Тайм-менеджмент в условиях турбулентности внешней среды. И при чём здесь Сенека???
В современном быстро меняющемся обществе и мире каждый из нас постоянно находится в поисках новых тенденций и изменений. Чтобы адаптироваться к этим условиям, нам необходимо научиться быстро принимать решения и организовывать свою деятельность. Одним из наиболее эффективных инструментов для этого является тайм-менеджмент - научный подход к управлению временем. Если обратиться к истории этого учения, то мы обнаружим, что его истоки лежат в работах древнеримского ученого Сенеки.
Он считал, что наше время можно разделить на три категории: условно полезное (хорошее), бесполезное и плохое. Кроме того, Сенека отмечал, что время нужно анализировать, исходя из его наполненности.
В современном тайм-менеджменте можно выделить несколько ключевых аспектов:
- непрерывный анализ времени;
- рационализация использования имеющихся ресурсов;
- планирование своего дня, недели, месяца или иного временного отрезка;
- организация самомотивации и активизации;
- анализ результатов, внесение корректив и контроль.
Управление временем играет важную роль не только для организаций и их сотрудников, но и для повышения качества жизни каждого человека. Чем более эффективно мы распоряжаемся своим временем, тем больше удовлетворения получаем от результатов своей деятельности. Эффективный тайм-менеджмент, особенно в условиях быстро меняющегося мира, позволяет нам анализировать свои поступки и решения, чтобы определить, насколько они способствуют нашему дальнейшему развитию и совершенствованию. Предлагается следующая структура тайм-менеджмента, которая может быть полезна в этом процессе.
Элемент 1. Построение «дерева» целей.
Прежде чем приступать к работе, важно четко сформулировать желаемый результат. Для этого существует эффективный инструмент - построение «дерева» целей.
Процесс начинается с определения миссии — главной цели выполнения, по сути, любой деятельности. Миссия тесно связана с видением, но в отличие от миссии, которое представляет собой образ желаемого будущего, видение описывает желаемые изменения.
После определения миссии переходят к целям первого порядка, которые относятся к основным подсистемам организации. Эти цели конкретизируют миссию и служат основой для постановки задач второго порядка. И так, двигаясь по предложенной иерархии, доходят до повседневных задач, которые необходимо выполнять ежедневно.
Построение «дерева» целей помогает решать как оперативные задачи, так и рассматривать долгосрочные проекты и планы.
Элемент 2. Распределение имеющихся ресурсов
Этот аспект тайм-менеджмента особенно актуален в условиях нестабильности. Он подразумевает рациональное и экономное использование ресурсов, необходимых для достижения целей и задач, поставленных перед организацией. При распределении ресурсов важно учитывать, что не всегда есть возможность восполнить их, и этот факт должен быть в центре внимания высшего руководства.
Элемент 3. Процесс выполнения
После того как цели и ресурсы определены, наступает этап организации процесса их выполнения. Существует множество методов планирования действий. Необходимо учитывать индивидуальные особенности сотрудников, Наглядное представление планов и конкретных мероприятий по их реализации не только экономит ваше время, но и позволяет быстро понять ключевые моменты и включиться в работу с определенного этапа.
Элемент 4. Организация отдыха
Отдых - это важный аспект тайм-менеджмента, особенно если работа протекает удаленно. Необходимо заранее продумать график работы и регулярные перерывы.
Элемент 5. Мотивация (самомотивация) и активизация
Мотив - это внутренний побудитель человека к деятельности. В классическом подходе к мотивации сотрудники рассматриваются как ресурсы или активы, которые необходимо стимулировать к эффективной работе. Однако в новых условиях пандемии мотивация сотрудников становится едва ли не самым важным элементом в деятельности организации.
Личная удовлетворенность от качественно выполненной работы и гордость за результаты своих усилий помогают почувствовать свою причастность к достижению общих целей. Это способствует самомотивации, которая, в свою очередь, повышает ответственность за результаты своего труда.
Элемент 6. Оценка результатов и контроль
Разработанные планы и организационные структуры не всегда могут гарантировать достижение поставленных целей и задач. Это может быть связано с изменениями во внешнеполитической ситуации, законодательстве, технологиях, условиях конкуренции и других факторах окружающей среды. Важно создать механизм своевременной оценки, который позволит предупреждать негативные последствия от факторов перемен. Такой механизм может быть создан посредством контроля.
В представленном материале используются фотоматериалы сети Интернет и другие источники...