С 2009 года я продаю, внедряю, рассказываю, настраиваю, использую сама и наконец люблю 1С:Документооборот.
Поэтому первый пост будет про него, родного. А бонусом в конце статьи я поделюсь дорожной картой внедрения СЭД.
1С:Документооборот - это самостоятельный программный продукт разработанный на платформе 1С:Предприятие, предназначенный для управления корпоративным контентом в организации. Он позволяет работать с документами, процессами, файлами и любой цифровой информацией организации.
Чтобы понять место 1С:Документооборота в многочисленной линейке продуктов Фирмы "1С" стоит привести такую схему:
1С:Документооборот ошибочно ассоциируют с работой только с документами, но это не так. Я кстати предлагала коллегами из 1С сделать ренейминг продукта для лучшего понимания клиентов, например на "1С:Документооборот и процессы".
Для лучшего понимания что именно может 1С:Документооборот приведу инфографику ниже:
Зачем же все таки внедрять 1С:Документооборот, да и вообще любую СЭД подобного класса:
СЭД может помочь организации стать эффективнее, ускорить обработку документов, избавиться от бумажной документации и снизить вероятность ошибок. Также СЭД может помочь повысить эффективность работы сотрудников, улучшить качество обслуживания клиентов и повысить безопасность хранения документов. Использование СЭД также может помочь организации стать более экологичной и уменьшить временные затраты на поиск документов. С помощью СЭД также можно установить открытые процессы работы с документами и проводить анализ документооборота для получения ценной информации о работе организации.
Чем мне, директору компании в 65 человек помогает 1С:Документооборот?
Для нашей компании - 1С:Документооборот это основной инструмент работы, мы заложили все возможные процессы компании внутрь системы, это и процессы HR, производства, продаж, общего и стратегического управления.
Приведу 5 основных самых популярных, но еще раз отмечу, у нас в 1С:Документообороте ВСЕ, правада-правда.
- Заявки сотрудников на отпуск и отметка об отсутствиях
- Подбор персонала от резюме до заявки на прием сотрудника, которая генерирует автоматически документы приема, а также учетные записи в информационных системах
- Создание и подготовка коммерческих предложений клиентам, договоров на основании шаблонов, а далее согласование по утвержденным маршрутам
- Создание, подготовка всех проектных документов по определенным шаблонам, согласование этих документов, ведение версионирования и размещение уже подписанных документов в результате
- Учет рабочего времени по проектам, с возможностью определения план-факта трудозатрат по каждому проекту
Дорожная карта внедрения СЭД
Надеюсь мне удалось вас убедить в полезности применения СЭД для бизнеса. И чтобы не оставить вас в одиночестве предлагаю вам следующую дорожную карту состоящую из 7 шагов:
- Анализ текущего документооборота. Определите, какие документы обрабатываются в вашей компании, какие процессы с ними связаны, кто отвечает за каждый этап процесса.
- Определение требований к СЭД. Составьте список требований, которые должна удовлетворять система электронного документооборота. Это могут быть требования к функциональности, производительности, безопасности и т.д.
- Подбор и анализ СЭД. Изучите различные системы электронного документооборота, которые соответствуют вашим требованиям. Проведите сравнительный анализ по характеристикам, цене, качеству и т.д.
- Подготовка к внедрению. Подготовьте систему к внедрению, включая установку, настройку и обучение сотрудников.
- Внедрение. Внедрите СЭД в организации поэтапно. Начните с одного отдела, настройте систему и обучите сотрудников. Затем, постепенно расширяйте внедрение на другие отделы.
- Оценка эффективности. Оцените эффективность внедрения СЭД. Сравните процессы документооборота до и после внедрения. Определите экономический эффект и время окупаемости.
- Поддержка и сопровождение. Обеспечьте поддержку и сопровождение СЭД. Обновляйте систему и обучайте сотрудников.
Помните, что внедрение СЭД - это долгосрочный процесс. Он может занять месяцы или даже годы. Однако, если подготовиться к внедрению и правильно реализовать каждый этап, вы сможете получить значительные преимущества от использования СЭД в вашей компании. А если вы хотите чтобы за вас это сделали "специально обученные люди" - то мы вас ждем:)
#1C #документооборот #СЭД #внедрение #управление #электронный документооборот #автоматизация #процессы #бизнес-процессы #бизнес-автоматизация #начало внедрения #советы #опыт