Организация мероприятий — это искусство оставаться невидимым, если мероприятие протекает гладко, и превращаться в супергероя, когда что-то идет не по плану. Работа в MICE-индустрии требует от специалистов креативности, стратегического мышления и стрессоустойчивости. Те, кто уже имеет опыт в реализации проектов для корпоративных и государственных заказчиков, знают, что эта профессия учит разбираться в людях, быстро реагировать на любые изменения и оперативно находить решения для самых нестандартных ситуаций.
«MICE — это не просто бизнес, а настоящая школа жизни», — так считает исполнительный директор MICE Market Александр Потапов. В этом году он празднует свой профессиональный юбилей — 15 лет работы в отрасли!
За свою карьеру Александр организовал бесчисленное количество мероприятий, имел дело с необычными запросами и масштабными событиями для разных типов клиентов. Он точно знает, что такое экстрим в MICE-отрасли.
В рамках рубрики «MICE Market в лицах» поговорили с экспертом о том, чему учит работа в MICE, какие навыки она развивает и почему специалисты, прошедшие через опыт в этой индустрии, могут справиться практически с любыми жизненными трудностями.
— Расскажите, с чего все началось. Как Вы попали в MICE-индустрию?
Мой путь начался с прихода в туристическую компанию, которая занималась обслуживанием круизных теплоходов. Через год после работы в качестве менеджера по экскурсионному обслуживанию теплоходов мне уже было поручено заниматься организацией мероприятий. Собственно, тогда и был реализован мой первый проект.
— Поделитесь подробностями с читателями. Чем Вам заполнилось собственное первое мероприятие?
Мое первое самостоятельно организованное MICE-мероприятие состоялось в престижном отеле международной гостиничной сети в центре Самары. Это была конференция для фармацевтической компании, которая длилась несколько дней и закончилась гала-ужином. В мои задачи вошли организация размещения более 120 человек, поиск площадки для деловой части мероприятия, подбор ведущего для ведения торжественной программы и координация всего мероприятия в целом.
Тогда в Самаре было не так много отелей именно конференц-формата, но мы поддерживали тесные партнерские отношения с HolidayHall Samara 4* (бывш. Holiday Inn Samara 4*). Кстати, с некоторыми менеджерами мы взаимодействуем и по сей день, спустя 15 лет, хоть многие из них и сменили статус, должность или даже место работы.
Помню также, как в качестве ведущего на мероприятие мы пригласили шоумена Матвея Лаптева. На тот момент в работе преимущественно использовали те связи, которые сложились ранее. Как раз таки к Матвею мы обратились по знакомству. Так же по знакомству мы выбрали и забронировали площадку для гала-ужина.
— Это был волнительный опыт? Какие уроки Вы вынесли для себя после проведения этого мероприятия?
Безусловно. Это был действительно стрессовый для меня проект, так как до него моя деятельность сводилась к тому, что теплоход пришел, ты заказал экскурсию, автобусы с туристами отправил, они 3 часа откатались и твоя ответственность уже как будто бы закончилась. Здесь же 120 человек, которых нужно расселить нормально, без косяков и возмущений.
Наиболее волнительным аспектом в первом проекте оказалась, как мы это называем на профессиональном языке, технологиям обслуживания корпоративных клиентов. Любые группы заказчика — это всегда динамичный организм. В данном случае были фармацевты, медики и врачи, у которых всегда возникают какие-то аннуляции или замены.
Больше всего переживаний было из-за возможной аннуляции гостиничных номеров. Если не соблюдать сроки аннуляции номерного фонда на объекте размещения, возникают штрафные санкции со стороны отеля, которые нужно закрывать. Это обычно зафиксировано в договоре. У нас же была такая тоненькая ситуация с отелем (ее потом разбирали по факту проведения мероприятия), связанная с отработкой штрафов. И до сих пор эта история всегда меня триггерит. Отныне мы всегда говорим нашим менеджерам о том, что в договорах, которые они заключают с клиентами или подрядчиками, самым важным пунктом является ответственность за соблюдение условий бронирования и аннуляции. Ими пренебрегать ни в коем случае нельзя, потому что все это предполагает вероятность дополнительных затрат. Этот опыт волнения я до сих пор проношу с собой, всегда вспоминая тот самый первый проект. «Это база», как сейчас модно говорить среди молодежи.
