Что такое дебиторская задолженность простыми словами
В состав дебиторской задолженности, в частности, могут входить переплаты по расчетам с сотрудниками, предоставленные работникам беспроцентные займы, обязательства по погашению материального ущерба, а также, подотчетные суммы, по которым не представлен отчет об их использовании, или не израсходованные и своевременно не возвращенные авансы, выплаченные при служебной командировке.
Дебиторская задолженность — это и средства, подлежащие уплате контрагентами в пользу нашего предприятия, но на условиях отсрочки платежа с согласия обеих сторон. Она может формироваться в случаях:
- отсроченного платежа за товары или услуги/работы;
- несоблюдения договоренностей по оплате одним из контрагентов;
- произведенной предоплаты поставщику при отсутствии отгруженных товаров.
Также, дебиторская задолженность может представлять собой переплату по налоговым платежам (сборам), разным видам страховых взносов и сумму не внесенного вклада в уставный капитал.
Управление дебиторской задолженностью
В отношении дебиторской задолженности необходимо систематически отслеживать непогашенные остатки, соотносить их с предполагаемыми сроками поступления платежей, выявлять неликвидные долги и выяснять причины такого явления. Работа с указанной задолженностью предполагает сбор информации о текущем состоянии расчетов и поиск путей уменьшения сомнительных долгов. Задолженности контрагентов могут быть разделены на группы:
- По критерию сроков погашения — краткосрочная (период до 1 года) и долгосрочная (более года).
- При оценке эффективности методов взыскания — текущая задолженность (по которой не наступили крайние сроки для оплаты или они пролонгированы соглашением сторон), сомнительная (задолженность, которая не погашена или вероятно не будет погашена в сроки, указанные в договоре, и не обеспечена залогом, поручительством или иными способами), безнадежная (например, когда истек срок исковой давности по обязательству).
Просроченная дебиторская задолженность — это задолженность, по которой истек установленный срок исполнения обязательства. Таковой может стать любая задолженность перед организацией, своевременно не погашенная, в том числе: задолженность бюджета по возврату излишне уплаченных налогов и сборов, долги подотчетных лиц, задолженность поставщиков (подрядчиков).
Долг становится безнадежным и его списывают при истечении срока исковой давности, ликвидации компании-должника или его исключении из ЕГРЮЛ, а также, в случае возврата исполнительного листа за невозможностью взыскания.
Просроченная дебиторская задолженность — это сколько месяцев или лет? Срок исковой давности составляет 3 года с даты, когда контрагент обязан был погасить долг. В категорию просроченных долг относится на следующий день после крайнего срока оплаты (ст. 196 ГК РФ). После истечения трехлетнего периода задолженность списывается.
Пример: дата оплаты товара 03.12.2021, последний день для обращения в суд 03.12.2024. Долг надо списать 04.12.2024
Контроль дебиторской задолженности проходит несколько этапов:
- Устанавливаются сроки перечисления средств в договоре.
- Контроль просроченных выплат с периодом задержки до 7 дней, сопровождающийся выяснением мотивов произошедшего, разработкой графиков погашения долга и заморозкой сотрудничества с контрагентом.
- Если период задержки платежа от 7 до 30 дней, то необходимо начислить штраф контрагенту, напомнить об имеющихся у него обязательствах, встретиться с руководством.
- При задержке от 1 до 2 месяцев надо выставить письменную претензию — уведомление о наличии задолженности и требование о ее погашении. Данное действие необходимо для досудебного урегулирования спора.
- Наличие более длительных отсрочек со стороны контрагента — повод для обращения в суд.
Учет дебиторской задолженности
В бухгалтерском учете дебиторка аккумулируется не на одном, а на нескольких счетах. О возникновении задолженности свидетельствует появление дебетового остатка по группе соответствующих счетов. На каком счете отражается дебиторская задолженность в соответствии с кодировкой плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н):
- 60 или 62 — при расчетах с поставщиками или покупателями;
- 68 и 69 — для случаев переплат по налогам, сборам и страховым взносам;
- 70, 71, 73 — для операций по расчетам с наемными работниками;
- 75 — при задолженности учредителей;
- 76 — для расчетов с разными видами дебиторов;
- 50-3 — по стоимости хранящихся в кассе компании почтовых марок, оплаченных билетов, карт оплаты услуг связи, топливных карт, путевок и др., по своему экономическому смыслу являщейся предоплатой услуг;
- 46.
Если погашается дебиторская задолженность, то счет 62 будет участвовать в такой корреспонденции:
Дт 51 (52) Кт 62.
Списание долга осуществляется на 91 счет. Например, при прощении беспроцентного займа сотруднику составляется запись: Дт 91-2 "Прочие расходы" Кт 73-1 "Расчеты по предоставленным займам".
Списание дебиторской задолженности, нереальной для взыскания, за счет средств резерва осуществляется проводкой Дт 63 Кт 62 (76).
Что учитывается в составе дебиторской задолженности при заполнении бухгалтерского баланса, узнайте в Путеводителе от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ бесплатно.
Анализ и оценка дебиторской задолженности
Под оценкой дебиторской задолженности понимается установление ее рыночной стоимости на текущую дату. Полученное значение может не совпадать с суммой в учетных данных. Это нужно для целей управленческого учета, при операциях по уступке прав требования и проведении комплексного оценки финансового состояния компании. Если данные оценки потребовались для внешних пользователей, то в целях выполнения данной процедуры привлекаются профессиональные эксперты.
Анализ дебиторской задолженности производится путем уточнения общего объема долгов покупателей, разделения их на группы и отслеживания динамики изменений. Результаты заносятся в таблицу. Важным элементом процедуры является выявление удельного веса долгосрочных задолженностей, так как их рост может подорвать финансовую устойчивость компании.
