Одной из важнейших форм деловой коммуникации являются совещания.
В рубрике #стильныйэтикет_вделе рассмотрим правила этикета при организации и проведении совещаний.
Тема, повестка, цель. Без этих трёх составляющих есть риск превращения совещания в болталогию. Хорошо, чтобы тема и повестка совещания были доведены до участников заблаговременно, чтобы каждый приглашённый смог подготовиться по соответствующему вопросу.
Тема должна быть сформулирована ясно и понятно для всех участников, то есть понята однозначно.
Если повестка не доведена до коллег заранее, то в начале встречи «пройдитесь» по всей повестке.
Формулирование цели является не менее важным, чем обозначение темы и повестки. Участники совещания должны понимать результат, к которому нужно прийти участникам встречи.
Время. В приглашении на совещание или в начале его проведения должно быть обозначено время проведения с указанием перерывов. Перерывы рекомендуется делать раз в 45 минут.
Рассадка. Размещение участников совещания происходит по старшинству. В центре - руководитель, по бокам – замы, далее руководители подразделений и т. д.
Место. Помещение должно быть хорошо освещено, в нём должно быть достаточно места, чтобы легко могли разместиться все участники встречи. Наличие технического оборудования следует предусмотреть заранее (большой экран, проектор, наличие достаточного количества свободных поверхностей, чтобы разложить бумаги, образцы продукции). Крайне важно уделить внимание звуку и освещению: каждый из участников встречи должен легко слышать и ясно видеть коллегу, а не усиленно прислушиваться и вглядываться.
В доступе для всех участников встречи должны находиться бутылки с водой и стаканы. Лучше отдать предпочтение негазированной воде и стеклянным стаканам. Бутылок должно быть не меньше количества участников, а стаканов на один больше.
Секретарь. Если участников совещания много, то следует заранее определить секретаря, который будет следить за повесткой, временем, а также обозначать, кто следующий выступает при наличии последовательности выступлений.
Протокол. Рекомендуется письменно фиксировать ход проведения совещания, промежуточные и итоговые результаты в письменном виде.
Итоги. Вспоминаем о результате, который обозначили в начале встречи. Подытоживание является важнейшей частью совещания, которая часто «опускается». Помимо достигнутых договорённостей важно напомнить каждому участнику действия, которые ему нужно выполнить.
И не забудьте поблагодарить участников и организаторов совещания.