“Почему документы еще не готовы, чем вы занимались?!” - можно зачастую услышать гневный вопрос руководителя. И такая ситуация не редкость в офисе любой компании. Нельзя сказать, что руководитель самодур, просто он действительно не понимает сколько времени уходит на подготовку документов. И у него вполне естественно возникает опасение, что сотрудники недостаточно ответственно отнеслись к его поручению. Таким образом, возникает конфликт. С одной стороны сотрудники обижены, что их усилия не оценены по достоинству ведь они все силы приложили, чтобы документы подготовить вовремя. А с другой стороны руководитель сомневается в компетентности подчиненных, возникает недоверие. И что делать в такой ситуации? Как обосновать просроченное время? А если над документами работала команда из пяти человек, и четверо из них работали сверхурочно или даже по выходным, а один просто халатно отнесся к задаче и занимался своими делами? Ведь взыскание получит вся команда, и это будет для четверых очень обидно.
Представим, что согласование происходит по email. Тогда в этом процессе может быть десяток писем, а если документы объемные, то писем могут быть десятки. А если кто-то скажет, что во всем виноваты Маша и Петя, то свои выводы нужно доказательно подкрепить, иначе можно попасть впросак, обвинение может быть несостоятельным. Чтобы понять на каком этапе происходила задержка нужно поочередно анализировать всю цепочку. Смотреть время отправки и получения писем, кто какие правки предлагал, как быстро их согласовали и внесли в документы. Труд не быстрый и не легкий. Но кто будет этим заниматься, если поступают новые задачи, которые также нужно оперативно решать? Аналогичная ситуация складывается и в случае бумажного документооборота. Любая аналитика происходит вручную, требует изрядного времени и терпения, отвлекает от основной работы.
На помощь приходит электронная система документооборота в специализированных приложениях. Например, владельцы корпоративного портала Битрикс24 могут использовать модуль Согласование документов от команды Дексика. Как и в аналогичных профессиональных решениях, модуль Согласование документов содержит статистические данные по согласованию. Это общее затраченное время на согласование документа, и индивидуальное время каждого сотрудника. Кроме того, можно понять насколько качественно были подготовлены исходные документы инициатором по количеству возвратов на доработку. Зачастую инициатор бегло просматривает или готовит документы в надежде на то, что кто-то другой, например, бухгалтер или юрист найдет ошибки. И именно документы, недостаточно качественно проработанные на старте процесса согласования, приводят к самым большим потерям в будущем.
Стоит особо отметить, что модуль Согласование документов достаточно простой в освоении, поэтому нужно немного времени, чтобы обучиться работе с ним. При этом он настраивается на полный перечень документов, которые использует компания. Также важно, что администрирование модуля Согласование документов может вести любой выделенный сотрудник после короткого обучения. И можно быть уверенным в том, что на вопрос руководителя почему документы еще не готовы, статистика модуля Согласование документов даст мгновенный ответ. А используя ее, можно понять где кроются проблемы, и какие меры необходимо предпринять, чтобы ускорить процесс подготовки документации.