▪️ Принято полагать, что именно кадровая служба компании несет ответственность за соблюдение трудового законодательства: она должна правильно выстраивать кадровые процессы без дальнейших рисков для компании. Однако трудовой комплаенс, который как раз и позволяет снизить риски, — это совместная работа и общение специалистов разных отделов. Задача руководителя в данном случае — правильно выстроить данное взаимоотношение.
➀ Отдел кадров и юротдел.
Важно обеспечивать взаимодействие кадровых работников с юридической службой, особенно в сложных ситуациях. Организуйте работу так, чтобы кадровики и юристы всегда могли обратиться друг к другу за советом. При тесном взаимодействии данных служб риски каких-либо проверок в отношении организации значительно уменьшаются. Во многом это связано с тем, что юристы отслеживают судебную практику, которая диктует свои «правила игры», а кадровая служба не всегда может уследить за нововведениями в законодательстве.
➁ Отдел кадров и бухгалтерия.
Отсутствие общения между отделом кадров и бухгалтерией может привести к неприятным последствиям для компании. Яркий пример: кадры согласовывают дистанционную работу сотрудника из-за рубежа, но не передают информацию в бухгалтерию. Работник теряет статус резидента, что напрямую влияет на налогообложение его доходов, полученных от работодателя. Рекомендуем прописать дистанционный порядок работы в отдельном локальном акте организации и ознакомить с ним всех работников под роспись.
➂ Отдел кадров и служба охраны труда.
Взаимодействие службы охраны труда и кадровой службы необходимо для своевременного и корректного отражения в трудовых договорах сотрудников условий труда на рабочем месте, а также для предоставления в связи с этим гарантий и компенсаций. Если кадровый специалист неправильно отразит в договоре результаты спецоценки или вовсе не включит соответствующие положения в договор, компанию могут оштрафовать до 100 тыс. рублей по ч. 4 ст. 5.27 КоАП (постановления Третьего КСОЮ от 26.02.2021 по делу №16-214/2021, Четвертого КСОЮ от 07.10.2022 по делу №16-1824/2022).
Специалистам по охране труда необходимо в определенные сроки передавать информацию о проведении спецоценки. Кадрам необходимо вписывать в договор сведения о классе (подклассе) труда, идентифицированных вредных и опасных факторах, гарантиях и компенсациях за работу с вредными или опасными условиями труда (письмо Минтруда от 26.03.2020 №15-1/В-1375).
➃ Отдел кадров и ответственный за обработку персональных данных.
Ответственному за обработку персональных данных необходимо провести аудит процессов в отделе кадров, чтобы избежать претензий Роскомнадзора. Ниже перечислены типичные ошибки, на которые в первую очередь нужно обращать внимание в процессе аудита.
▷ В личных делах без законной цели хранятся копии документов, содержащие персональные данные, например, копии дипломов сотрудников. За данное правонарушение компанию могут оштрафовать на 100 тыс. рублей по ч. 1 ст. 13.11 КоАП.
▷ При трудоустройстве отдел кадров требует предоставить документы, не предусмотренные ст. 65 ТК, например ИНН. В данном случае речь может идти не только о нарушении порядка, установленного ТК, но и об обработке персональных данных в отсутствие законной цели, что также может привести к штрафу по ч. 1 ст. 13.11 КоАП.
▷ Кадровик заносит персональные данные сотрудника в базу данных, не локализованную в РФ, например в базу данных материнской компании. В этом случае Роскомнадзор может оштрафовать компанию по ч. 8 ст. 13.11 КоАП на сумму до 6 млн. рублей.
В вашей компании кадровая служба тесно взаимодействует с другими смежными службами?
**************
Пожалуйста, не забудьте поставить 👍, а также подписаться на канал, чтобы не пропускать свежие новости
Полезный юридический канал АКГ "Созидание и Развитие"