Мой бизнес-опыт научил меня одной истинной вещи: максимизировать свою продуктивность, счастье, спокойствие или влияние можно лучше всего, если вы четко понимаете 12 правил времени. (В конце, самый важный)
1. Имейте цели
Быть более эффективным со своим временем не имеет значения, если вы не знаете, как вы хотите его потратить. В управлении временем компас важнее часов. Знайте, куда вы хотите отправиться, и тратьте свое время на то, что приведет вас туда.
Многие люди тратят энергию, пытаясь стать более эффективными, не делая сначала того, что важно: постановки целей. Это как заблудиться по дороге в новый город. Ехать быстрее не поможет, если вы едете в неправильном направлении. Выясните, в каком направлении идти, и двигайтесь в этом направлении.
Как только вы его подготовите, ваш список целей покажет, что для вас важно.
2. Проанализируйте, как вы проводите свое время
Всегда полезно знать, как вы сейчас проводите время. Вы можете отслеживать это, установив таймер на срабатывание каждые 15 минут; всякий раз, когда он звучит, записывайте, что именно вы делаете. Кроме того, разделите свой день на 15-минутные блоки и записывайте каждое действие, которое вы делаете.
Когда у вас есть журналы рабочего времени, изучите их. Как они соотносятся с вашими целями? Вы проводите время там, где ваши приоритеты?
3. Ведите список дел
Звучит слишком просто, но на самом деле это основа всех систем тайм-менеджмента. Ваш список дел может быть в электронном виде, на красивой бумаге, в записной книжке или на вкладыше. Главное, чтобы все, чего вы хотите достичь, было в одном списке.
В моем списке дел может быть пункт из одной строки, например «написать годовой отчет», который отсылает меня к файлу гораздо большего размера или даже к папке с файлами по этому пункту.
4. Расставьте приоритеты в своем списке
Когда у вас есть список, определите, какие элементы являются важными. Отметьте их маркером, красной ручкой или любым другим способом, который выделяет их.
Иногда я нахожу, что мой список дел слишком велик. Каждый пункт в списке призывает «обратите на меня внимание!», хотя большинство из них не были выделены как важные. В таких случаях я беру чистый лист бумаги, закрываю свой список дел и записываю только три или четыре самых важных пункта. Это те, на которых следует сосредоточиться.
5. Контролируйте прокрастинацию
Я использую ряд приемов, чтобы сломить затянувшуюся склонность к прокрастинации. Например, мне нравится иметь бумажную копию моего цифрового списка дел. Я перепечатываю его каждые несколько дней по мере добавления новых элементов и удаления завершенных. Именно в это время я ищу задачи, которые я отметила как высокоприоритетные, но которые просто не выполняются.
Люди часто говорят, что у меня отличный самоконтроль. На самом деле, однако, большая часть этого является контролем окружающей среды.
Я контролирую свое окружение, чтобы исключить вещи, которые я могла бы использовать для прокрастинации. Уберите игры со своего компьютера, например, продайте свой телевизор и избавьтесь от рутинной работы, которую вы используете, чтобы избежать важных задач.
Я выработала одну эффективную привычку, которая помогла мне избавиться от прокрастинации: «Сначала делай худшее». В начале каждого дня я выполняю одну задачу, которая вызывает у меня наибольший стресс и которую я не выполняю.
Иногда я просто отвожу четверть часа, исходя из теории, что я могу выдержать что угодно в течение 15 минут. Часто именно этот короткий толчок и выводит меня из себя.
Если я все еще обнаруживаю, что откладываю, я пересматриваю причины, по которым я поставила эту цель. Чтобы создать дополнительную мотивацию для выполнения задачи, я усиливаю причины, по которым это нужно сделать. Точно так же многие люди вознаграждают себя за завершение работы.
6. Организуйте
Организация и тайм-менеджмент связаны между собой. Я считаю, что я делаю важные вещи, когда у меня есть все инструменты, необходимые для выполнения работы.
Противоположность организации хаосу, беспорядку, неорганизованности обычно приводит к напряженной работе. Если ваш стол завален кучей вещей, на каждом клочке бумаги написано: «Посмотри на меня». Вы можете в конечном итоге сделать много работы, так и не добравшись до важных вещей.