— С первого проекта до сегодняшнего момента Вы прошли очень длинный карьерный путь. С какими ключевыми поворотами на этом пути от менеджера проектов до руководителя агентства Вы столкнулись?
Поворотов и правда было несколько. Во-первых, в течение 5 лет с 2010 по 2015 годы я совмещал несколько должностей. Будучи менеджером по экскурсионному обслуживанию в туристической компании, в 2012 году я получил повышение до заместителя генерального директора. До этого в 2011 году меня по совместительству устроили еще в одну ведущую в регионе туристическую компанию в департамент корпоративного обслуживания, где я работал как менеджер по организации проектов. В 2015 году была основана компания MICE Market, а я перешел в должность исполнительного директора, кем являюсь уже на протяжении 10 лет.
Во-вторых, кроме поворотов в личном карьерном пути, я бы выделил ключевые точки в развитии нашей команды. Как агентство за все время мы пережили несколько значимых для нас эпох.
Так, в 2011–2015 годах мы только начинали «примерять» к себе общепринятую в международных масштабах концепцию обслуживания корпоративных заказчиков. Помимо MICE-запросов, мы активно занимались еще и направлением business travel (организация деловых поездок: выписка билетов и бронирование гостиничного фонда для корпоративных заказчиков). Этот период можно назвать эпохой становления, которая сопровождалась наработкой опыта, формированием базы партнеров и поставщиков, накоплением экспертизы.
В 2015 году нам пришлось начинать все заново. В течение длительного периода времени (приблизительно около 4 лет) мы создавали базу постоянных корпоративных клиентов и оформляли MICE Market как агентство бизнес-туризма, самостоятельную единицу с прицелом на федеральный масштаб.
С 2020 по 2023 годы мы, как и любая российская компания, переживали последствия пандемии и специальной военной операции, постоянно искали все новые антикризисные решения, трансформировались, адаптируясь к разным условиям. Эту эпоху я бы по большому счету назвал настоящим выживанием.
Сейчас мы входим в новую эпоху, наступление которой загадывали еще 10 лет назад. Теперь у нас есть представительство в Москве, четкое позиционирование, взаимодействие с федеральным рынком. Это, на самом деле, невероятно круто!
— В какой момент Вы поняли: «MICE — это мое»?
Наверное, полноценное осознание пришло ко мне, пожалуй, после первого проекта. Но надо сказать, что и ранее организация каких-то мероприятий и событий приносила мне огромное удовольствие еще в школьные и студенческие годы.
Туризм привлекал широтой горизонтов и отсутствием границ. Собственно, у меня был и прекрасный опыт международной деятельности. Я работал в Египте в качестве диджея и спортивного аниматора. Однажды в период студенческих каникул я провел великолепные 3 месяца, работая в курортном направлении. туристической отрасли. Это позволило мне прокачать коммуникационные навыки, английский язык, приобрести насмотренность.
Когда я начал погружаться в отрасль MICE, я четко осознавал, что это работа, которая будет приносить мне удовольствие. Надо сказать, что даже спустя 15 лет этот факт не утратил своей актуальности. Я до сих пор получаю радость от организации мероприятий, сложных задач, которые ставят перед нами заказчики. Что самое важное, мы и правда действуем вне границ: вне границ географии, вне границ форматов, вне границ нашей базовой деятельности. Мы всегда стараемся выходить за рамки, а само понятие «выхода» имеет очень глубокий, многогранный смысл. Мы рады, что это приносит эффекты для наших клиентов: бизнес-результат, желаемые количественные показатели, отражающие улучшение их работы с персоналом, увеличение продаж, совершенствование каких-то продуктов. Достигая этого вместе, мы кайфуем.
