Ведение своего дела оффлайн и онлайн практически одинаково. Но у онлайн-бизнеса есть некоторые особенности. В этой статье расскажу о своем опыте организации своего дела на удаленке, а также какие сервисы и программы я для этого использую.
График работы
Первым делом следует определиться с графиком, по которому будет работать бизнес. Так как по удаленке в основном предоставляют услуги, то обычно используют график 5/2, но возможны и другие варианты.
Мы подстраиваемся под работу органов и лабораторий по сертификации, которые работают пятидневку с 9 до 18 часов по московскому времени.
Это официальное время работы нашей организации. Но для удобства клиентов (мы работаем по всей России и странами таможенного союза) мы часто консультируем и вне рабочего времени. Иногда даже ночью или рано утром, по возможности, конечно. В выходные, праздники и отпуска тоже. Это не очень удобно для нас, но пока, что бы мы ни пытались делать, все остается так.
Для клиентов это дополнительный плюс, они спокойны и уверены, что им окажут поддержку в любой ситуации, а не пропадут, как это делают некоторые недобросовестные компании.
Коммуникация с клиентами и поставщиками
Здесь ничего нового я, наверное, не скажу. Все общение проводится в стандартных для этого программах. С органами и другими контрагентами обмениваемся информацией в основном по электронной почте и телефону, иногда в мессенджерах. Лично не встречаемся, так как поставщики разбросаны по России и других странам. Оригиналами документов обмениваемся через обычную почту или с помощью курьеров.
Для общения с клиентами используем те же средства. Плюс всю информацию заносим в CRM-систему. Раньше использовали Битрикс24, но после того, как они урезали функционал и подняли цены в несколько раз, перешли на Амо.
Звонки клиентов на номер 8-800 переадресовываются на рабочий мобильный номер. Но сейчас все чаще стала замечать, что многие клиенты звонкам предпочитают переписку в мессенджере.
Очные встречи с клиентами очень редки, так как все они в основном также из других городов. Но если компания из нашего города и хотят встретиться лично, то не отказываем.
Коммуникация с коллегами
В нашей компании сейчас всего два человека. Пару лет назад у нас работали еще несколько сотрудников, но все они ушли, так как у них не получилось работать на удаленке. Других решили пока больше не набирать, справляемся вдвоем.
Общаемся мы обычно через мессенджеры, документами обмениваемся через электронную почту, иногда созваниваемся. У нас не стоит никаких программ для отслеживания деятельности сотрудников, какие обычно ставят некоторые организации, чтобы следить за своим персоналом. Мы давно работаем только на доверии. Зарплата у нас зависит от выполненной работы, поэтому каждый заинтересован в как можно большем объеме и понимает всю ответственность.
Бухгалтерия
Бухгалтерию ведем в облачной 1С. Наиболее удобный и недорогой вариант учета. С помощью облачного сервиса можно работать где угодно и с чего угодно. Иногда я подключаюсь даже просто с телефона.
С помощью 1С составляем необходимый пакет документов для клиентов: Договор, счет, акт, акт сверки. Причем это может сделать любой сотрудник, подключившись к облаку. Все это удобно и быстро, на мой взгляд.
Так же в 1С ведем всю остальную бухгалтерию. Бухгалтер на аутсорсе оформляет необходимую отчетность, которую затем отправляем в налоговую и фонды через СБИС.
Управленческий учет
Здесь никаких секретных методов. Веду табличку в Эксель, в ней записываю доходы по каждому клиенты, расходы на оплату услуг органам сертификации; расходы на налоги; оплату почты, курьера, связи, рекламу; зарплату и другие.
Главное, прежде чем расходовать выручку, лучше сначала просчитать все предстоящие расходы, чтобы избежать кассового разрыва.
Таким образом, как я считаю, ничего сложного в организации своего дела на удаленке нет. Все можно продумать заранее или в процессе. Сейчас очень много разных сервисов, облегчающих работу. Вести свое дело можно с любого устройства и из любого места.