Как закрыть 71 счет в 1с

Закрытие 71 счета "Расчеты с подотчетными лицами" в "1С:Бухгалтерия предприятия" – это процесс списания сумм, выданных под отчет, на соответствующие счета затрат или активов. Закрытие 71 счета происходит на основании утвержденного авансового отчета, предоставленного подотчетным лицом.

Основные этапы закрытия 71 счета:

1. Получение авансового отчета: Подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы (чеки, квитанции, накладные и т.д.).
2. Проверка авансового отчета: Бухгалтер проверяет правильность оформления авансового отчета, соответствие произведенных расходов первичным документам и требованиям учетной политики организации.
3. Утверждение авансового отчета: Авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом.
4. Отражение расходов в учете: На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер отражает произведенные расходы в бухгалтерском учете с помощью документа "Авансовый отчет" в "1С:Бухгалтерия предприятия".
5. Списание остатка по 71 счету: После проведения документа "Авансовый отчет" остаток по 71 счету должен быть равен нулю (в разрезе каждого подотчетного лица). Если остаток не равен нулю, необходимо выявить и устранить причину расхождения (например, неверно введенные данные, ошибки в авансовом отчете, невозвращенные остатки подотчетных сумм).

Порядок закрытия 71 счета в "1С:Бухгалтерия предприятия":

1. Создание документа "Авансовый отчет":Перейдите в раздел "Банк и касса" -> "Авансовые отчеты".
   Нажмите кнопку "Создать".
   
   Укажите:Организацию.
   Подотчетное лицо (сотрудника).
   Дату составления авансового отчета.
   Счет учета (71.01 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях" или 71.21 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте").
   Валюту (если расходы производились в валюте).
   
2. Заполнение закладок документа "Авансовый отчет":
   Закладка "Авансы":Если подотчетному лицу ранее выдавались денежные средства, добавьте строку в табличную часть, указав документ-основание (например, "Расходный кассовый ордер" или "Списание с расчетного счета") и сумму выданного аванса.
   Если аванс не выдавался, эту закладку можно пропустить.
   
   Закладка "Товары":Заполняется, если подотчетным лицом приобретались товары, материалы или другие активы.
   
   Добавьте строку в табличную часть, указав:Номенклатуру (приобретенный товар, материал и т.д.). Если номенклатура ранее не была заведена в базе данных, создайте новую номенклатурную позицию.
   Количество.
   Цену.
   Счет учета (например, 10.01 "Сырье и материалы", 41.01 "Товары на складах").
   Ставку НДС (если применимо).
   Счет-фактуру (если поставщик выставил счет-фактуру).
   
   Закладка "Оплата поставщикам":Заполняется, если подотчетным лицом производилась оплата поставщику.
   
   Добавьте строку в табличную часть, указав:Поставщика.
   Договор с поставщиком.
   Документ расчетов (например, "Счет на оплату").
   Сумму оплаты.
   
   Закладка "Прочее":Заполняется для отражения прочих расходов, не связанных с приобретением товаров или оплатой поставщикам (например, командировочные расходы, оплата услуг связи, транспортные расходы).
   
   Добавьте строку в табличную часть, указав:Содержание (описание расхода).
   Сумму.
   Счет учета затрат (например, 20.01 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44.01 "Издержки обращения").
   Статью затрат.
   Объект затрат (если необходимо).
   НДС (если применимо).
   
   Закладка "Возврат":Заполняется, если подотчетное лицо возвращает неиспользованные денежные средства.
   
   Добавьте строку в табличную часть, указав:Сумму возврата.
   Счет кассы или расчетный счет, на который возвращаются денежные средства.
   
3. Проверка и проведение документа "Авансовый отчет":После заполнения всех необходимых закладок внимательно проверьте введенные данные.
   Нажмите кнопку "Провести и закрыть".
   Программа сформирует проводки по списанию сумм с 71 счета на соответствующие счета учета затрат, активов или расчетов.
   

Анализ остатка по 71 счету:

• После проведения документа "Авансовый отчет" необходимо убедиться, что остаток по 71 счету в разрезе каждого подотчетного лица равен нулю.
• Для этого можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по 71 счету (раздел "Отчеты" -> "Оборотно-сальдовая ведомость по счету").
• Укажите период, за который необходимо сформировать отчет, и счет 71.01 или 71.21.
• Проанализируйте остатки по каждому подотчетному лицу.

Возможные причины возникновения остатков по 71 счету и способы их устранения:

• Несвоевременное предоставление авансового отчета: Подотчетное лицо не предоставило авансовый отчет. Необходимо запросить авансовый отчет у подотчетного лица и отразить расходы в учете.
• Неполный пакет документов, подтверждающих расходы: Отсутствуют первичные документы (чеки, квитанции, накладные и т.д.). Необходимо запросить недостающие документы у подотчетного лица.
• Несоответствие сумм в авансовом отчете и первичных документах: Выявлены расхождения между суммами, указанными в авансовом отчете, и суммами в первичных документах. Необходимо уточнить причину расхождения и внести исправления в авансовый отчет.
• Невозвращенные остатки подотчетных сумм: Подотчетное лицо не вернуло неиспользованные денежные средства. Необходимо запросить возврат денежных средств и отразить поступление денежных средств в кассу или на расчетный счет организации.
• Ошибки в учете: Допущены ошибки при вводе данных в документ "Авансовый отчет" (например, неверно указаны счета учета, суммы, даты). Необходимо исправить ошибки в документе "Авансовый отчет".

Пример:

Сотруднику Иванову А.А. были выданы под отчет денежные средства в сумме 5 000 руб. на командировочные расходы. После возвращения из командировки Иванов А.А. предоставил авансовый отчет, в котором указал следующие расходы:

• Проживание в гостинице: 2 500 руб. (подтверждено счетом из гостиницы).
• Транспортные расходы: 1 000 руб. (подтверждено билетами).
• Суточные: 1 500 руб.

В "1С:Бухгалтерия предприятия" необходимо создать документ "Авансовый отчет", указав:

• Организацию.
• Подотчетное лицо: Иванов А.А.
• Счет учета: 71.01.

На закладке "Авансы" указать документ выдачи денежных средств (например, "Расходный кассовый ордер") и сумму 5 000 руб.

На закладке "Прочее" указать:

• Проживание в гостинице: 2 500 руб., счет учета 26, статья затрат "Командировочные расходы".
• Транспортные расходы: 1 000 руб., счет учета 26, статья затрат "Командировочные расходы".
• Суточные: 1 500 руб., счет учета 26, статья затрат "Командировочные расходы".

После проведения документа "Авансовый отчет" остаток по 71 счету в разрезе Иванова А.А. должен быть равен нулю.

Рекомендации:

• Установите в организации порядок выдачи денежных средств под отчет и предоставления авансовых отчетов.
• Обеспечьте своевременное предоставление авансовых отчетов подотчетными лицами.
• Тщательно проверяйте авансовые отчеты и приложенные к ним документы.
• Регулярно анализируйте остатки по 71 счету и выявляйте причины их возникновения.
• Используйте типовые документы "1С:Бухгалтерия предприятия" для учета расчетов с подотчетными лицами.
• Автоматизируйте процесс учета расчетов с подотчетными лицами с помощью специализированных обработок или модулей.

Важно! В зависимости от используемой конфигурации "1С:Бухгалтерия предприятия" и версии программы, интерфейс и функциональность могут незначительно отличаться. Также, порядок учета расчетов с подотчетными лицами может зависеть от вашей учетной политики. Если у вас возникли затруднения, обратитесь к специалисту по 1С для получения консультации.