Если сотрудники отправляются в длительную командировку на служебном авто, то на заправках они могут получить только фискальные чеки на покупку ГСМ. Другие документы (например, накладные на отпуск запасов) получить в этом случае нет возможности, по причине расстояний. Как быть компании: можно ли оприходовать ГСМ по фискальным чекам и отнести эти расходы на вычеты по КПН? Допустимо ли не оформлять при этом накладные на отпуск запасов на сторону? Давайте разберемся…
Обратимся к нормативной базе.
Согласно ст. 7 закона РК №234 от 28.02.2007 г. «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» все события и операции в учете отражаются на основании первичных учетных документов. Формы первичных учетных документов утверждены Минфином РК.
Первичные документы составляются:
- в момент совершения операции;
- непосредственно после их окончания.
Накладная на отпуск запасов на сторону, в соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета, оформляется при реализации товаров. Форма накладной утверждена приказом Минфина РК №562 от 20.12.2012 г.
Поскольку ГСМ командированные сотрудники приобретают в розницу, то в этом случае достаточно чека ККМ. Накладная не требуется.
Важный момент: для того, чтобы компания потом имела право отнести данные расходы на вычеты по КПН, в чеке должен быть указан БИН покупателя (т.е. компании, командировавшей сотрудников). Поэтому необходимо заранее проинструктировать водителя, чтобы при покупке ГСМ на заправках он просил продавца внести БИН компании в чек ККМ. Это право есть у покупателя согласно ст. 166 НК РК.
Также, при направлении сотрудников в командировку на авто (неважно, находится ли авто в собственности компании или арендовано) необходимо выписать путевой лист по маршруту командировки.
Таким образом, при направлении работника в командировку на служебном или личном автомобиле потребуется:
- издать приказ о направлении в командировку;
- составить смету расходов;
- оформить путевой лист;
- выдать деньги в подотчет работнику.
Работник должен собрать чеки на покупку ГСМ с указанным в них БИН компании, а по возвращении - предоставить подтверждающие расходы документы и авансовый отчет.
Для списания ГСМ потребуется оформить акт списания запасов.
Обратите внимание, что при отсутствии путевого листа ТОО не сможет отнести на вычеты стоимость израсходованных ГСМ.
Если вам требуется консультация опытного бухгалтера, вам помогут специалисты «Mybuh.kz». Оставьте заявку и мы свяжемся с вами в рабочее время.