— Можно ли сказать, что именно этой безграничностью MICE-отрасль отличается от других сфер бизнеса?
Да, можно смело это утверждать! На важнейших событиях MICE-отрасли и различных форумах мы встречаемся с множеством людей, которые работают в индустрии и видим, что большая часть из них никогда не унывают. Отсутствие каких-либо рамок и границ позволяет нам находить новые решения даже в самые сложные моменты. Как бы ни было тяжело, образ «человека MICE» всегда представляет собой предприимчивую личность, которая обязательно найдет путь для решения конкретной проблемы, несмотря на агрессивность внешних обстоятельств. Все испытания лишь делают нас сильнее и повышают нашу уверенность в той работе, которую мы проводим изо дня в день.
— Опишите свою работу в отрасли одним предложением.
Работа в MICE-отрасли — это невероятный драйв, адреналин и, прежде всего, удовольствие, которое я получаю, реализуя задуманное и достигая какого-то осязаемого, финансового, визуального, сенсорного результата. Наверное, я бы так сформулировал.
— Какой самый неожиданный запрос на организацию мероприятия Вам когда-либо приходилось выполнять?
Запоминающимся стало корпоративное новогоднее мероприятие для сотрудников IT-компании, когда мы предложили участникам прийти в костюмах супергероев из российских и зарубежных фильмов. Известно, что люди, которые трудятся в IT-отрасли, довольно непредсказуемы. К ним требуется отдельный подход. На мое удивление, задумка сработала: сотрудники соблюли событийный дресс-код, а по завершению праздника мы получили от заказчика отзыв о том, что многие из них раскрылись с новой стороны. Мы помогли даже самым замкнутым личностям проявить креативность с точки зрения подготовки костюма. Понятно, что в программу входили еще и тематические активности в виде конкурсов, но основной эффект от мероприятия, который запал мне в душу, был достигнут за счет многообразия нарядов участников.
Расскажу и о проекте 2024 года — презентация самолета как арт-объекта, созданного профессиональными художниками. Она состоялась в международном Аэропорту Курумоч. Мы долго думали над тем, как представить огромный самолет на территории аэропорта. Родилась история с приглашением самарской «творческой и музейной тусовки». Представители этого сообщества по достоинству оценили масштаб и оставили профессиональный художественный взгляд на презентацию. Мы успешно справились и с организацией технической части мероприятия. Задача осложнялась тем, что мероприятие было запланировано на время наступления сумерек. Чтобы получить «вау-эффект», продумали классную световую концепцию, основываясь на размерных характеристиках самолета. При подготовке смотрели чертежи и схемы для правильного расположения световых приборов по периметру площадки. Не было возможности отрепетировать даже начало презентации и отработать тайминг в трудных условиях смены времени суток. Однако, все в очередной раз удалось, а проект нашел получил огромный охват в ведущих каналах о Самарской области.
— Какая площадка из когда-либо использованных Вами для организации проектов больше всего поразила своим потенциалом и атмосферой?
Мы проводили мероприятия на многих площадках. Среди них можно выделить стандартные, понятные любому: отели, рестораны, загородные комплексы. Но круто всегда использовать так называемые «альтернативные пространства». Для меня лично подобной площадкой является стадион «Самара Арена», где мы проводили юбилей крупного завода. Здесь мы также учитывали и задачи заказчика, и технические возможности объекта. Справились тоже на 100%, отработав церемонию награждения в одной локации стадиона и проведя банкет на 350 человек в другой. Во время мероприятия смогли вывести гостей на трибуну стадиона и организовать там флешмоб с кричалкой, устроить фанатскую «волну» в честь юбилея организации.
Стадион «Самара Арена», на котором мы работали не раз, поражает масштабностью, универсальностью и, что немаловажно, прекрасным коллективом ответственных за площадку лиц. Сотрудники всегда идут навстречу, охотно отрабатывают наши запросы. Благодаря работе в дружной команде мы и реализуем такие мероприятия.
