Как повысить эффективность управления удаленными сотрудниками с помощью технологий?

Удаленная работа уже давно стала новой реальностью для многих компаний, особенно после пандемии COVID-19. И отделы продаж оказались одними из тех, кто столкнулся с новыми трудностями при переходе к гибридным и полностью дистанционным форматам работы. Опросы показывают, что положительно к такому графику работы относятся и сами сотрудники — некоторые даже готовы потерять в зарплате ради перевода на удаленку. 82% опрашиваемых отмечают удобство удаленной работы, а к концу 2024 года примерно 60% компаний предоставили своим сотрудникам выбор такого формата.

Почему управление удалёнными сотрудниками — вызов для отделов продаж?

Когда сотрудники работают из разных мест, это создает немало сложностей для руководителей. Ведь в офисе проще следить за всем, что происходит, а вот на удаленке это гораздо сложнее. Нужно тщательно продумывать, как организовать работу, поддерживать связь и мотивировать людей. Особенно тяжело приходится в гибридных командах, где одни работают из дома, а другие остаются в офисе. Дома могут мешать бытовые дела или шум, тогда как коллеги в офисе могут спокойно общаться и решать задачи вместе. Так что задача руководителя — наладить эффективную систему контроля и коммуникации, чтобы все были на одной волне.

Ключевые проблемы управления удаленными сотрудниками

Удалённая работа приносит с собой много трудностей, особенно в плане управления персоналом. Вот основные проблемы:

• Потеря прозрачности. Когда сотрудники работают из дома, начальству сложно понять, чем они заняты весь день. В офисе всё ясно: кто-то сидит за компьютером, кто-то общается с клиентом, а кто-то просто отдыхает. На удаленке такой наглядности нет, и это вызывает чувство потери контроля. Что делать? Использовать программы для учёта рабочего времени и задач, а также регулярно собирать отчёты.
• Трудности с постановкой задач. Без личного общения задачи могут быть поняты неправильно. Сообщения в почте или мессенджерах иногда могут быть неполными или двусмысленными. Что делать? Ставить четкие задачи и периодически проверять их выполнение.
• Низкая вовлеченность. Когда человек работает один, он может чувствовать себя изолированным от коллектива. Это снижает мотивацию и желание вкладываться в работу. Что делать? Проводить регулярные онлайн-встречи, обсуждать не только рабочие вопросы, но и новости из личной жизни, а также устраивать виртуальные тимбилдинги.
• Проблемы с оценкой эффективности. Раньше было достаточно посмотреть, сколько часов сотрудник провел на работе или присутствовал ли он физически. Сейчас это уже не показатель. Нужно придумывать новые способы оценки, например, через систему KPI, которая учитывает конкретные достижения, такие как закрытые сделки или позитивные отзывы клиентов.

Технологии, решающие задачи удаленного управления в продажах

Чтобы облегчить жизнь руководителям и сотрудникам, существует множество полезных инструментов:

Отслеживание прогресса, координация работы команды и контроль выполнения задач важные элементы для результативности и слаженной работы бизнес-процессов. В этом контексте помогут специализированные инструменты и платформы.

CRM-системы

Customer Relationship Management (CRM) — основа любого современного бизнеса, занимающегося продажами. Эти системы помогают управлять клиентами и сделками, отслеживать историю взаимодействий, планировать встречи и звонки, а также управлять сделками на каждом этапе воронки продаж. Примером может быть ситуация, когда менеджер вносит новую сделку прямо из интерфейса программы, что экономит время и уменьшает вероятность ошибок.

Еще можно применять эту систему в работе, например, так: отдел маркетинга использует Google Analytics для анализа трафика на сайте. Эти данные автоматически передаются в платформу аналитики, где объединяются с данными из CRM-системы. Это дает полное представление о том, какие каналы привлечения клиентов работают лучше всего.

Среди популярных CRM-решений выделяются следующие: Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM. Хотя эти системы и довольно популярны, для российского рынка сейчас проще использовать отечественные программы: Битрикс24, AmoCRM, Мегаплан.

Платформы управления проектами

Эти системы помогают организовать совместную работу над задачами, обмениваться файлами, устанавливать сроки и контролировать выполнение работы. Представьте себе ситуацию, когда директор ставит задачу менеджеру подготовить коммерческое предложение, и тот сразу видит сроки и может начать работу, не тратя время на уточнения. Вот некоторые из таких программ: Trello, ClickUp, Monday.

Аналоги для России: YouGile, ПланФикс.

