Упростить работу с документами: цветовая дифференциация

Работа в наше время — это сплошная многозадачность. Лавина информации обрушивается каждый день: письма, документы, справки, материалы для проверки, стопки бумаг для изучения. За день нужно разгрести кучу задач, и если не держать руку на пульсе, легко проворонить что-то важное, утонув во второстепенной рутине.

Я уже много лет спасаюсь системой цветовой дифференциации задач. Все дела, которые сваливаются на меня за день, я делю на три категории, и у каждой — свой цвет: красный, желтый, зеленый. Эта штука реально выручает, превращая рабочий хаос в понятный порядок.

Чем система проще, тем легче её внедрить. Поэтому цветовая дифференциация так хороша.

Красный: «Это моё, разберусь сам»❗

На столе у меня три лотка для бумаг — как три верных помощника. Верхний — для задач красного цвета, тех, что требуют моего личного вмешательства. Это дела, которые я должен разобрать сам: изучить, придумать план, а потом, если надо, раздать подчиненным и следить, чтобы всё шло как по маслу. Все бумаги по таким задачам прячу в яркие красные папки.

Каждый проект в этой категории — в отдельном файле или, как говорят за Уралом, в мультифоре. Сюда летят новые проекты, письма, материалы для изучения, а еще документы от коллег, которые я должен проверить. У нас в компании все знают: если надо что-то мне передать — от шефа или от сотрудника, — просто кидаешь бумаги в красную папку-уголок и кладешь в верхний лоток на моем столе. Прикладываешь записку или пишешь на бумаге: что за задача, насколько срочно, когда дедлайн. Как только я с этим разобрался, бумаги либо уходят в другой отдел, либо перекладываются в зеленый файл.

Желтый: «Без команды не справлюсь» 🤝

Средний лоток — это территория желтого цвета. Тут живут задачи, которые одному не одолеть.

Всё, что требует совещаний, согласований между отделами или выездных встреч, отправляется в желтые файлы. В каждом таком файле — заметка: когда его брать с собой, с кем решать, что должно случиться, чтобы дело сдвинулось.

Зеленый: «Готово, можно выдохнуть» ✅

Нижний лоток — для зеленой категории. Это уже отработанные дела: задачи, которые я или коллеги закрыли, но еще не отправили клиенту, не передали дальше или не убрали в архив.

Тут лежат презентации, схемы с проездом до цеха, финальные версии договоров для встреч, подписанные бухгалтерские бумаги. Зеленый файл — как финишная прямая: всё готово, осталось только передать.

Входящие задачи, требующие немедленного внимания, помещаются в верхний лоток. Задачи, которые нужно выполнить в ближайшее время, располагаются во втором уровне, а задачи, которые можно выполнить позже, — в нижнем уровне. Если вы используете вертикальную ориентацию, то папки с красными задачами должны быть ближе к вам, с жёлтыми — чуть дальше, а с зелёными — самыми дальними.

Как эту систему можно адаптировать

По сути, это такой канбан со входящими, ожидающими и завершенными. Затраты на такую систему на рабочем месте минимальные — лотки и папки.

Похожее можно сделать и в системе заметок, помечая их вопросительным знаком или перевернутой версией (в клавиатуре Google зажмите вопросительный знак ¿) или слэшем "/":

• Красный: !Отправить письмо с измененными реквизитами поставщикам.
• Жёлтый: ?Сделай схему проезда — нужно поговорить с цехом, где лучше ставить малотоннажные и крупнотоннажные машины
• Зелёный: /Поздравить женский коллектив с 8 марта.

Зачем нужны уникальные знаки в заметках? Чтобы по ним найти задачи характерного типа.

Либо, как вариант, используйте зеленый, жёлтый и красный фон для заметок. Это позволяют Google заметки.

А какими простыми системами пользуетесь вы? Поделитесь в комментариях!

💙Понравилась статья? Поставьте лайк и подпишитесь, у нас выходит регулярно много интересных и полезных статей: