Сколько раз я был на встречах, на которых говорили: у нас есть чёткий план, тайминг, сценарий… и как правило, чем сильнее об этом утверждает заказчик, агентство или организатор, тем чаще всё идет по одному месту в день мероприятия.
Часто учесть все невозможно, пара упущенных деталей и весь план рушится: забыли заложить время на монтаж, не подготовили гримерку, группа вышла на чек позже. Гости пришли, а сумки от аппаратуры и кофры стоят посередине зала.
Конечно, все это не катастрофа. Опытный ведущий всегда увидит такие моменты и не даст гостям войти в этот момент в зал. Он обязательно прикроет организаторов и команду, пока те наводят окончательный лоск перед началом. В конце концов, Welcome с игристым, шутками и полароидом никто не отменял! :)
Стоит отметить, что сорванный тайминг не всегда вина команды или того, кто неумело составлял план. Некоторые гости могут прийти сильно заранее.
Поэтому совет гостям: если вас пригласили к 18:30 на Welcome, то, скорее всего, праздник начнется в 19:00. И приходить раньше назначенного времени смысла нет.
Совет коллегам: если ставите слова кого-то в самом начале, то средняя продолжительность его речи должна быть не более 2-х минут. И неважно кто он: ведущий или генеральный директор.
Вообще, перед составлением тайминга, нужно спросить пожелания у всех участников проекта и заказчика, так будет проще и быстрее.
P.S.: чем сильнее и круче профессионал, тем меньше он думает, что звезда. По себе знаю!
С заботой о вас, Андрей Лукин, ведущий и организатор мероприятий!