В статье выясните, почему вам важно знать, где находится дистанционный работник, и откуда получить информацию о месте его пребывания. Узнаете, как действовать, если он выехал за границу. Как обезопасить организацию от штрафов из-за налогов сотрудников на удаленке.
Почему важно знать о выезде дистанционного работника из России?
От того, как долго работник находится за границей, зависит сумма налога, которую бухгалтерия удерживает из зарплаты. Если работника долго нет в России, меняется его налоговый статус. Их всего два: налоговый резидент и нерезидент. Статус резидента зависит от того, сколько дней в течение предыдущего календарного года работник провел в России, ст. 207 НК. Каждый раз надо считать, пробыл ли работник в России не менее 183 дней в течение календарного года до дня зарплаты. Если да, то он является налоговым резидентом России. Если нет, то он нерезидент.
Из зарплат резидентов бухгалтерия удерживает налог на доходы физических лиц (НДФЛ) в размере 13 процентов. Повышенный налог в размере 15 процентов удерживают у работников, которые получают больше 5 млн руб. в год. У нерезидентов удерживают 30 процентов зарплаты, ст. 224 НК. Помимо удержаний из текущей зарплаты, бухгалтер пересчитывает налог с выплат, которые нерезидент получил после 1 января года, когда он утратил резидентство, ст. 216 НК. Это значит, что, если вы вовремя не заметите, что работник перестал быть налоговым резидентом, бухгалтер недоудержит НДФЛ на сумму, равную 17 процентам зарплаты работника, которую он получил в текущем году.
Отдельное заявление работника, чтобы начать удерживать из его зарплаты нерезидентский налог, не нужно. Бухгалтерия сделает пересчет автоматически, как только получит информацию о новом статусе сотрудника.
От вас во многом зависит, будут ли у работодателя проблемы с налоговой из-за нерезидента в штате. Если по итогам года выяснится, что работодатель удержал не всю сумму НДФЛ, налоговая оштрафует организацию на 20 процентов от недоплаченной суммы, ст. 123 НК. Кроме того, за каждый день просрочки начислят пени — для этого сумму недоимки умножат на одну сто пятидесятую ключевой ставки ЦБ и на количество календарных дней просрочки, ст. 75 НК.
Информацией о том, кто из работников трудится на удаленке, владеют кадровики, а не бухгалтеры. Кроме того, вы чаще общаетесь с работниками и можете заметить, если кто-то из них переехал. Поэтому именно вам надо вовремя сообщить коллегам, что дистанционщик работает из-за границы, или собрать доказательства, что вы сделали все возможное, чтобы это узнать.
Как узнать, что дистанционный работник утратил статус резидента?
Вам придется искать подход к работникам, чтобы выяснить, сколько времени они провели за границей. В законе не предусмотрели порядок, в котором работодатели должны отслеживать налоговый статус работников. Поэтому вам надо выбрать собственный алгоритм действий. Потребовать от удаленщиков отчитываться, где они находятся, не удастся. Если установили условие о дистанционке, работник должен трудиться вне места нахождения работодателя, ст. 312.1 ТК. Контролировать или запрещать перемещение сотрудников нельзя. Используйте другие способы воздействия на них.
Попросить работника сообщить об отъезде. Объясните работнику, что налоговая может узнать о том, что он выехал из России. Данные об этом она получит из пограничной службы. Поэтому работнику в любом случае придется уплатить налоги, сэкономить не получится. Но есть выбор: самостоятельно разбираться с налоговой или предоставить работодателю актуальные данные, чтобы бухгалтерия корректно рассчитала налог.
Отправьте дистанционным работникам уведомление о том, что работодателю необходимо знать, сколько дней они провели вне России за последний год. Объясните, что это необходимо для правильного расчета налогов. Уточните, что вам не нужен точный адрес работника и цель его выезда. Требуются даты, когда он пересекал границу в ту и другую сторону. Дни, когда работник пересекал границу, считайте как период пребывания в России. Например, если работник прошел таможню на границе России в половине первого ночи или за 10 минут до полуночи — значит, в этот день он был в РФ.
Включить обязанность сообщать о налоговом статусе в ЛНА. Добавьте в правила внутреннего трудового распорядка или в другой локальный нормативный акт обязанность дистанционщика самостоятельно отслеживать свой налоговый статус и сообщать работодателю, если он меняется. Ознакомьте работников с этим актом под подпись. Но учтите, что новая редакция ЛНА не будет распространяться на обстоятельства, которые наступили раньше, чем вы внесли изменения.
