Если вы постоянно работаете в режиме вынужденной многозадачности при растущей нагрузке, то у вас всего 3 варианта:
1. Увеличивать время, которое вы будете тратить на работу.
2. Найти другую работу т.к. когда-то наступит тот самый момент, когда вы перестанете справляться с растущей нагрузкой.
3. Найти причины растущей нагрузки и провести оптимизацию своего рабочего дня.
Если вы выбираете первый пункт, то данную статью можно не читать, т.к. в целом для этого вам не нужно узнавать что-то новое. Вы уже все знаете, вам не нужно знать больше, чтобы продолжать работать старыми методами.
Если вы выбрали второй пункт, то вам нужна не эта статья, а информация из следующих выпусков нашего подкаста:
Выпуск 192 вам поможем подобрать новую вакансию, а выпуск 195 поможет быстро стать членом нового коллектива без лишних переживаний.
А если вы все еще здесь и продолжаете читать, то вы точно не намерены значительно больше тратить личного времени на работу, но и искать новую работу в силу каких-то обстоятельств желания у вас нет. Ребятки, я с вами и в моей голове сейчас точно есть тот опыт, который может Вам пригодиться.
Кстати, на эту тему у нас тоже есть полезный выпуск подкаста, который могу рекомендовать к прослушиванию (выпуск 177. Как Быть продуктивным, но не занятым).
Относительно недавно я столкнулся на работе с тем, что даже если я начинал работать по 12-14 часов в день, то все равно не успевал все сделать. Причин на то было несколько:
1. Сезонный всплеск работы, к которому я не успел подготовиться.
2. Вспышка заболеваемости в моем отделе, которую я никак не мог предусмотреть.
3. Накопленная усталость, которая начала давать о себе знать.
Я так и не научился нормально делегировать выполнения задач вплоть до самого критического момента.
Зачем мне кому-то что-то поручать, если я могу это сделать сам быстрее и, скорее всего, более качественно?
Почитав полезную литературу я понял то, что этим страдают многие, ибо неправильное делегирование часто приносит гораздо больше проблем, чем если что-то сделать самому в спокойных условиях, поэтому многие предпочитают отложить делегирование "в дальний угол".
Это совершенно неправильный подход, т.к. при таком подходе все будет нормально ровно до первой кризисной ситуации. Если вы являетесь руководителем даже самого начального уровня, то все равно необходимо учиться делегировать.
Неправильная расстановка приоритетов тоже влияет.
Во-первых, если какая-то задача не имеет четкого срока выполнения, то очень вероятно то, что ее вообще можно не делать. У каждой задачи должен быть установлен срок выполнения. Следует отметить то, что оптимально срок определять диапазоном, а не точной датой т.к. есть большая вероятность того, что в точную дату задача выполнена не будет.
Во-вторых, задачи лучше всего компоновать по контексту. Похожие задачи лучше объединять в группы, чтобы после выделять определенные дни для их последовательного выполнения.
В-третьих, постановку и выполнение рутинных задач по возможности нужно автоматизировать. Если вы что-то делаете регулярно по одной и той же схеме, то тут точно есть возможности для оптимизации.
Например, проверка почты и заявок от клиентов является самым элементарным примером рутины, который можно легко автоматизировать, используя API ботов Telegram. Зачем вручную проверять наличие новых заявок в различных сервисах и на почте, если можно настроить несложные алгоритмы, которые будут сами собирать всю информацию и направлять ее вам в мессенджер.
Так же очень важно научиться отказывать в выполнении чужих задач, либо в выполнении нерационально сложных задач, которые принесут минимум выгоды.
Отдавайте в первую очередь приоритет тем задачам, от выполнения которых ожидается максимальный эффект. Среди таких задач всегда есть те, которые можно выполнить относительно быстро. Советую чередовать такие задачи с теми, которые требуют существенно больше времени.
Не экономьте на действительно полезных инструментах. Многие люди жадничают и боятся оплачивать какие-то сервисы, которые могли бы им помочь в решении рабочих вопросов. Зачем им тратить личные средства на работу, если работодатель не будет это компенсировать? Всегда необходимо помнить о том, что наше время стоит существенно дороже. Если какой-то сервис позволит выиграть вам пусть даже несколько часов времени в неделю, то оно того стоит.
Грамотно подобранные инструменты могут повысить вашу продуктивность, что может положительно сказаться на вашем продвижении по карьерной лестнице. Продвижение по карьерной лестнице точно положительно скажется на увеличении вашего постоянного дохода. В общем, в долгосрочной перспективе вы не только получите больше свободного времени, но получите возможность увеличить свой доход.
Тут же стоит скачать и про своевременное обновление техники. Если какая-то техника перестает стабильно выполнять свои функции, то обязательно обновляйте ее.
Часто вижу то, как предприниматели не обновляют компьютеры своих сотрудников, когда потребность в обновлении очевидна. Если ваш ПК подвисает при прокрутке видео в разрешении Full HD на ютубе, то его следует обновить, т.к. есть большая вероятность того, что в нагруженных веб-приложениях (например, CRM-система) он тоже будет подвисать. Все это может негативно сказываться на общем качестве работы.
Если вы являетесь рядовым сотрудником и вынуждены работать с плохим инструментом, который физически изношен и устарел морально, то обязательно донесите эту информацию до своего руководства, оперируя реальными фактами того, как это негативно влияет на производительность и финансовые потери.
Кажется, обозначил все пункты, которые кажутся мне наиболее важными. Буду крайне благодарен, если вы поделитесь своим опытом оптимизации своего рабочего времени в комментариях.