— Назовите 3 основных принципа, которыми Вы руководствуетесь при выполнении рабочих задач.
На самом деле, мои принципы сочетаются с ценностями компании, потому что в свое время от нас требовали этого наши наставники. Первый принцип — это, собственно, открытость, честность, которая должна сохраняться по отношению к сотрудникам, клиентам и подрядчикам. Второй принцип — партнерство, ведь при взаимодействии наиболее эффективно достигаются результаты. Третий принцип — системное мышление, к которому мы прибегаем при проработке любых наших предложений, двигаясь от общего к частному, углубляясь в детали, выстраивая какие-то связи из этапов подготовки.
Конечно, в перечень моих принципов я бы включил нацеленность на результат и, в частности, бизнес-результат, поскольку мы работаем по принципу B2B. При организации мероприятий у бизнеса должны быть задачи, которыми он руководствуется, а мы как агентство, в свою очередь, помогаем их выполнять.
В конце концов, за последний год я отмечаю еще один принцип, на основе которого организую собственную работу. Я стремлюсь к достижению популярного work-life balance, т. е. баланса между работой и личной жизнью, позволяющего оставаться в ресурсе и повышать собственную эффективность.
— Какой самый необычный навык Вам однажды пришлось освоить, работая в MICE-индустрии?
Не знаю даже... Наверное, в качестве непривычного назову освоение навыка экскурсоведения. Этому я не учился, но однажды ситуация заставила.
У нас был запрос на организацию пресс-тура, который мы назвали «В поисках волжских дельфинов». Бюджет заказчика не позволял привлечь полноценного гида, поэтому данную функцию тамады-заводилы для группы пришлось выполнять мне. На самом деле, все получилось очень даже органично. В итоге я подружился со многими ребятами, и мы даже продолжаем общаться. Они оценили то, что мне удалось рассказать про историю Самарской Луки, достопримечательности Тольятти и Самары, Жигулевскую ГЭС своим каким-то обывательским языком, а не экскурсионным текстом.
— Представьте, что у Вашего проекта неограниченный бюджет. Какое это будет мероприятие?
Ох, конечно, если бюджет не ограничен, то и полет фантазии может разыграться не на шутку. Здесь и полеты в другие страны, и посещение каких-нибудь необитаемых островов для совместной реставрации каких-то поселений в формате тимбилдинга, и использование колоритной атрибутики, необычных стилей. Тем не менее, неограниченный бюджет требует и значительной подготовки концепции. Загадаем, чтобы когда-нибудь у нас был такой проект, и мы точно смогли бы его реализовать.
— Если бы Вы получили запрос на проведение корпоратива на Марсе, какие опции для кейтеринга могли бы предложить?
Ой, я думаю, что здесь имеет место быть прежде всего дресс-код официантов, а также тематические коктейли на космическую тематику, питание из тюбиков, десерт под названием «Млечный Путь» или «Восход Солнца». Вид из ресторана выходил бы на Луну. Сложность самой реализации состоит лишь в техническом аспекте. Вообще, было бы круто, конечно, на Марсе провести корпоратив и быть первым, кто это сделает.
— Если можно было бы убрать одну вечную «боль» в Вашей работе, что это было бы?
Вечная «боль» — это всегда сжатые сроки подготовки к проектам. Время на предварительную подготовку, которое закладывают заказчики для нас — это самое ценное. Хочется, чтобы этого времени было как можно больше. Это позволяет эффективно подготовиться к мероприятию.
— Что, на Ваш взгляд, важнее при организации мероприятия: креативная идея или все же бизнес-эффект?
Конечно, важным является бизнес-эффект, потому что, повторюсь, мероприятие должно быть организовано ради чего-то, должны быть цель и задача. На мой взгляд, бизнес-эффект здесь, должен превалировать над креативом, но не поглощать его полностью. Достижение такого состояния показывает профессионализм и уровень агентства. Степень креатива надо обсуждать с каждым клиентом индивидуально. Не всегда яркий творческих подход откликается среди участников мероприятия, самого заказчика, организатора или агентства. Я все же склоняюсь к полюсу реализации бизнес-цели.
