Что такое BI‑система и зачем она нужна

Чем быстрее развивается компания, тем больше данных нужно обрабатывать. Например, когда прогнозируют продажи, изучают количество сделок в прошлом периоде, суммы, прибыль и другие показатели. А когда хотят привлечь больше лидов, смотрят на прошлые рекламные кампании. Анализировать такие массивы данных вручную долго, и есть большой риск ошибок, поэтому компании используют специальные программы.

Что такое BI-система

BI-система (от англ. Business intelligence) — это программа, которая упрощает анализ данных. Она собирает и сводит информацию из баз, а затем отображает ее на дашборде — интерактивной платформе с таблицами, графиками и диаграммами.

С BI-системой удобнее изучать данные, делать выводы и строить прогнозы, анализировать результаты рекламных кампаний и отслеживать эффективность сотрудников. Разберемся, что еще есть в BI-отчетах.

Путь клиента от первого клика с рекламы до покупки товара или услуги. По отчетам увидите, какая часть лидов конвертируется в покупки и на каких этапах воронки. Так получится заметить слабые места в работе менеджеров или кампаниях.

Показатели продаж и рекламы. На дашбордах BI-системы собирается информация из всех рекламных сервисов. Так можно увидеть и отследить весь жизненный цикл клиента, конверсию, стоимость целевого действия, окупаемость инвестиций и другие показатели.

Кадровые данные. Система отражает процент увольнений, количество новых сотрудников по месяцам. А еще разделяет сотрудников по полу, возрасту, зарплате и другим показателям. Это поможет определить портреты работников, которые не подходят компании или, наоборот, чаще других успешно проходят испытательный срок.

Бизнес-показатели. В BI-инструментах собирают информацию о поставщиках и ценах, предложениях конкурентов, остатках товаров на складе и поступлениях. Можно даже отследить, какие товары и услуги более популярны. Это помогает принимать решения: какого поставщика выбрать, когда пополнить складские запасы, какую товарную линейку развивать.

Финансовые показатели. С системой BI-аналитики смотрят выручку за любой период, динамику продаж, процент проваленных и успешных сделок, обязательные платежи. Эти данные нужны, чтобы прогнозировать продажи и выдвигать гипотезы, управлять расходами.

В BI Конструкторе Битрикс24 вы увидите показатели бизнеса из вашей CRM. Можно создать свой отчет или использовать любой из 11 стандартных, например:

• Аналитика сделок — их количество, статус, доходность по месяцам и эффективность рекламных каналов, проценты проваленных и успешных сделок.
• Динамика лидогенерации — конверсия по менеджерам и источникам, количество лидов в работе.
• Динамика продаж — общая выручка и результаты работы специалистов, прибыльные и убыточные месяцы.
• Аналитика звонков — среднее количество звонков по дням недели, статистика менеджеров по входящим и исходящим, число пропущенных.
• Удержание и отток клиентов — количество новых, удержанных, вернувшихся, ушедших покупателей за месяц или год.

Вот пример отчета по сделкам, где система в простом формате представила показатели выручки, конверсии, продаж:

Выберите, какие показатели из CRM-системы включить и как представить информацию, нажмите «Создать новый график». В один отчет можно добавить данные по лидам, сделкам, пользователям, компаниям и другим параметрам.

Как работают BI-системы

С системой работают аналитики данных (Data Analysts, дата-аналитики). Они настраивают процесс ETL: extract, transform, load — извлечение, преобразование и загрузка. На практике это выглядит так:

1. Аналитик настраивает систему, чтобы она извлекала нужную информацию из баз данных. Например, из CRM, SQL или таблиц.
2. Система обрабатывает информацию — определяет закономерности, готовит удобный для пользователя формат отображения данных.
3. Программа выгружает отчеты на дашборд и представляет их в виде наглядных инфографиков. Например, формирует сводную таблицу или диаграмму.