Инструменты для коммуникации и коллаборации

Для поддержания связи и обмена информацией используются инструменты для видеоконференций, мгновенной отправки сообщений и сотрудничества в реальном времени.

Пример: руководитель отдела продаж проводит еженедельное совещание с командой, используя встроенный функционал видеоконференцсвязи. В итоге, все участники видят друг друга, обсуждают текущие вопросы и решают проблемы в режиме реального времени, несмотря на удаленность. Популярные сервисы: Zoom, Slack, Microsoft Teams.

Аналоги для России: Яндекс.Телемост, VK WorkSpace, а также Телеграм, Вконтакте и Whatsapp.

Инструмент геймификации для повышения мотивации

Для создания соревновательной среды среди сотрудников, можно использовать инструменты геймификации. Это поможет повысить мотивацию и вовлеченность.

Функции:

• Создание челленджей и соревнований. Пример: В отделе продаж проводится ежемесячный конкурс на лучшее закрытие сделок. Каждый менеджер получает баллы за каждую успешную продажу, и в конце месяца определяется победитель, который получает бонус.
• Таблицы лидеров и достижений. Пример: В приложении для сотрудников — таблица лидеров, где каждый день обновляются позиции участников конкурса. Это создает здоровую конкуренцию и стимулирует сотрудников работать эффективнее.
• Награды за выполнение задач. Пример: Менеджер, закрывший наибольшее количество сделок за месяц, получает бонус в виде дополнительного выходного дня или подарочного сертификата. Это служит дополнительным стимулом для достижения высоких результатов.

Системы аналитики продаж и мониторинга

Современные инструменты для аналитики собирают и обрабатывать большие объёмы информации, предоставляя ценные инсайты для принятия управленческих решений. Среди таких систем можно выделить: HubSpot, Power BI, Tableau.

Аналоги для России: Roistat, Метрика, 1C-Битрикс.

Система контроля и оценки звонков

Многие компании используют программы для анализа звонков, чтобы повышать качество обслуживания клиентов. Например, телекоммуникационная компании внедряют такую систему, использующую искусственный интеллект для анализа разговоров.

Такие системы записывают входящие и исходящие звонки менеджера по продажам. Затем искусственный интеллект анализирует разговоры, выделяя ключевые моменты, такие как упоминание конкурентов, возражения клиентов и т.д. Это помогает понять, какие аспекты общения нуждаются в улучшении.

Будущее технологий для удаленных продаж

Удаленная работа продолжает развиваться, и будущее обещает интересные нововведения:

• Искусственный интеллект (ИИ). Уже сейчас ИИ активно используется в продажах для анализа данных, прогнозирования поведения клиентов и помощи в принятии решений. В будущем ИИ станет ещё умнее и сможет сам предлагать клиентам персонализированные товары и услуги.
• Голосовые помощники и чат-боты. Они уже широко распространены и помогают быстро отвечать на вопросы клиентов, оформлять заказы и решать типичные проблемы. В будущем они станут ещё умнее и смогут вести полноценные диалоги.
• Виртуальная и дополненная реальность (VR и AR). Эти технологии предлагают новые возможности для обучения и мотивации сотрудников. VR может использоваться для моделирования реальных ситуаций, а AR — для создания интерактивных презентаций продуктов.

Кроме того, по исследованиям, внедрение VR увеличивает конверсию онлайн-покупок на 17%, предоставляя потребителям безрисковый сценарий «попробуй перед покупкой».

Кейсы: успешное применение технологий в отделах продаж

По последним исследованиям, 56% российских компаний используют системы автоматизации для оптимизации операций, что сокращает ручные ошибки и повышает производительность. А 39% крупных компаний внедрили ИИ в бизнес-процессы, используя для анализа данных и прогнозирования рыночных тенденций.

Инвестиции же в цифровую трансформацию достигли более 4 млрд рублей, с ростом инвестиций на 80% за последние четыре года. Это демонстрирует серьезный настрой российского бизнеса на развитие инновационных решений.

Большинство российских компании используют CRM-системы для автоматизации процессов управления продажами. Эти системы хранят информацию о клиентах, помогают отслеживать взаимодействия с ними и анализировать результаты сделок.

Кроме того, внедрение CRM-систем повышает доходность бизнеса на 50-70% за счет более точного анализа потребностей клиентов и оптимизации маркетинговых кампаний.

Многие известные компании обращаются к инновациям, чтобы сделать работу проще, а результат прибыльнее, например:

X5 Retail Group. Компьютерное зрение.