Пункт об обязанности работника сообщать об утрате резидентства не снимет все риски организации, но снизит их.
Работодатель в любом случае отвечает за корректное удержание налогов из зарплат сотрудников. Но тот факт, что ошибка произошла по вине работника, может стать аргументом, чтобы суд уменьшил штраф.
Данные, которые вы получаете из неофициальных источников, не могут быть основанием, чтобы изменить размер налога работника. Например, вы подписаны на сотрудника в соцсетях и видите, что он давно находится за границей. Если официального подтверждения не получили, бухгалтерия должна продолжить удерживать НДФЛ в обычном размере. Но для вас это сигнал, что надо напомнить работнику, что он должен сообщить вам об актуальном налоговом статусе.
Подскажите работникам, что данные о своем налоговом статусе они могут запросить в личном кабинете на сайте налоговой.
Как избежать проблем из-за налогов нерезидента
У организации есть два варианта действий, если узнали, что работник утратил статус налогового резидента. Первый — ничего не менять в отношениях с ним и удерживать в качестве НДФЛ 30 процентов зарплаты. Второй — изменить трудовой договор так, чтобы работодатель не обязан был удерживать налоги из зарплаты работника, а он не должен был платить НДФЛ в России.
Нерезидент обязан платить в России налоги, только если он здесь получает доход. Из-за расплывчатой формулировки закона возникает вопрос, как определить, где находится источник дохода, ст. 208 НК. Надо смотреть, где работник исполняет свои обязанности, то есть на рабочее место. Но у дистанционщиков рабочего места, которое бы определял работодатель, нет. Поэтому суды ориентируются на место работы, которое указали в трудовом договоре.
В качестве места работы вы указываете местность, где расположен работодатель, ст. 57 ТК, Обзор практики, утв. Президиумом Верховного суда 26.02.2014. Если под местом работы работника подразумевается территория России, значит, речь идет об источниках дохода из России. Следовательно, работник должен платить налог с зарплаты, даже если стал нерезидентом.
Пример
Иванов работал дистанционно, но в его трудовом договоре было только место работы — организация в Мурманске. Бухгалтер удерживал из его зарплаты стандартные 13 процентов налога. В ходе проверки инспектор налоговой обнаружил, что работник утратил статус резидента, поэтому из его зарплаты надо было удерживать 30 процентов. От организации потребовали заплатить в бюджет 2 781 429 руб. налога, который вовремя не удержали. Кроме того, работодатель должен был заплатить 1 456 423 руб. пеней и 125 769 руб. штрафа. Руководитель хотел оспорить доначисление, но проиграл в суде.
Судьи указали, что работник утратил статус налогового резидента, поэтому работодатель был обязан удерживать у него не 13, а 30 процентов зарплаты. Довод о том, что источник дохода сотрудника находился вне России, отклонили. Соглашения о том, что сотрудник выполняет свои обязанности из-за границы, не было, а место работы по договору находилось в России. Снизить размер выплаты также не удалось. Подтверждения, что работник скрывал место нахождения и из-за этого бухгалтер не мог правильно исчислить налог, у работодателя не было. Организации пришлось выплатить сумму, которую насчитал инспектор налоговой, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.03.2022 по делу No 42-3434/2020.
Сумму, которую налоговая заставит заплатить из-за неправильного расчета НДФЛ , нельзя взыскать с работника.
Если в трудовом договоре или доп.соглашении уже есть условие, что работник находится за границей, удерживать НДФЛ из его зарплаты надо только до момента, пока он не утратил резидентство. Как только он стал нерезидентом, платить НДФЛ больше не обязан. Если такого условия нет, вы можете внести его дополнительным соглашением к трудовому договору, ст. 72 ТК. Так вы избавите коллег-бухгалтеров от работы с налогами сотрудника-нерезидента.
Важно учитывать, что специалисты Минтруда против трудовых договоров с работниками, которые находятся за границей, письмо Минтруда от 16.01.2017 No 14-2/ООГ-245. Однако Трудовой кодекс прямо этого не запрещает. Поэтому большого риска в том, чтобы установить в соглашении с работником, что его рабочее место находится вне России, нет. Подобное условие поможет упростить решение налоговых вопросов.