Аналитик сам выбирает, какие данные и в каком виде представить. Например, нужно показать продажи выше среднего чека в третьем квартале прошлого и текущего года. Аналитик выбирает отображение в виде графика: так на общем собрании с менеджерами руководителю будет проще показать динамику продаж.

Зачем бизнесу использовать BI-систему

Аналитика данных BI помогает лучше понимать текущие бизнес-процессы и строить прогнозы. Без нее не обойтись, когда у компании, к примеру, несколько рекламных каналов — у каждого своя система аналитики, сравнивать результаты кампаний неудобно, нужно выбрать лучший. Или работают десятки сотрудников в разных отделах — со своими KPI и задачами, результат которых нужно изучать. BI-система отразит множество показателей эффективности в понятном виде — время и количество звонков, процент закрытых сделок, количество лидов, цикл сделки.

BI-система пригодится среднему и крупному бизнесу, чтобы упростить работу с данными. Малый бизнес в ней не нуждается: затраты на программу вряд ли окупятся, а информации для дашбордов будет мало. Файл с отчетами о продажах двух — пяти сотрудников можно изучить и без помощи системы.

Пример 1. Компания А — маленький цветочный магазин с тремя продавцами. Все продажи сотрудники заносят в Excel, и в конце месяца получается небольшой отчет. Из рекламных источников только размещения у блогеров во «ВКонтакте». В этом случае BI-аналитика не нужна, потому что поток клиентов небольшой: показатели продаж видны и в стандартной таблице.

Пример 2. Компания B ведет бухгалтерию на аутсорсе. В штате четыре менеджера и семь бухгалтеров, они обслуживают в среднем 30-35 организаций в месяц. Компания рекламируется в Яндекс Картах и ведет соцсети. В неделю поступает 10-15 лидов. Учитывать их в Excel неудобно, поэтому компании нужна CRM-аналитика. Можно обойтись без BI, чтобы сократить затраты.

Пример 3. Компания X продает стройматериалы. В отделе продаж работает 40 менеджеров, в день они совершают около сотни звонков и обрабатывают множество сообщений. Компания рекламируется в Яндексе, ВК, 2ГИС и соцсетях с помощью таргетированной рекламы. В ассортименте 12 000 позиций, и нужно следить за остатками на складе. Данных много, поэтому компании нужны возможности BI-аналитики, чтобы изучать информацию о трафике и лидах, успешных и проигранных сделках, KPI менеджеров.

Данные системы класса BI используют в работе рядовые сотрудники и руководители. Разберем, каким отделам и как помогает аналитика.

1. Отделам маркетинга, рекламы и продвижения. С помощью BI сегментируют целевую аудиторию по интересам, количеству заказов, полу и другим признакам. А еще определяют, как сработала рекламная кампания, какая из площадок приносит большее количество лидов по меньшей стоимости. Редакторы, дизайнеры и копирайтеры тоже используют информацию из отчетов: так определяют, как собрать продающий сайт, о чем писать в постах или какие иллюстрации привлекают читателя.
2. Отделам продаж. По отчетам систем видят, какие клиенты приносят больший доход, и подбирают для них лучшие условия: оптовые цены, меньший срок доставки. Еще менеджеры не путаются в количестве сделок и их статусах. Система наглядно отражает, на каких этапах воронки задерживается покупатель. Руководители отделов продаж отслеживают показатели эффективности: кто из менеджеров приносит больше продаж, у кого выше средний чек, кто не справляется с KPI. Эта информация помогает выявлять проблемы и справедливо выплачивать премии.
3. Отделам по работе с персоналом. HR-менеджеры определяют, какие отделы не справляются с нагрузкой, где не хватает специалистов и чаще всего увольняются сотрудники. А еще составляют портрет кандидата, чтобы допускать меньше ошибок при найме.
4. Отделам финансов.Специалисты получают информацию о выручке, рентабельности и ликвидности компании. Это помогает сводить доходы с расходами, предупреждать кризисы, делать выводы о положении на рынке.