7. Делегируйте
Один из способов расширить свое время — попросить других помочь вам в этом. Ключом к делегированию является передача любых задач, которые кто-то другой может выполнить значительно быстрее или легче, чем вы.
Если вы протестуете против того, что у вас нет никого, кто работает непосредственно на вас, кому вы можете делегировать задачи, нет проблем. Подумайте о делегировании полномочий коллеге, начальнику, поставщику или даже клиенту. Относитесь к делегированию как к нетворкингу: кто в вашей сети лучше всего подходит для этой работы?
В некоторых случаях вам нужно будет заранее инвестировать в обучение кого-то, чтобы он или она могли взять на себя задачу от вас. Долгосрочная экономия обычно стоит первоначальных затрат времени и средств.
После делегирования не забудьте поблагодарить должным образом. Вы можете подумать, что люди будут недовольны тем, что им делегируют полномочия, но на самом деле все наоборот. Людям нравится, когда их просят, особенно если они делают что-то, в чем они хороши.
8. Освойте приемы повышения эффективности
Лучший трюк, который я нашла, — это «Сила времени». Что вы можете делать во время вождения? Пока вы гуляете? Пока чистишь? Пока вы смотрите телевизор? Я большой сторонник аудиокниг и часто слушаю их, когда занимаюсь чем-то другим.
Будучи техно-человеком, я люблю все программное обеспечение для организации, которое позволяет мне хранить мои контакты, списки дел и встречи. Грамотное использование технологий может сэкономить вам драгоценное время.
9. Говорить «нет» — это нормально
Говорить «нет» может быть самым мощным инструментом времени, которым вы можете овладеть. Когда кто-то просит вас что-то сделать, спросите себя, насколько это важно. Помогает ли это вам в достижении ваших целей? С этой задачей вы бы справились лучше, чем большинство людей? Не ищите всегда причины, чтобы выйти из ситуации, но будьте стратегическими в отношении того, что вы берете на себя.
Это не значит, что я всегда говорю «нет», когда меня просят помочь. Но если я говорю «нет», я всегда вежлива и тактична и стараюсь предложить кого-то другого, кто хорошо справится с этой задачей.
10. Фокус
Сосредоточение внимания на 100% и концентрация на одной задаче за раз могут быть очень эффективными. Устраните отвлекающие факторы. Сосредоточьтесь на задаче. Когда вы должным образом организованы и подготовлены, когда ваша энергия и сила высоки, вы часто можете выполнить задачу за 20% времени, которое потребовалось бы, когда вы отвлекаетесь.
11. Создайте свой банк эффективности
Высокая эффективность невозможна, если вы не следите за собой. Правильно питайтесь, занимайтесь спортом, хорошо спите и умеренно пейте. Мама знала лучше всех: все, что она говорила о хорошем для тебя, оказалось полезным и для твоей эффективности.
Я также считаю, что медитация может быть отличным способом повышения вашей эффективности. Это может быть трансцендентальная медитация, дзен или просто поиск способа войти в расслабленное состояние, которое позволит вам сосредоточиться на задаче, которую вы должны выполнить. Независимо от того, как вы это делаете, перезарядка ваших батарей дает вам возможность делать больше в то время, когда вам нужно быть в лучшем виде.
12. Позаботьтесь о себе
Невозможно быть «включенным» все время. Потратьте время, которое вам нужно, чтобы позаботиться о себе телом и душой, чтобы вы могли достичь максимальной эффективности, когда вам это нужно. Составьте список вещей, которые вам нравится делать. Узнайте, какие занятия заряжают вас энергией, и уделяйте им больше времени. Это даст вам силы и энергию, чтобы быть более продуктивным, когда вы вернетесь к работе.
Если вы дочитали, то, наконец, главный совет. Если после прочтения этого места вы чувствуете себя немного ошеломленным, я предлагаю вам вернуться к Правилу 1 и добавить мир (удовлетворенность) в свой список целей.
Тайм-менеджмент — это не добавление стресса. Речь идет о том, чтобы дать вам время стать тем, кем вы действительно хотите быть.