Что такое итоги встречи
Итоги встречи - это письменная изложение итогов беседы и решений, которые принимаются в ходе собрания. Они применимы к любому типу внутренних и внешних встреч.
Рекомендуется создавать такой отчет после любого продолжительного собрания. Затем его можно использовать либо для информирования членов команды, которые не смогли присутствовать, либо для удобного отслеживания решений и планирования действий по итогам встречи.
Это хорошая бизнес практика, которую стоит внедрить, если вы ее еще не используете. Текст итогов направляются всем участникам онлайн или офлайн встречи.
Что обязательно должно быть в итогах
Написание протокола встречи не должно вызывать стресс. Наоборот, цель состоит в том, чтобы сделать вашу жизнь менее напряженной, более структурированной.
Вот 7 обязательных вещей, которые должны быть в итогах:
- Дата и время встречи
- Имена участников
- Цель встречи
- Пункты повестки дня и темы для обсуждения
- Принятые решения
- Следующие шаги
- Документы и материалы встречи
Как правильно делать заметки
Советы, которые могут помочь вам подготовить текст итогов.
Создайте план заранее – наличие плана (или шаблона), основанного на повестке дня, позволяет вам легко делать заметки по каждому пункту по ходу встречи. Если вы делаете заметки от руки, подумайте о том, чтобы заранее выделить место под каждым пунктом вашего плана.
Отмечайте участников – если вы знаете участников собрания, вы можете отмечать их по мере прибытия, если нет, попросите людей представиться в начале собрания или распространить список участников, где они могут отметиться сами.
Записывайте решения и заметки сразу по ходу встречи, так вы не забудете и не пропустите важные детали.
Попросите разъяснений, если это необходимо – например, если группа движется дальше, не приняв решения, попросите разъяснений относительно принятого решения и/или следующих шагов.
Не пытайтесь охватить все – вы не сможете угнаться за ходом беседы, если попытаетесь записать все дословно, поэтому обязательно просто (и четко) записывайте только решения, задачи, ключевые моменты.
Запишите встречу на видео или диктофон. Но обязательно предупредите участников, что они записываются. Нежелательно использовать запись для создания дословной расшифровки собрания. Однако если вам понадобятся детали, будет очень удобно.
Шаблон
Вы можете использовать наш шаблон или создать свой для создания отчетов по встречам.
Вот ссылка на наш шаблон Итогов встречи в яндекс документах https://disk.yandex.ru/i/vjf0TT34IN6TsQ
Спасибо за внимание.