Бизнес строится не только на работе с клиентами, продажах и выполнении заказов. За кулисами компании ежедневно происходят десятки, если не сотни внутренних процессов, которые обеспечивают её бесперебойную работу. Документооборот, согласование договоров, обработка внутренних заявок — всё это требует внимания, времени и четкой организации. Для этого в Битрикс24 предусмотрен функционал, позволяющий автоматизировать и систематизировать внутренние процессы.
Что такое внутренние процессы и зачем их систематизировать?
Внутренние процессы — это все, что нужно компании для поддержания работоспособности, но не связано напрямую с клиентами. Например: согласование договоров с подрядчиками, закупка канцтоваров, утверждение отпусков или даже организация корпоратива.
Раньше такие задачи решались вручную: сотрудники бегали с бумагами по кабинетам, теряли правки в почте или забывали сроки. Результат? Хаос, задержки и вечное: «Я не видел этот документ!».
Допустим, ваш офис закупает новую технику. Без CRM процесс выглядит так:
Менеджер печатает договор с поставщиком.
Идет к юристу — тот вносит правки красной ручкой.
Возвращается, перепечатывает, бежит к финансовому директору…
Начинается круговорот бумаг, а ведь это только договор с поставщиком. Дальше — счет на оплату, согласования с разными отделами… В результате, вместо того, чтобы заниматься действительно важными задачами, сотрудники бегают с распечатками из кабинета в кабинет, теряют время, а согласование затягивается на неопределённый срок.
Как Битрикс24 решает эти проблемы?
CRM-система позволяет выстроить четкую и прозрачную систему управления внутренними процессами. Вот как это работает:
1. Определение последовательности согласования
Выстраивается цепочка: кто за кем согласовывает документ. Например:
- Юрист проверяет условия договора.
- Финансовый отдел утверждает сумму.
- Руководитель подписывает окончательную версию.
При необходимости процесс можно распараллелить: юрист и финансовый отдел могут работать одновременно.
Документы можно категоризировать: например, разделить договоры по типу услуг или товаров. При этом в зависимости от категории Битрикс24 автоматически направит его по нужной цепочке согласования.
2. Четкое распределение задач
Каждому участнику процесса приходит задание через систему. Он видит, что именно нужно сделать, какие данные предоставить. Задачи назначаются с дедлайнами. И, если, например, юрист задерживает проверку, система напомнит ему об этом — а руководитель увидит, кто и почему затягивает процесс.
Оправдания в духе «Я не получал документ» больше не работают.
3. Прозрачность и контроль
По завершении задачи каждый сотрудник дает обратную связь: «Согласовано», «Согласовано с замечаниями (указывается какими)», «Не согласовано (указывается причина)», а также оставить комментарий или приложить необходимые документы.
Все действия автоматически регистрируются в системе, обеспечивая полную прозрачность процесса: фиксируется информация о получателе задачи, времени ее назначения и выполнения, полученном результате, предоставленных комментариях и затраченном времени.
4. Версионирование документов
Если в процессе согласования вносятся правки, система автоматически сохраняет разные версии. Это:
- позволяет отследить, какие изменения были сделаны и кем;
- исключает путаницу в версиях документа;
- при необходимости позволяет вернуться к предыдущим вариантам.
Версионирование позволяет всегда иметь под рукой актуальную версию документа со всеми необходимыми правками.
Больше не нужно по несколько раз перепроверять или перепечатывать бумаги.
5. Автоматизация рутинных задач
После согласования документа всеми участниками, система может автоматически отправить договор на подпись. Или, если это счет, поставить инициатору процесса задачу на загрузку документов, связанных с оплатой (например, акты выполненных работ или накладные), что позволяет систематизировать процесс сбора документации.
Аналогичным образом можно выстроить согласование любых других внутренних документов — счетов, отчетов, графиков работ, изменений в штатном расписании и т.д.
6. Единый реестр
Вся информация по внутренним документам хранится в едином реестре с накоплением данных, который впоследствии можно использовать:
— для анализа эффективности внутренних процессов и их последующей оптимизации;
— отчетности;
— быстрого поиска информации в случае возникновения спорных ситуаций.
Битрикс24 — это не только CRM для работы с клиентами, но и мощный инструмент для внутреннего управления. От согласования договоров до утверждения бюджета — все это можно сделать удобным, прозрачным и контролируемым.
Если вы хотите узнать больше о том, как Битрикс24 может помочь вашей компании, свяжитесь с нами. Специалисты CRM-Мастерской TSL помогут настроить систему под ваши задачи и сделать вашу работу проще и эффективнее.