Результат и эффективность работы удаленной команды зависит от качества коммуникации внутри нее, поэтому важно знать правила построения удаленного общения.
Планируя взаимодействие с работниками, стоит учитывать особенности удаленной работы:
- Людям не хватает общения, особенно неформального. Дистанционное общение обычно сходится только к быстрому обсуждению рабочих вопросов.
- Дистанционное взаимодействие не передает эмоций привычным нам способом - с помощью мимики. Ваш оппонент неосознанно может искажать ваш эмоциональный посыл, ведь его восприятие может отличаться от вашего. Поэтому текст сообщения не должен быть неоднозначным.
Для качественной коммуникации в удалённом коллективе нужно придерживаться следующих советов:
Будьте приветливыми и вежливыми
Следите за тем, чтобы ваше сообщение было интерпретировано правильно, используйте смайлики.
Прописывайте тему писем
У каждого письма должна быть чёткая тема. Такая, чтобы коллега сразу понял, что вы обсуждаете, что и когда ему нужно сделать.
Предоставляйте нужные файлы
- Называйте файлы понятными именами;
- Выносите в текст письма самую важную информацию из файла;
- Пользуйтесь Google Docs и облачными хранилищами;
Убирайте всё лишне
- Данные об устройстве, с которого отправлено письмо;
- Ненужные файлы;
- Подпись обязательно нужно оставить;
Не спамьте
Убедитесь, что письмо получают только те, кому оно действительно нужно.
Пишите в мессенджер только по делу
Мессенджер — это всегда настойчивые уведомления, которые могут отвлекать получателя от более важных дел. Если вы хотите пообщаться на отвлечëнные темы, создайте для этого специальную беседу.
Помните о нерабочем времени
Почту люди приучились проверять в определённые часы, а всё остальное время не обращать на неё внимания. В отношении мессенджеров такая привычка есть не у многих, а значит, ваше сообщение сразу же потревожит получателя.
Не смешивайте мессенджеры
Главное правило общения в интернете: один человек — один мессенджер. Сложно найти важное, если информация будет рассредоточена.
Не пишите каждое предложение отдельным сообщением
Коллеги не хотят пробираться сквозь поток наших мыслей. Они хотят быстро решить проблему.
Используйте стикеры и смайлики с умом
- Не используйте их при обсуждении рабочих проблем;
- Не отправляйте коллегам стикеры и смайлы с двойным смыслом или странными шутками — можно случайно кого-то обидеть;
Не злоупотребляйте голосовыми
- Добавляйте к голосовому пояснение, чтобы коллега быстро понял, о чем речь;
- Не сообщайте голосовыми срочные новости, не всегда получатель может сразу его прослушать;
- Не ставьте задачи в голосовых сообщениях;
Эти советы помогут вам наладить коммуникацию в коллективе и улучшить качество работы. Возможно, что-то покажется вам очевидным, но дистанционная коммуникация в мессенджерах и соцсетях часто размывает границы делового общения, чего нельзя допускать.