— Если бы Вам пришлось поменять профессию, что это могло бы быть?
Исходя из последнего опыта, хочу сказать, что меня очень привлекает спортивная индустрия и в части организации мероприятий, и в плане общения с людьми из этой отрасли. Возможно, этим обусловлена и моя любовь к спорту, которая идет еще из детства. У меня даже есть коллекция фотографий олимпийских чемпионов.
Наверное, тот принцип, которым руководствуется спортивная отрасль, а именно знаменитая фраза «быстрее, выше, сильнее», сопровождает мою жизнь и профессиональную карьеру. Скорее всего, если не MICE, то спорт: работа в каком-то профессиональном клубе менеджером со схожим функционалом, которым я занимаюсь сейчас. Сейчас, наблюдая за спортивными трансляциями, я всегда пытаюсь подметить детали, связанные с организацией мероприятия. К примеру, меня зацепил Чемпионат мира по плаванию в Будапеште. Впечатлила крутая презентация спортсменов, когда они выходили из-за светодиодных экранов, демонстрирующих промо-ролики. Такие зрелищные вещи прочно закрепляются в моей памяти.
Организация спортивных мероприятий в России в целом оставляет желать лучшего. Впрочем, в данной сфере есть нереализованный безграничный потенциал. Все должно опираться на болельщиков. Чем больше их приходит на тот или иной турнир, тем выше будет бизнес-эффект для спортивного клуба и индустрии в целом. Отталкиваясь от этой аксиомы, мы стараемся организовывать и свои проекты для корпоративных заказчиков.
Недавно я задумался о православном волонтерстве в монастырях. Видимо, это вызвано активной деятельностью в течение продолжительного периода времени. Хочется просто закрыться, побыть наедине со своими мыслями и внести вклад в социально значимое дело. Может быть, когда я выйду на пенсию и закончу с MICE, будет интересно реализовать что-то подобное.
— Чему может научиться обычный человек, если проживет неделю как организатор мероприятий?
Образ жизни организаторов учит четкому планированию своего рабочего дня, помогает приобрести компетенции в тайм-менеджменте, получить базовые знания в области логистики, истории, географии, русского литературного языка для грамотного оформления коммерческого предложения, математики для составления смет. Работа в MICE поможет развить и дизайн-мышление при оформлении презентаций. Все это доказывает, что «человек MICE» — далеко не обычный человек. И второй может действительно многому научиться у первого.
— Дайте совет менеджерам, которые только начинают свой путь в отрасли
Я советую прежде всего усердно трудиться, потому что от усердия и старания человека будет зависеть его дальнейшая карьера. В нашей отрасли необходимо все впитывать быстро, как губка. Практически нет возможности делать ошибки, но тот профессионализм, которым человек приобретет, впоследствии позволит построить прекрасную карьеру, проявить себя в интересной отрасли и стать мультиформатным специалистом, для которого открываются различные векторы и возможности.
Я знаю много примеров, когда люди начинали свой путь в MICE и выросли до руководителя развития авиакомпании. Один парень стал event-менеджером крупного IT-холдинга — настоящей компании-гиганта. Были люди, которые уходили на «ту сторону», то есть к заказчику (становились специалистами HR или PR). И это в очередной раз говорит о том, что наша отрасль, помимо эмоций, дает еще огромную образовательную базу и опыт, который человек может применить в своей жизнедеятельности успешно, если будет усердно стараться. Наверное, вот так.
MICE — это не только про конкретные события, но и про развитие, выносливость, умение находить возможности там, где другие видят только проблемы. Александр Потапов доказывает это на личном опыте. Люди, прошедшие такую же «школу MICE», смогут в дальнейшем справиться практическим с любым вызовом — будь то кризисный момент на мероприятии или жизненная сложность.