Торговая сеть «Перекресток» (Х5 Retail Group) использовала технологии компьютерного зрения для оптимизации распределения товара по полкам магазинов. Это помогло повысить доступность продукции на полках во время пиковых нагрузок.

Результат: Внедрение «умных» планограмм увеличило продажи ряда категорий товаров на 3-10%.

СДЭК. Искусственный интеллект.

СДЭК использует ИИ для оптимизации логистических операций — анализа данных о пробках и выстраивания оптимальных маршрутов доставки.

Результаты: Разработка маршрутов оптимизировалась на 15%, что позволило сократить время доставки и операционные затраты.

Руководство по выбору и внедрению технологий для удаленного формата работы

Выбирая технологии для удаленной работы, важно учесть несколько моментов:

1. Определите цели. Чего вы хотите достичь с помощью технологий? Например, улучшить коммуникацию, автоматизировать рутинные задачи или повысить безопасность данных.
2. Проведите аудит текущих процессов. Посмотрите, какие задачи выполняются вручную, где происходят задержки и ошибки, и какие области требуют автоматизации.
3. Исследуйте рынок. Изучите доступные инструменты, сравните их функции, цены и отзывы других компаний. Обратите внимание на решения, специально разработанные для удалённой работы.
4. Убедитесь в совместимости. Выбранные технологии должны быть совместимы с вашим оборудованием и программным обеспечением, иначе возможны лишние расходы и задержки.
5. Учтите общую стоимость владения. Помимо покупки лицензий, учитывайте расходы на поддержку, обновление и обучение сотрудников.

Готовая разработка или индивидуальная?

Многие компании начинают путь с использования готовых решений. Эти инструменты разработаны для широкого круга пользователей и оснащены стандартными функциями. Однако, их трудно адаптировать под специфические нужды компании. Даже если удастся найти подходящее решение, будут нужны доработки, что сведёт на нет изначальные преимущества скорости и экономии.

Компании, выбравшие подход индивидуальности, сохраняют полный контроль над процессом разработки и дальнейшей поддержкой. Не нужны будут сторонние поставщики, а реагировать на изменения в технологиях и процессах получится быстрее. Кроме того, индивидуальная разработка позволяет компании самостоятельно определять приоритеты и темпы изменений, что делает ее независимой от внешних факторов.

Процесс внедрения технологий проходит через несколько этапов:

1. Планирование. Составьте подробный план с указанием сроков, бюджета, необходимых ресурсов и ответственных лиц. Учтите особенности удаленной работы, такие как доступность интернета и технические ограничения.
2. Тестирование. Проведите пилотное тестирование выбранного решения, чтобы выявить возможные проблемы и скорректировать план.
3. Внедрение. Начинайте с базовых функций и постепенно расширяйте функционал, чтобы минимизировать риски и облегчить адаптацию сотрудников.
4. Мониторинг и оценка. Постоянно следите за результатами внедрения, оценивая показатели эффективности, такие как увеличение продаж, снижение времени обработки запросов и удовлетворённость клиентов.
5. Обучение и поддержка. Обеспечьте качественное обучение сотрудников, проводите тренинги и предоставляйте доступ к учебным материалам. Назначьте ответственного за техническую поддержку и оперативно решайте возникающие вопросы.

Подготовка команды и обучение сотрудников играют важную роль в успехе внедрения технологий. Объясняйте сотрудникам выгоды новых инструментов, организуйте тренинги, создавайте поддержку и мотивируйте их к активному участию.

Коротко о главном

Управление удаленными сотрудниками в сфере продаж — комплексный вызов, требующий внимательного подхода к контролю процессов, координации действий и поддержанию мотивации команды. Внедрение технологий играет ключевую роль в преодолении этих трудностей, предлагая решения, такие как CRM-системы, платформы управления проектами и инструменты для коммуникации и аналитики.

Успешные примеры российских компаний демонстрируют, как правильное использование технологий может повысить эффективность работы и улучшить взаимодействие внутри команды. В будущем ожидается дальнейшая эволюция этих решений с применением искусственного интеллекта, голосовых помощников и виртуальной/дополненной реальности, что обещает открыть новые горизонты возможностей для удаленных продаж.

Выбор и внедрение технологий требуют тщательного планирования, тестирования и обучения сотрудников, чтобы гарантировать максимальную отдачу и минимизацию рисков. Нужна консультация по индивидуальной разработке приложения, системы или сервиса? Оставьте заявку и мы обсудим ваш проект!