В номенклатурном справочнике, по которому организация ведет учет и закупку товарно-материальных ценностей, могут быть ошибки. Из-за этого миллионы рублей из бюджета компании тратятся зря: до 20% вновь закупаемых позиций и так лежат на складах, просто про них «забыли». Вместе с Инной Борсовой, руководителем сервиса НСИ ЭТП ГПБ, рассказываем, как в каталогах появляются ошибки, что с ними можно сделать и на что это повлияет.
Откуда ошибки в справочниках? Разбираем на ручках
Организации закупают нужные товары — от шариковых ручек до промышленных станков — по своим каталогам, которые содержат сотни тысяч позиций: в среднем крупные компании использует 65–80 тысяч записей, но в справочнике их может храниться и более полумиллиона. По этим же справочникам товары приходуют на складе, учитывают в работе, перемещают между складами и со временем списывают.
Часто каталоги ведутся хаотично: нет единых правил добавления позиций или простого алгоритма, чтобы проверить, заведена ли уже карточка товара. Из-за этого возникают ошибки. Например, подразделение компании запрашивает закупку: «Ручка шариковая черная». Остатков по такой статье нет, и ручки закупаются. Хотя на самом деле они уже лежали на складе, просто были оприходованы как «А/р черн., шариковая, 1 мм». В итоге предприятие несет лишние расходы.
«Или другой случай. Производители запчастей нередко обновляют каталоги и меняют артикулы товаров, и заказать запчасть после этого можно только по новому номеру, — говорит Инна Борсова. — Специалист на стороне заказчика может внести в каталог новый артикул, например Б-12 вместо А-12 для той же крышки бензобака, а об остатках по старому забыть — и на складах останется неликвид».
Самые частые виды ошибок в справочниках
- Позиции дублируются (есть и «Шариковая ручка», и «Ручка шариковая»).
- Не хватает характеристик для идентификации позиции («Ручка» без указания цвета).
- Структура справочника некорректна (есть категория «Канцтовары» и категория «Ручки шариковые», то есть категории дублируются).
Как ошибки становятся проблемой
Из-за ошибок бизнес несет потери: если по заявке ремонтников закупят «Краны шаровые, латунные» не того размера, то и проект затянется, и средства заморозятся в неликвиде. Но если в маленькой организации предотвратить такие проблемы проще — прораб может лично объяснить закупщикам, что нужно заказать, — то крупной компании сложнее: заказчик и тендерный специалист могут находиться в разных регионах и общаться через заявки. Если у них нет единого унифицированного каталога, то неизбежно появится и избыточный запас, и лишние расходы на закупку однотипных товаров: когда нельзя проверить, по каким ценам компания их уже закупала, не получится и увидеть, что новый поставщик завысил прайс.
Такие нестыковки — одна из основных причин, почему компании задумываются об исправлении ошибок (нормализации справочника). «Один из наших клиентов обнаружил, что разные филиалы закупали на первый взгляд одинаковые трубы с большим разрывом в цене. Возник вопрос: почему? Оказалось, на севере брали трубы из дорогой стали, которая подходит для низких температур. Но в каталоге такие нюансы не были отражены. Чтобы каждый раз не проводить проверки вручную, компания задумалась о нормализации», — вспоминает Инна Борсова. Еще часто поводом нормализовать номенклатуру становится необходимость провести оптовую закупку для снижения цены поставщика за объем: филиалы по-разному подают заявки на одинаковый товар, в результате объединение позиций в одну группу становится очень трудоемким».
Нормализация каталога своими силами
Часть проблем можно устранить самостоятельно — поможет чек-лист, составленный экспертами сервиса НСИ ЭТП ГПБ.
- Выгрузите список позиций из каталога в Excel и найдите дубликаты — явные и неявные, например те, что отличаются символами: двойным пробелом, знаком в размерном ряду (3х22 и 3*22) и так далее. Дубликаты нужно удалить, а остатки по ним консолидировать в одну статью.
- Проверьте «мусорные» позиции из одного слова (просто «Ручка») — там не хватает данных для идентификации. Их нужно уточнить или хотя бы запретить использовать такие записи в закупках и приходовании.
- Настройте правила по найденным ошибкам — например, запретите двойные пробелы в названии позиции или использование латиницы там, где должна быть кириллица.
Эти меры устранят примерно 20% проблем. Остальные ошибки, по словам Инны Борсовой, придется проверять вручную. «Допустим, в каталоге есть позиция: труба, 100х20, ГОСТ такой-то. Но после изучения этого стандарта может выясниться, что трубы в нем начинаются с диаметра 120, а не 100 мм», — говорит она.
