Командировка — это не просто «съездил, подписал, вернулся». Это про билеты, отчёты, чеки и бумаги, которые нельзя забыть, иначе потом придётся объяснять бухгалтерии, почему чек за такси на салфетке.
Что точно должно быть с собой, чтобы не потерять время, деньги и нервы?
1. Паспорт + копии
Очевидно, но лучше проверить перед выездом. Если поездка заграничная – заранее уточняем, не нужен ли вам визовый штамп или доп.документы.
💡 Лайфхак: сфотографируйте паспорт и отправьте себе на почту – пригодится, если потеряете оригинал.
2. Билеты и брони отелей
Да, электронные билеты – это удобно. Но лучше сохранить их и в телефоне, и на почте, потому что интернет в нужный момент любит пропадать.
Что важно?
- Билет туда-обратно (иначе бухгалтерия запаникует).
- Бронь отеля (некоторые компании требуют официальное подтверждение).
- Трансфер (если встреча в пригороде, а такси нельзя списать).
3. Договор командировки и командировочное удостоверение
Если едем в рамках официальной командировки – без документов не спишут ни билеты, ни отель, ни даже кофе в аэропорту.
В некоторых компаниях нужны:
- Приказ о командировке
- Командировочное удостоверение
- Служебное задание
Лучше уточнить в бухгалтерии заранее, чем потом объяснять, почему не хватает нужной бумажки.
4. Финансовые документы (чеки, отчёты, авансовые суммы)
Если расходы покрывает компания, любая трата должна быть подтверждена.
Что собираем?
✔️ Чеки за проживание (с печатью, если отель не умеет – просим)
✔️ Кассовые чеки за такси, транспорт, бензин (если арендуете авто)
✔️ Счета за питание (если предусмотрены суточные)
💡 Совет: сразу складывайте чеки в отдельный файл или сканируйте через plio, иначе в последний день будете искать их по карманам.
5. Доверенность, если нужно подписывать документы
Едете не просто присутствовать, а подписывать важные бумаги? Без доверенности от компании вас вряд ли воспримут всерьёз.
Что проверяем?
- Доверенность должна быть заверена (иногда нотариально)
- Срок действия (чтобы не истекла в середине поездки)
- Конкретные полномочия (подпись контрактов, проведение переговоров)
Без этого – никаких сделок, договоров и бумаг от имени компании.
6. Медицинская страховка (для заграничных поездок)
Если едете в другую страну, страховка – это не опция, а необходимость.
Что важно?
✔️ Страховка должна покрывать страну поездки
✔️ Уточните, входит ли COVID-19 и экстренная помощь
✔️ Если поездка долгосрочная – проверьте срок действия
Лучше оформить заранее, чем потом искать клинику в чужой стране без покрытия расходов.
Помните, что лучше собрать всё заранее, чем потом объяснять бухгалтерии, почему нет нужных чеков. Паспорт, билеты, брони, командировочные бумаги и финансовые документы — минимум, который спасёт вас от головной боли.
А если хотите, чтобы поездка прошла без лишних забот, plio подберёт вам бизнес-отель, удобный маршрут и поможет всё организовать в пару кликов.