🏨 Идеальный Fast Check-in в отеле для группы – каким он должен быть?

Я и моя команда работаем с отелями по всему миру, и за 12 лет в индустрии уже сложилась четкая картина – каким должен быть идеальный заезд корпоративной группы.

Чтобы Fast Check-in прошёл быстро, приятно и оставил только положительные эмоции, вот несколько рекомендаций и лайфхаков:

📌 Как сделать заезд группы идеальным?

✅ 1. Договоритесь с отелем заранее о ключах

Отель может выдать ключи заранее, а паспорта участников вы соберёте ещё в автобусе по пути из аэропорта. Затем одним пакетом передадите их в отель, чтобы не задерживать группу у стойки регистрации.

⚠️ Важно! Обязательно проверьте соответствие роуминг-листа и конвертов с ключами.

Сотрудники ресепшн – обычные люди, и из 100 ключей всегда 1–2 будут с ошибками – могут перепутать фамилии или выдать не тот номер. Лучше сразу всё проверить, чем потом устранять хаос с заселением.

✅ 2. Для больших групп – выделенная стойка регистрации

Если группа 20-30 человек и более, попросите отдельную стойку регистрации или несколько столов для раздачи ключей.

💡 Бонус: такую стойку можно забрендировать – участникам будет приятно видеть логотип компании в отеле.

✅ 3. Комплименты от отеля – welcome drinks и освежающие полотенца

Попросите у отеля комплиментарные напитки – воду, лимонад, чай.

🌞 Если страна жаркая, хорошим тоном будут освежающие влажные полотенца – участникам важно переключиться в комфорт после дороги.

✅ 4. Используйте pre-function зону в 5 отелях*

Если группа большая, Fast Check-in лучше проводить в pre-function зоне. Это отдельная приватная зона (часто с отдельным входом), где:

🔹 Нет посторонних гостей отеля.

🔹 Можно организовать комфортный приём без суеты.

✅ 5. Добавьте эмоций – шоу-программа при заезде

Национальная встреча с артистами всегда вызывает вау-эффект. Танцы, живая музыка, тематические элементы – гости будут впечатлены с первых минут.

✅ 6. Необычный Check-in – вау-эффект на входе

💡 Один из интересных вариантов, который мы иногда делаем, чтобы удивить гостей – «Ледяной Check-in».

❄️ Как это работает?

• Ключи замораживаются в ледяных кубах.

• Гости должны разбить лёд молоточком, чтобы достать ключи.

• В дополнение – ледяной бар с прохладительными напитками.

Такой формат сразу создаёт впечатления, которые запоминаются!

🚨 Факап, но я разрулил!

Один раз мы организовали Fast Check-in, собрали паспорта участников, передали их в отель для сканирования, а затем гости должны были забрать их на ресепшн.

📌 Проект завершился, группа поехала в аэропорт… и тут один из гостей понял, что забыл забрать свой паспорт! 😬

Проблему заметили только на стойке регистрации на рейс.

💨 Благо, кто-то из нашей команды ещё был в отеле и успел привезти паспорт в аэропорт до окончания регистрации.

Вывод: контролируем не только выдачу ключей, но и возврат паспортов!

🛎️ Ваш опыт?

🔥 Какой самый быстрый и удобный Check-in был у вас?

😅 Были ли факапы с регистрацией групп в отелях?

Жду ваши кейсы в комментариях!

#MICE #Отели #FastCheckIn #КорпоративныеПоездки #Ивенты #ОрганизацияМероприятий