Трудовая книжка является документом строгой отчетности, которая содержит в себе информацию, подтверждающую опыт и стаж работы определенного человека. Поэтому важно вести учет трудовых книжек.
Для учета утвержден специальный журнал движения трудовых книжек, благодаря которому ведут регистрацию полученных трудовых и вкладышей в них при приеме на работу и при увольнении.
Учет трудовых книжек
Законодательством России утвержден порядок ведения учета и хранения трудовых книжек посредством журнала учета. Все организации обязаны вести две формы учета:
- по чистым бланкам трудовых (содержит информацию о движении чистых бланков книжек и вкладышей к ним);
- по движению трудовых книжек (учет трудовых и вкладышей к ним с уже внесенными записями о работе).
В случае, если все сотрудники компании используют электронные трудовые книжки (ЭТК), то вести соответствующую книгу учета нет необходимости, и уже существующие можно сдать в архив на хранение.
Конкретной формы бланков учета не утверждено. На основании Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму ведения. При этом если компания все еще ведет книги по старым формам, то разрабатывать и утверждать новые не нужно. Их можно вести пока они не закончатся.
Если сотрудником было принято решение остаться с бумажной трудовой, то работодатель все ровно должен подавать на него сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде. При этом, если компания принимает нового сотрудника без стажа работы, т. е. без трудовой книжки, то бумажную трудовую оформить уже нельзя и на него оформляется ЭТК.
Ответственный за ведение журнал учета трудовых книжек
Ответственность за ведение журнала учета трудовых книжек ложится на сотрудника кадрового отдела, бухгалтерии, или секретаря, в зависимости от компании. Руководитель приказом назначает ответственного.
Требования к ведению книжек остались те же (скреплять сургучной печатью или опломбировать не нужно):
- пронумеровать;
- прошнуровать;
- заверить книгу подписью руководителя и печатью.
Помимо этого, составляется заверительная записка, в которой указывается:
- названия книги;
- количества прошитых, пронумерованных листов или страниц цифрами и прописью;
- должность, подпись и расшифровка подписи руководителя или ответственного за книги лица;
- даты оформления журнала.
Новый порядок составления книги учета трудовых книжек
При самостоятельной разработке нового журнала, банков учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо учесть новые правила, которые регламентируют, что можно добавить, убрать, изменить или оставить в неизменном виде.
1. Можно добавить дополнительную графу о причине выдачи на руки трудовой книжки.
Данный раздел актуален, при выдаче трудовой по случаю увольнения или переходе на ЭТК. При этом указывать ссылку на нормативный документ, разрешающий выдачу трудовой книжки не обязательно (Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н)
2. Можно добавить лист о выдаче трудовых для оформления пенсии.
В листе о выдаче трудовых для оформления пенсии можно добавить графы для фиксации информации:
- порядковый номер, Ф. И. О. сотрудника, серия и номер трудовой книжки;
- дата получения заявления о выдаче трудовой для оформления пенсии;
- дата выдачи трудовой сотруднику, чтобы он оформил пенсию (не позже даты заявления более чем на три рабочих дня);
- подписи сотрудника и ответственного работника о получении трудовой книжки;
- дата возвращения трудовою;
- подписи сотрудника и ответственного работника при возврате трудовой книжки.
3. Можно исключить графы для отражения должности и места работы сотрудника.
Как правило данные сведения не имеют особого значения в рамках учета трудовых и вкладышей к ним. Помимо этого, в приказе Минтруда от 19.05.2021 № 320н нет указаний на этот счет.
4. Можно скорректировать графу Ф. И. О. сотрудника
Ранее при заполнении графы «Ф. И. О. сотрудника» возникали сложности с тем, что не хватало места для записи. Поэтому ее можно разделить, добавив дополнительные поля.
5. Можно дополнить графу с датой приема сотрудника на работу
Так как дата прием сотрудника на работу и дата заполнения трудовой книжки могут отличаться (у работодателя есть 5 рабочих дней, чтобы внести запись), можно изменить данную графу, добавив соответствующий пункт.
6. Оставить без изменения графу для серии и номера трудовой и вкладыша.
7. Оставить без изменения графу «Получено за заполненные бланки»
Новые правила позволяют брать плату с сотрудника за новые банки, которые компания выдает ему.
Ошибки в книге учета
Если в книге учета была допущена ошибка, то для ее исправления необходимо ссылаться на правила исправления в трудовых книжках – указать, что запись недействительна, заверив это подписью ответственного сотрудника, и внести новую запись.
Срок хранения книг учета видения трудовых книжек
Срок хранения журнала учета трудовых книжек – 75 лет.
Менять книги учета ежегодно не нужно. Заменяется она только в том случае, если она закончилась и требуется завести новую.
__________________
🌐 Сайт Ol.Buhuchet – https://ol-buhuchet.ru
#бухучет #бухгалтерия #онлайнбухгалтерия #курсыбухучета #курсыбухгалтерии #доход #заработок #расчет #бухгалтерскиепроводки #отчет #курсы #бухгалтер #УСН #платежи #налоги #налогообложения #getcourse #бизнес #прослеживаемость #банк #касса #документация #НПА #Минфин #руководитель #ИП #ООО #отпуск #отпусксотрудникам
