Как оформить отпуск в 1с кадровику

Оформление отпуска в "1С:Зарплата и управление персоналом" – это стандартная процедура, которую выполняет кадровик. Ниже представлена подробная инструкция, как это сделать правильно.

Оформление отпуска в "1С:ЗУП"

1. Создание документа "Отпуск"

1. Перейдите в раздел "Кадры" -> "Отпуска".
2. Нажмите кнопку "Создать".
3. В открывшемся документе заполните следующие поля:Организация: Выберите организацию, в которой работает сотрудник.
   Дата: Укажите дату создания документа.
   Сотрудник: Выберите сотрудника, которому предоставляется отпуск.
   Вид отпуска: Выберите вид отпуска (например, "Ежегодный основной оплачиваемый отпуск", "Отпуск без сохранения заработной платы", "Учебный отпуск" и т.д.).
   Дата начала: Укажите дату начала отпуска.
   Дата окончания: Укажите дату окончания отпуска.
   Количество дней: Программа автоматически рассчитает количество дней отпуска на основе дат начала и окончания.
   Основание (для отпуска без сохранения заработной платы, учебного отпуска и т.д.): Укажите основание для предоставления отпуска (например, заявление сотрудника, справка из учебного заведения).
   Начислять отпускные: Установите флажок, если необходимо начислить отпускные (для оплачиваемых видов отпусков).
   Выплатить вместе с зарплатой: Установите флажок, если отпускные должны быть выплачены вместе с зарплатой. Если флажок не установлен, отпускные будут выплачены отдельным документом.
   Провести как отсутствие: Установите флажок, чтобы зарегистрировать отсутствие сотрудника на рабочем месте на время отпуска.
   
4. На вкладке "Начисления" (если вид отпуска оплачиваемый):Укажите вид начисления отпускных: Программа автоматически предложит вид начисления, но при необходимости его можно изменить.
   Проверьте расчетную базу для отпускных: Программа автоматически рассчитает средний заработок для начисления отпускных. При необходимости можно изменить расчетную базу вручную.
   Проверьте сумму отпускных: Программа автоматически рассчитает сумму отпускных на основе среднего заработка и количества дней отпуска. При необходимости можно изменить сумму вручную.
   
5. Нажмите кнопку "Провести и закрыть".

2. Выплата отпускных

2.1. Выплата вместе с зарплатой

Если в документе "Отпуск" установлен флажок "Выплатить вместе с зарплатой", отпускные будут выплачены автоматически при начислении зарплаты.

2.2. Выплата отдельным документом

Если в документе "Отпуск" не установлен флажок "Выплатить вместе с зарплатой", необходимо создать отдельный документ на выплату отпускных.

1. Перейдите в раздел "Зарплата" -> "Ведомости на выплату зарплаты".
2. Нажмите кнопку "Создать" -> "Ведомость в банк" (или "Ведомость в кассу", в зависимости от способа выплаты).
3. В открывшемся документе заполните следующие поля:Организация: Выберите организацию, в которой работает сотрудник.
   Дата: Укажите дату выплаты отпускных.
   Вид выплаты: Выберите "Отпускные".
   Месяц начисления: Укажите месяц, в котором был начислен отпуск.
   Заполнить: Нажмите кнопку "Заполнить" и выберите "По отпускам".
   Проверьте сумму к выплате: Программа автоматически заполнит ведомость на выплату отпускных. При необходимости можно изменить сумму к выплате вручную.
   
4. Нажмите кнопку "Провести и закрыть".

3. Отражение отпуска в табеле учета рабочего времени

1. Перейдите в раздел "Зарплата" -> "Табели учета рабочего времени".
2. Создайте табель за соответствующий месяц.
3. Проверьте, что в табеле правильно отражены дни отпуска сотрудника (обычно обозначаются кодом "ОТ" для оплачиваемого отпуска и "ДО" для отпуска без сохранения заработной платы).
4. При необходимости внесите изменения в табель.
5. Нажмите кнопку "Провести и закрыть".

4. Формирование отчетности

После оформления отпуска и выплаты отпускных необходимо сформировать соответствующие отчеты.

• Расчетная ведомость (форма Т-51): Для отражения начисленных и выплаченных отпускных.
• Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6): Для оформления приказа на отпуск.
• График отпусков (форма Т-7): Для контроля соблюдения графика отпусков.

🔑 Важные моменты

• График отпусков: Перед оформлением отпуска убедитесь, что отпуск сотрудника запланирован в графике отпусков.
• Заявление сотрудника: Оформляйте отпуск на основании заявления сотрудника.
• Сроки выплаты отпускных: Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.
• Правильность заполнения документов: Тщательно проверяйте правильность заполнения всех полей в документах "Отпуск" и "Ведомость на выплату зарплаты".
• Обновление программы: Используйте актуальную версию "1С:ЗУП" для корректного расчета отпускных и формирования отчетности.

🎯 Рекомендации

• Разработайте подробную инструкцию по оформлению отпусков в вашей организации.
• Обучите сотрудников кадровой службы правилам работы с программой "1С:ЗУП".
• Регулярно проводите аудит операций по начислению и выплате отпускных.
• Следите за изменениями в трудовом законодательстве, касающемся отпусков.

Пример оформления ежегодного оплачиваемого отпуска

1. Раздел "Кадры" -> "Отпуска" -> "Создать".
2. Организация: "ООО Торговый Дом".
3. Сотрудник: "Иванов Иван Иванович".
4. Вид отпуска: "Ежегодный основной оплачиваемый отпуск".
5. Дата начала: 01.04.2025.
6. Дата окончания: 14.04.2025.
7. Количество дней: 14.
8. Флажок "Начислять отпускные" установлен.
9. Флажок "Выплатить вместе с зарплатой" установлен.
10. На вкладке "Начисления" проверьте вид начисления и сумму отпускных.
11. Нажмите "Провести и закрыть".
12. При начислении зарплаты за апрель отпускные будут выплачены автоматически.
13. Отразите отпуск в табеле учета рабочего времени (код "ОТ").

❗ Возможные проблемы и их решения

• Неправильно рассчитывается количество дней отпуска: Проверьте правильность указания дат начала и окончания отпуска.
• Неправильно рассчитывается сумма отпускных: Проверьте расчетную базу для отпускных. Убедитесь, что правильно учтены все выплаты сотруднику за расчетный период.
• Не выплачиваются отпускные: Проверьте, установлен ли флажок "Начислять отпускные" в документе "Отпуск". Убедитесь, что создан документ на выплату отпускных (если не выплачиваются вместе с зарплатой).
• Неправильно отражается отпуск в табеле учета рабочего времени: Проверьте, правильно ли указан код отпуска в табеле.
• Сложности с оформлением учебного отпуска или отпуска без сохранения заработной платы: Внимательно изучите законодательство, касающееся этих видов отпусков. Укажите правильное основание для предоставления отпуска в документе "Отпуск".

Следуя этим инструкциям, вы сможете правильно оформить отпуск в программе "1С:Зарплата и управление персоналом".