Считается, что для организации иметь электронные ящики (e-mail) на бесплатном почтовом сервисе не престижно. В современном мире является плохим тоном, если в качестве контактных email адресов указаны адреса, открытые на бесплатных почтовых сервисах (например, таких как: mail.ru, rambler.ru, yandex.ru, yahoo.com, gmail.com, hotmail.com и т.п.).
Ниже представлено описание двух самых распространенных ошибок в формировании корпоративных адресов электронной почты.
1. В качестве контактных email адресов для одной организации указаны email адреса в различных доменах.
неправильно:
- employee1@mail.ru
- employee2@gmail.com
- employee3@yandex.ru
правильно:
- employee1@mydomain.by
- employee2@mydomain.by
- employee3@mydomain.by
рецепт:
Правильное название email ящика с точки зрения корпоративной культуры - это:
- Для сотрудника:
имя_сотрудника.фамилия_сотрудника@домен_компании
Например: ivan.petrov@mydomain.by
2. Для отдела или логически связанной группы людей:
название_группы.обозначение_группы@домен_компании
Например: marketing.department@mydomain.by.
важно:
1. Хотя в локальной части email адреса (части, стоящей до символа '@') допустимы самые различные символы, хорошим тоном является использование только букв, разделителем между словами при этом должна выступать точка (а не, например, символ нижнего подчеркивания).
Связано это требование (разделитель - точка) с особенностями работы некоторых почтовых серверов и почтовых сервисов (например, GMail не позволяет создавать ящики с символом нижнего подчеркивания, а также отправлять письма на адреса, содержащие такой символ, хотя с точки зрения почтовых протоколов такой символ является допустимым).
Если Вы хотите, чтобы Ваша корреспонденция была доставлена до получателя, и чтобы от мог ответить на Ваше письмо без каких-либо проблем, то используйте точку в качестве разделителя.
2. Локальная часть имени сотрудника должна представлять из себя следующее: имя_сотрудника.фамилия_сотрудника При этом важен порядок следования. Вначале идет имя сотрудника, потом символ-разделитель (точка), и затем фамилия. Использование другого порядка следования не только не правильно, но может также привести к неловким ситуациям.
Поскольку Интернет и электронная почта берут свое начало на Западе, то с этим связано несколько негласных правил:
- на Западе у людей чаще всего нет отчества, поэтому никто не указывает отчество в названии email ящика;
- на Западе исторически сложилось так, что вначале указывается имя человека, а затем фамилия, т.е. иностранец при заполнении любой формы вначале напишет имя, а затем фамилию. Например, John Smith. Сравните: Иванов Петр.
Таким образом, если создать ящик ivanov.petr@mydomain.by, то иностранец может ошибочно принять первую часть адреса "ivanov" за имя человека.
2. В качестве контактных email адресов используются личные email ящики пользователей.
неправильно:
vasya.sidorov@mail.ru
masha.petrova@hotmail.com
правильно:
vasiliy.sidorov@mydomain.by
mariya.petrova@mydomain.by
рецепт:
Личные ящики пользователей должны использоваться отдельно от корпоративных (рабочих) ящиков, поскольку:
1. В случае использования корпоративного ящика сотрудник ассоциируется с организацией, то есть в глазах клиентов, партнеров и других людей сотрудник представляет интересы организации, выступает от ее имени, в защиту ее интересов.
Сравните: в случае использования личного ящика человек выступает от своего имени (а не от имени организации) и представляет свои интересы (а не интересы организации).
В этом случае нарушается принцип интеграции (когда компания действует как единое целое), а также принцип формирования бренда (когда люди воспринимают сотрудника как часть единого целого - бренда).
Естественно, что уровень доверия клиентов, партнеров и других людей к организации, которая использует в качестве контактных email адресов личные ящики, будет ниже, чем к организации, использующей корпоративную почту на базе собственного домена.
2. В этом случае используются разные списки контактов и исключена ситуация, когда сотрудник по ошибке отправляет партнеру информацию, которую он хотел отправить приятелю.
Источник — Хостинг провайдер в Беларуси HB.BY
