BPM-система очень полезна бизнесу, и вам не нужно быть айтишником, чтобы понять, как она устроена. Хотя после прочтения этой статьи вы уже сможете помериться знаниями с тех-директором.
Кстати, вы в блоге «Первой Формы». Мы создаём платформу для управления бизнес-процессами или ВРМ-систему.
Итак, BPM-система обычно включает следующие элементы:
✅ административную панель управления;
✅ ядро BPM-системы (BPM-движок);
✅ пользовательский интерфейс процессов.
Давайте рассмотрим их по очереди.
Административная панель управления
✅ Административная панель управления – это конфигурация, в которой настраиваются бизнес-процессы.
BPM-системы придерживаются событийно-ориентированной архитектуры (event-driven architecture, EDA). Она позволяет реагировать на изменения из различных источников. На эти возникающие события прописывается набор реакций.
Например, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Кадровик обновил данные в 1С, BPM-система отреагировала на это изменение. В учётной записи автоматически обновилась фамилия и создалась задача на подготовку нового адреса электронной почты.
У нас в «Первой Форме» уже есть широкий набор событий. Если чего-то не хватает, это можно дописать при помощи low-code технологии.
В «Спортмастере» мы привязали выдачу и отзыв электронной подписи к смене статуса сотрудника. Если человека наняли, система автоматически создает задачи на получение ЭП, а при увольнении аннулирует подпись.
Больше об автоматизации выдачи подписей для внутреннего ЭДО
Само моделирование бизнес-процессов происходит в графическом редакторе.
В некоторых BPM-системах применяется язык моделирования BPMN 2.0 – это определённый набор символов, с помощью которого в визуальном редакторе составляются блок-схемы, охватывающие с первого по последний этап бизнес-процесса.
В «Первой Форме» используется более простая модель конечного автомата (Finite-state machine, FSM).
Каждый процесс представлен как последовательность статусов и переходов между ними – это называется маршрутом. Он отображается в виде схем, понятных даже без технической подготовки.
Многие настройки на маршруте можно выполнить без программирования, только выбрав нужные параметры.
Например, руководитель отдела маркетинга получил задание – обеспечить участие компании в B2B-выставке.
Дело требует большой подготовки, поэтому в системе он сформировал несколько подзадач: один сотрудник занимается вопросами оплаты, другой заказывает в типографии флаеры и визитки, третий готовит рассылку для клиентов и партнёров.
Пока все не выполнят поручения, руководитель не сможет закрыть свою задачу. Чтобы сделать такое в «Первой Форме», достаточно поставить один флажок.
Для индивидуальных решений придётся немного кодить, но это тоже решается быстро. Мы, например, проводим соответствующее обучение за две недели.
Ядро BPM-системы
✅ Ядро BPM-системы (BPM-движок) – элемент, который заставляет бизнес-процессы работать по этой конфигурации: запускает их, отслеживает стадии выполнения, осуществляет переходы между этапами.
Разберём два понятия на бытовом примере. Допустим, конфигурация – это рецепт. Если следовать ему, выйдет вкусное блюдо. А сковорода и кастрюля – это BPM-движок, без них готовить не получится.
Пользовательский интерфейс процессов
✅ Пользовательский интерфейс процессов (User Interface for processes, UI for processes) – это способ общения между людьми и BPM-системой.
Согласно рекомендациям по проектированию, пользовательский интерфейс должен быть:
- интуитивно понятный, с легко узнаваемыми элементами дизайна;
- одинаково удобный во всех вариантах – и десктоп, и приложение;
- с быстрой реакцией на действия пользователя и информативной обратной связью;
- с ощущением, что всё необходимое уже под рукой.
Мы строго следуем этим правилам. Вот пример информативной обратной связи: если пользователь скопировал номер задачи, в нижней части экрана на несколько секунд появится уведомление «Скопировано».
Также у нас есть несколько вариантов пользовательских интерфейсов: веб-версия, десктоп и мобильное приложение.
Интерфейсы отображаются в зависимости от конкретной роли – для этого достаточно задать нужные настройки в системе.
Например, руководитель отдела продаж работает на ноутбуке занимается операционным управлениям, смотрит отчёты и графики. А пока едет на работу или встречу, остаётся на связи и согласовывает коммерческие предложения в мобильном приложении.
Остались вопросы – пишите их в комментариях, а мы оперативно на них ответим. И, конечно, заходите заходите к нам в телеграм – там у нас много всего полезного💙