Анализ дебиторской задолженности предприятия на примере:
Критерий
Конец 2021 года
Конец 2022 года
Конец 2023 года
Темп прироста, %
Абсолютное отклонение
тыс.руб
%
тыс.руб
%
тыс.руб
%
2022/2021
2023/2022
2022/2021
2023/2022
Долгосрочные долги
0,00
0,00%
0,00
0,00%
0,00
0,00%
0,00%
0,00%
0,00
0,00
Краткосрочные долги, в том числе:
170,70
100,00%
162,70
100,00%
191,40
100,00%
95,00%
118,00%
-8,00
28,70
-расчеты с покупателями
152,00
89,00%
144,00
89,00%
188,00
98,00%
95,00%
131,00%
-8,00
44,00
-расчеты с поставщиками
10,00
6,00%
10,00
6,00%
0,00
0,00%
100,00%
0,00%
0,00
-10,00
-расчеты с ФНС и СФР
5,20
3,00%
5,30
3,00%
2,20
1,00%
102,00%
42,00%
0,10
-3,10
-подотчетные суммы
0,20
0,00%
0,00
0,00%
0,00
0,00%
0,00%
0,00%
-0,20
0,00
-расходы, отнесенные на будущие периоды
3,30
2,00%
3,40
2,00%
1,20
1,00%
103,00%
35,00%
0,10
-2,20
Из данных таблицы видно, что наибольший объем дебиторской задолженности приходится на покупателей. Причем, размер неоплаченных товаров с каждым годом увеличивается. По остальным позициям наметилась тенденция к стабильному уменьшению долгов. На следующем этапе надо рассмотреть подробно состояние расчетов с покупателями (это самая массовая группа):
Критерий
Конец 2021 года
Конец 2022 года
Конец 2023 года
Абсолютное отклонение
тыс.руб
%
тыс.руб
%
тыс.руб
%
2022/2021
2023/2022
Расчеты с покупателями:
152,00
100,00%
144,00
100,00%
188,00
100,00%
-8,00
44,00
Компания 1
10,00
7,00%
0
0,00%
5,00
3,00%
-10,00
5,00
Компания 2
25,00
16,00%
22,00
15,00%
20,00
11,00%
-3,00
-2,00
Компания 3
70,00
46,00%
100,00
69,00%
125,00
66,00%
30,00
25,00
Компания 4
2,00
1,00%
0
0,00%
2,00
1,00%
-2,00
2,00
Компания 5
45,00
30,00%
22,00
15,00%
36,00
19,00%
-23,00
14,00
Анализ показал, что основной источник роста дебиторки — это компания 3. Если не было произведено страхование дебиторской задолженности по договору с этим покупателем, то риск получения финансового ущерба возрастает. На следующем этапе детализируются расчеты с проблемным контрагентом и другими фирмами (с учетом предоставленных им отсрочек):
Название покупателя
Конец 2023 года
По срокам образования, тыс.руб
Отсрочка, дней
тыс.руб
%
0-30 дней
30-60 дней
61-180 дней
более 181 дня
Расчеты с покупателями:
188,00
100,00%
47,00
27,00
51,00
63,00
Компания 1
5,00
3,00%
5,00
0,00
0,00
0,00
30,00
Компания 2
20,00
11,00%
18,00
2,00
0,00
0,00
60,00
Компания 3
125,00
66,00%
2,00
10,00
50,00
63,00
182,00
Компания 4
2,00
1,00%
2,00
0,00
0,00
0,00
30,00
Компания 5
36,00
19,00%
20,00
15,00
1,00
0,00
180,00
Проблемной остается компания 3. Только это предприятие не уложилось в сроки погашения долга (даже с учетом их продления). Дальнейшая работа заключается в налаживании диалога с этим контрагентом. При отсутствии реакции можно выставлять письменную претензию (в рамках досудебного урегулирования спора), а затем — обращаться в суд.
Дебиторская задолженность в бухгалтерском балансе
В п. 27 ПБУ 4/99 говорится, что отдельные виды дебиторской задолженности в балансе — это показатель, который подлежит расшифровке в пояснениях к указанному бухотчету. Для этого заполняется таблица 5.1 Пояснений к балансу. В этой таблице приводятся сведения о краткосрочной и долгосрочной дебиторской задолженности.
В бухбалансе дебиторская задолженность отражается в строке 1230 баланса. Из чего она складывается:
Строка 1230 бухгалтерского баланса = Дебетовый остаток по счетам 46, 50-3, 60, 62, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76 - Кредитовое сальдо по счету 63.
Итоги по счетам берутся по состоянию на 31 декабря отчетного года.
При внесении данных в баланс, строка 1230 – что входит в нее, и какие особенности заполнения:
- сумма дебиторского долга показывается за вычетом резерва сомнительной задолженности, то есть за минусом кредитового сальдо по счету 63;
- если существенная часть задолженности будет погашена после 31.12.2024, можно показать ее в дополнительной строке к 1230 (например, в строке 1231 "в том числе долгосрочная дебиторская задолженность").
Кроме того, беспроцентные займы, выданные работникам, не относятся к финансовым вложениям. Этот показатель отражают в составе дебиторской задолженности, а именно: долгосрочные займы показывают по строке 1190, а краткосрочные — по строке 1230.
Итоги
Дебиторская задолженность — это средства, подлежащие уплате контрагентами в пользу нашего предприятия. Ее размер приводится в бухгалтерском балансе по строке 1230. Однако, если срок погашения беспроцентного займа, выданного работнику, составит больше 12 месяцев, то такая задолженность отражается по строке 1190.