Проверки занимают много времени: в среднем один штатный специалист по НСИ может проверить 60 позиций в день, если занимается только этим. Чтобы нормализовать каталог на 65–80 тысяч позиций в разумные сроки (несколько месяцев, а не лет), нужно 15–20 сотрудников. Мало в каких компаниях есть такое большое подразделение НСИ — обычно выгоднее привлечь внешнюю экспертизу.
Нормализация каталога с экспертами
Команда сервиса НСИ ЭТП ГПБ начинает нормализацию справочника с уточнения целей заказчика: устранить потери, централизовать закупки и так далее. Второй шаг — «грубая очистка» по инструкции выше. Также на этом этапе эксперты удаляют «мертвые» позиции, по которым нет остатков, движения за последние годы или планов по закупке.
Дальше — тонкая настройка под клиента.
- Классификатор и структуру каталога разрабатывают с учетом задач заказчика. «Одной горнодобывающей компании хватит общего раздела „Взрывчатые материалы промышленного назначения“. Другой важно детализировать: „Материалы“, „Средства инициирования взрыва“, „Оборудование“ — возможно, для каждой категории в организации разные внутренние заказчики. И мы строим каталог так, чтобы им было удобно», — объясняет Инна Борсова.
- Каталог адаптируют под нюансы ИТ-систем заказчика. Например, в 1С можно добавлять описания позиций из 150 символов, а в SAP — только из 40, поэтому под это решение создаются понятные краткие наименования.
- Рутину, связанную с каталогом, автоматизируют. «Например, можно задать правило, что всем позициям, которые приходуют по категории „Запчасти“, будет автоматически присваиваться счет учета 10.09. Тогда бухгалтерам не придется выставлять его вручную — достаточно поправить редкие исключения», — говорит эксперт.
- Настраивают жесткие шаблоны записей, проводят параметризацию позиций: не получится создать позицию в категории «Трубы стальные», не указав марку стали, диаметр и толщину стенки, нормативный документ.
Обычно нормализация номенклатуры в 60–70 тысяч позиций, включая все исследования и согласования, занимает полгода. После завершения проекта команда сервиса НСИ ЭТП ГПБ либо отдает справочник заказчику для дальнейшего ведения, либо продолжает его поддерживать. Желательно раз в полгода — год проверять справочник и чистить «омертвевшие» позиции.
Результаты нормализации
Подразделение, максимально заинтересованное в наведении порядка в справочнике, — отдел закупок. Но главный бенефициар нормализации — руководство компании, для которого становятся прозрачными закупки и учет. Это помогает принимать стратегические решения. «Один из наших заказчиков использовал единый нормализованный каталог, чтобы централизовать и контролировать закупки в 11 филиалах. Сейчас тендерные специалисты видят товары в наличии по запрошенной позиции и решают, закупить еще или просто переместить продукцию на подразделение, которому она сейчас нужнее. Поэтому у них минимальные остатки, не копится невостребованный запас», — объясняет Инна Борсова.
Кроме того, если закупки по однотипной продукции прозрачны, компания может выбрать единственного поставщика с лучшими условиями. Становится в разы меньше ошибок «закупщик недопонял и купил не то». Наконец, можно настроить интеграцию индивидуального каталога заказчика с базовым справочником ЭТП ГПБ. Тогда компания сможет «подтягивать» по своим позициям предложения сотен тысяч поставщиков, работающих на площадке.
Справочник энергетической компании, одного из клиентов сервиса НСИ ЭТП ГПБ, насчитывал более 300 тысяч позиций. После нормализации каталог сократился на 77%, затраты на ведение НСИ снизились на 60%. Предприятию в сфере ЖКХ со справочником из 170 тысяч позиций эксперты помогли вычистить из каталога 60% записей — дубликатов и устаревших данных, что снизило затраты на ведение справочника и службу НСИ на 63%.
«Сама по себе нормализация справочной информации не решит все проблемы компании, — резюмирует Инна Борсова. — Но она даст топ-менеджменту данные для стратегических решений, а сотрудникам на местах — инструменты для эффективной работы. И если их использовать, то через год-два после нормализации можно заметно улучшить свои бизнес-результаты».
Оставьте заявку на экспресс-аудит: команда сервиса НСИ ЭТП ГПБ бесплатно проверит справочник и расскажет, какие ошибки в ведении номенклатуры есть у вашей компании — nsi@etpgpb.ru, +7 (495) 276-00-51 (доб. 530).