и финансовые гарантии.
Подключить решения можно в компании Sсloud. Для этого нужно сделать заявку на сайте, после чего с вами свяжется специалист и подробнее расскажет о деталях сотрудничества.