Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?
Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.
Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:
- регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
- приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.
У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с п. 84 ГОСТ Р 7.0.8-2013 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.
Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.
О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?».
Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу
Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).
Важно! "КонсультантПлюс" предупреждаетЗаконодательством не определен единый перечень документов, которые должна иметь в наличии каждая организация. Различные нормативные правовые акты содержат упоминания о необходимости формирования отдельных локальных нормативных актов, ведения тех или иных журналов, издания приказов и других документов, а также соблюдения сроков их хранения в организации.О том, какие документы являются обязательными и какие спросит у вас при проверке ГИТ, вы можете узнать в К+.
Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.
К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:
- о приеме сотрудника на работу;
- увольнении сотрудника;
- переводе сотрудника на другую должность;
- совмещении сотрудника;
- совместительстве сотрудника;
- заработной плате;
- командировке;
- отпуске, декрете;
- награждении;
- изменении Ф. И. О. работника.
Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:
- Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
- Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
- Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).
Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:
- наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
- наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
- наличие заголовка документа;
- наличие текста приказа;
- наличие подписи руководителя работодателя;
- наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.
О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу - бланк и образец».
Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа
Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:
- титульным листом;
- разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
- основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.
На титульном листе документа указываются:
- наименование работодателя;
- название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
- дата начала заполнения;
- дата окончания заполнения.
Во втором разделе журнала предполагается присутствие:
- Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
- сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
- подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
- сведений о соответствующих периодах.
В основном разделе журнала предполагается указание:
- перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
- дат, номеров утверждения приказов;
- конкретных разновидностей приказов;
- Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
- документов, на основании которых издаются приказы.
Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».
Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?
Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.
Скачать образец заполнения журнала учета приказов по личному составу
О том, как ведется учет инструкций по охране труда, читайте в статье «Журнал учета инструкций по охране труда - форма и образец».
Итоги
Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.