Организация мероприятий – это сложный и многогранный процесс, который требует тщательной подготовки и учета множества факторов. Однако, даже при самом детальном планировании, всегда существует риск возникновения непредвиденных ситуаций. Идеальное мероприятие – это не то мероприятие, где нет накладок, это то мероприятие, где организатор делает так, что заказчики их даже не замечают.
В мире не существует ничего идеального и казусы встречаются везде. Задача организатора мероприятий учесть все факторы, из-за которых могут произойти накладки и иметь запасной план.
❗️ Кризисные ситуации могут возникнуть по разным причинам: от технических неполадок до природных катаклизмов, и их успешное разрешение зависит от грамотного управления. В этой статье мы рассмотрим основные аспекты управления кризисными ситуациями при проведении мероприятий, а также предложим стратегии и методы, которые помогут минимизировать риски и обеспечить успешное проведение события.
Кризисные ситуации можно классифицировать по различным признакам.
Вот основные типы кризисов, с которыми могут столкнуться организаторы мероприятий:
1️⃣ Технические неполадки: проблемы с оборудованием, звуком, светом, видеоаппаратурой и другими техническими средствами.
Здесь крайне важен выбор проверенных подрядчиков. Очень часто я слышу историю, когда клиент просит сэкономить и предлагает частично свою аппаратуру или аппаратуру площадки. Если вы решили использовать аппаратуру площадки, обязательно используйте только ее оборудование. В противном случае аппаратура, взятая из разных источников, может быть не совместимо друг с другом и попросту не будет работать.
2️⃣ Организационные проблемы: проблемы с логистикой, задержки в программе.
Наиболее распространенная накладка – это проблема с логистикой. Часто на мероприятия привозят цветы/подарки/реквизит/костюмы/кейтеринг и прочее. И, конечно же, курьеры частенько опаздывают, совсем не выписываясь в ваш тайминг. Эта ситуация скорее система, нежели редкость. Я, как эксперт в своей области, всегда закладываю на это время. Приведу пример: съемка рекламы Мегафона, ставим уличные рождественские домики, которые нужно успеть украсить до того, как режиссер скажет: «мотор». Монтажники привозят все вовремя, начинают собирать и не досчитываются стенки. Катастрофа, казалось бы, испорченная съемка, неустойки артистам, живой декор и реквизит, который портится. Но я предусмотрела и такой вариант и заложила время на монтаж гораздо больше, чем нужно. Заказчик даже не заметил накладки. Другой красочный пример: артисты задерживаются на предыдущем мероприятии. Здесь организатор вызывает им такси, благодаря которому они будут вовремя на вашем празднике. Хочу отметить, что агентство делает это за свой счет и клиент так же даже и не видит накладки. Поэтому я всегда говорю своим клиентам: не обращайтесь к артистам с Авито, ведь они не несут никакой ответственности перед вами, не факт, что будут у вас вовремя, да и будут ли вообще.
3️⃣ Безопасность. Это самый главный аспект.
Особенно это касается детских мероприятий. Опытный организатор подберет максимально безопасную площадку с учетом возраста и количества детей. На детских праздниках обязательно должен находится технический персонал, который будет следить за безопасностью детей при активных играх, при взаимодействии с сухим льдом, реагентами для опытов и другими составляющими эффектных шоу. К сожалению, в ивент сфере известны печальные последствия ситуаций, когда безопасности не уделили должного внимания.
4️⃣ Природные катаклизмы.
У природы нет плохой погоды, но только не перед Новым годом, когда в мире праздников творится настоящий хаос. Перед Новым годом это обычное дело: задержка тайминга. Выпадает обильное количество осадков, как на зло в день вашего новогоднего корпоратива и дороги в городе стоят.
🌨 Здесь так же важно учесть тот факт, что осадки могут выпасть внезапно: снег/гололед/ледяной дождь и заложить на это время. Но даже если артисты встали намертво в пробке, грамотный организатор поменяет выходы артистов в программе и клиенты этого не заметят.
Мой совет для успешной организации мероприятия самостоятельно:
Первый и самый важный шаг в управлении кризисными ситуациями – это разработка детального плана действий.
План должен включать следующие элементы:
1️⃣ Идентификация потенциальных рисков: анализ возможных непредвиденных ситуаций и их вероятностей.
2️⃣ Назначение ответственных лиц: определение ключевых сотрудников, которые будут отвечать за управление кризисом.
3️⃣ Алгоритмы действий: пошаговые инструкции для каждого типа кризиса.
🖇 Если все же случилась непредвиденная ситуация
1️⃣ Не паникуйте
В случае возникновения кризиса необходимо действовать быстро и решительно. Первым шагом является оценка ситуации и принятие решения о дальнейших действиях. Важно сохранять спокойствие и не поддаваться панике.
2️⃣ Коммуникация
Эффективная коммуникация – ключ к успешному решению проблемы.
3️⃣ Принятие решений
В условиях кризиса важно принимать решения быстро, но обдуманно. Для этого необходимо иметь четкие алгоритмы действий и полномочия для принятия решений на месте. Ответственные лица должны быть готовы к изменениям в плане и адаптации к новым условиям.
4️⃣ Координация действий
Координация действий всего персонала на мероприятии – одна из основных задач в управлении кризисом. Все сотрудники должны работать слаженно и по единому плану. Это требует четкой иерархии и распределения обязанностей.
💬
Надеюсь, что мои советы помогут вам организовать мероприятие на высшем уровне! Желаю, чтобы все ваши события проходили гладко, без каких-либо накладок. Пусть каждый гость уйдет с яркими впечатлениями и теплыми воспоминаниями. Удачи в реализации ваших идей! Буду рада помочь вам воплотить любую вашу задумку в жизнь!
Автор рубрики «Советы эксперта. Распаковка желаний» Наталья Борец – руководитель event-агентства Hot Surprise, опытный организатор мероприятий с более чем восьмилетним стажем в event-бизнесе. Наталья специализируется на организации выездных мероприятий «под ключ», создавая уникальные и незабываемые события на самых разных и необычных площадках.
Подробнее об авторе рубрики можно узнать здесь
Еще больше полезных советов по
#Распаковка_желаний_СамоРаспаковка