Фонд 1209 «Поместный приказ, Вотчинная коллегия и Вотчинный департамент (объединение фондов)» очень объёмный. В нём имеется два вида описей: исторические и архивные. Архивные описи указаны в «первичной» форме поиска на сайте РГАДА. При заказе дел в архиве нужно указывать архивные описи. По архивным описям дела фонда сгруппированы предметно. По историческим описям дела фонда сгруппированы предметно-географически.
Если мы ищем крестьян или другое податное население, как правило, нам нужны Переписные и Писцовые книги (это архивная опись 1) или Отказные книги (архивная опись 2).
Исторические описи очень многочисленны. Они нужны, чтобы помочь нам искать дела по ФИО владельца и/или названию населенного пункта. Все они также размещены онлайн на сайте архива. Исторические описи делятся на собственно описи-реестры с подробным описанием каждого дела и описи-алфавиты с указанием ФИО владельца и номера дела и иногда параграфа в деле, в котором он упоминается (к сожалению, не по всем описям-реестрам сохранились алфавиты и наоборот).
Способы поиска нужных дел, пожалуй, условно можно разделить на два:
- географический (ищем в архивных или исторических описях нужный уезд и другие топонимы) или
- географическо-именной (1) ищем в исторических описях-алфавитах ФИО владельца вотчины или поместья; (2) переписываем из этих алфавитов номера дел, в которых упоминаются вотчины или поместья нужных нам вотчинников или помещиков; (3) ищем в исторических описях-реестрах выписанные номера дел и их подробное описание: часто там указана более точная географическая информация, которая может либо подтвердить, либо опровергнуть, нужно ли нам дальше искать в этих делах искомый населенный пункт.
По Переписным и писцовым книгам некоторое время назад на сайте архива разместили подробные архивные PDF описи с функцией полнотекстового поиска, по которым удобно искать нужный уезд и год и, соответственно, номер дела.
ПРИМЕР. Нам нужна Переписная книга Оболенского уезда 1678 года. Пересматриваем через Ctrl + F «оболен» все части архивной PDF описи 1 на сайте архива. В описи 1 ч. 2 находим дело ед. хр. 10320 «Переписная книга Оболенского уезда... 1678 года», где нам заботливо даже указали диапазон номеров листов с Оболенским уездом. Тут же указаны листы в этом деле, где размещен указатель владельцев, что поможет сузить поиски. Для заказа нам нужно дело со следующими реквизитами: ф. 1209, оп. 1 ч. 2, д. 10320.
Раньше единственным способом ориентироваться по историческим описям была ОПИСЬ ОПИСЕЙ. Она и сейчас может быть полезна для общего понимания, как сгруппированы дела фонда. Теперь по уездам нужную историческую опись можно также искать во «вторичной» форме поиска на сайте архива, указывая в поисковой строке, например, название уезда.
ПРИМЕР поиска по историческим описям фонда 1209.
Предположим, нам нужно найти крестьян в селе Большое Губино Ростовского уезда в Переписной книге 1678 года. Мы знаем, что владельцами села были Дохтуровы.
Порядок действий: В строке поиска «вторичной» формы поиска на сайте РГАДА ищем «ростов» и получаем в результатах поиска определённое количество описей с описанием. Выбираем опись-алфавит Переписных книг и ищем Дохтуровых. Выписываем реквизиты дел по Дохтуровым (Рис. 1). В данном случае в алфавите указано два дела по годам: 186 г. и 724 г. 186 г. – это в пересчете на современное летоисчисление – 1678 г., а 724 – сокращенно от 1724 г. Нам нужен 1678 год, значит надо найти архивный номер дела – Переписной книги Ростовского уезда за 1678 год – фонда 1209, описи 1. Внутри дела, кстати, как следует из описи-алфавита, нам будет нужен параграф 521. Заходим в историческую опись-реестр по Ростовскому уезду с Переписными книгами. Обращаем внимание на третий лист – там есть краткое содержание описи и по совместительству переводная таблица (Рис. 2). Видим, что Переписная книга за 186 г. – это дело 10754. Далее доходим по описи до дела 10754 (Рис. 3), а в нем до 521 параграфа (Рис. 4). В описи-реестре в описании параграфа 521 дела 10754 указано, что речь там идет о вотчине или поместье Степана Герасимовича Дохтурова – сельце Большое Губино. Значит мы попали точно в цель и будем заказывать в архиве на выдачу в читальный зал дело ф. 1209, оп. 1, д. 10754, а когда получим его, не будем листать его долго и нудно, разбирая скоропись 17 века, а быстро найдем параграф 521 и скопируем с экрана проектора микрофильмов нужные нам записи.
NB Иногда в описях-алфавитах под фамилией указаны реквизиты дела следующим образом: например, кн. 3, №24. Кн. 3 – это так называемый «частный» номер дела. В описях-реестрах также, как и в вышеуказанном примере, вначале будет переводная таблица, где можно найти, какому архивному номеру дела соответствует частный номер по конкретно этой исторической описи. №24 – будет обозначать параграф / порядковый номер записи внутри дела.