Директору несколько лет назад выдали под отчет денежные средства. Они числятся на счете 71 как кредиторская задолженность. Можно ли сейчас перевести их на счет 67 как выданный займ. Что при этом нужно сделать (оформить договор займа)?
Подотчетные деньги — это сумма денег, которую выдали работнику для решения конкретных задач: командировка, встреча, покупка чего-либо и так далее. Деньги выдают на конкретный срок авансом. По его истечению сотрудник отчитывается, то есть сдает авансовый отчет, все подтверждающие документы и возвращает остаток.
В противном случае не исключена вероятность того, что полученные суммы будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами. На это указал Верховный суд в определении от 11.02.21 № 307-ЭС20-23792, Постановление АС Уральского округа от 19.03.2025 по делу № А71-7598/2023), Постановление Президиума ВАС от 05.03.2013 № 14376/12, от 05.03.2013 № 13510/12 и др.
А с 2025 года необходимо еще и учитывать то, что введена пятиступенчатая шкала НДФЛ. Таким образом, копить подотчет на 71 счете становится очень невыгодным.
Переквалификация подотчетных средств в договор займа
Переквалификация подотчетных средств в договор займа полностью проблему с задолженностью не решит, но позволит её отсрочить. Ещё один минус - при беспроцентном займе возникает материальная выгода от экономии на процентах (пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). С суммы этой матвыгоды придется исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35%. Можно оформить процентный займ так, чтобы матвыгоды не возникало, при этом у организации возникают доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль при ОСНО (по ставке 25%), либо УСН для "упрощенцев".
Пример.
09.01.2025 года директору ООО "Ромашка" выдана сумма беспроцентного займа 1 000 000 рублей со сроком погашения 30.06.2025.
Сумма НДФЛ с материальной выгоды составила бы 22899 рублей к уплате в бюджет:
Если бы мы воспользовались условиями этого примера, выдав процентный займ по ставке, например 15% годовых, то мы бы получили следующий результат:
Материальной выгоды при экономии на процентах не возникло бы, так как ставка по договору займа больше чем наименьшее значение 2/3 ставки рефинансирования на момент заключения договора займа и на момент расчета (21*2/3 = 14%; 20*2/3 = 13,33%). Сумма процентов по выданному займу составила бы 70684,95 рубля.
У ООО на ОСНО возникает внереализационный доход. В налоговой декларации по налогу на прибыль за полугодие 2025 необходимо отразить его в размере 70 684,95 рублей. Сумма налога на прибыль с данного дохода будет 70 684,95*25% = 17671,24 рубль
У ООО на УСН доход считается по кассовому методу. Директор вернул в кассу сумму займа по условиям примера 30 июня. В зависимости от объекта налогообложения он заплатит "упрощенный налог" по ставке 6%, 15% или иной, установленной региональным законом. В любом случае, сумма налога при УСН с процентов по займу будет ниже, чем в приведенных выше расчетах.
при 6% = 4241,10 рубль
при 15% = 10602,74 рубля.
Задолженность работника перед работодателем по выданным под отчет суммам может быть переквалифицирована в заемную:
а) путем оформления между сторонами гражданско-правового соглашения о новации.
Арбитражный суд Дальневосточного округа в своём постановлении от 04.03.2022 № Ф03-230/2022 по делу № А04-616/2021 пришел к выводу, что ни ст. 414 ГК РФ, устанавливающая общие положения о прекращении обязательства путем новации, ни ст. 818 ГК РФ, регулирующая новацию долга в заемное обязательство, не содержат ограничений по проведению данной операции в отношении задолженности по подотчету. Соответственно, работник и работодатель могут заключить соглашение о замене "подотчетной" задолженности, возникшей в рамках трудовых отношений, на обязательство по возврату данной суммы на условиях договора займа (в т.ч. процентного). После подписания данного соглашения работодатель обязан закрыть подотчет и одновременно отразить в учете задолженность по договору займа в согласованном размере.
Согласно ст. 818 Гражданского кодекса РФ по соглашению сторон долг, возникший из купли-продажи, аренды или иного основания, может быть заменен заемным обязательством.
Замена долга заемным обязательством осуществляется с соблюдением требований о новации (статья 414 ГК РФ) и совершается в форме, предусмотренной для заключения договора займа (статья 808 ГК РФ).
В ст. 414 ГК РФ указано, что обязательство прекращается соглашением сторон о замене первоначального обязательства, существовавшего между ними, другим обязательством между теми же лицами (новация), если иное не установлено законом или не вытекает из существа отношений.
Таким образом, между директором и организацией следует заключить письменное соглашение о новации долга, в котором указать:
- основание возникновения долга директора (получение денежных средств под отчет);
- замену это долга заемным обязательством;
- условия заемного обязательства (возмездный/безвозмездный заем, сроки и порядок возврата).
б) путем выдачи заемных средств директору, а он потом этими деньгами погасит свой подотчетный долг.
Д73 К 51 выдан займ директору
Д 51 (50) К 71 возвращен аванс подотчетным лицом
Выдать займ можно и из кассы, но тут есть ограничение. Цели на которые можно тратить наличную выручку перечислены в пункте 2 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У, среди них:
- выдать зарплату, социальные выплаты (материальная помощь, оплата проезда и путевок), аванс подотчетному лицу;
- закрыть задолженность перед поставщиком;
- выплатить деньги покупателю за возвращенный товар, невыполненные работы (услуги) — если покупатель ранее приобрел материальные ценности (услуги) за наличные средства;
- выплатить страховку по договорам физическим лицам, которые внесли страховые премии наличными деньгами;
- выдать наличные деньги по операциям банковского платежного агента (субагента) в соответствии с требованиями статьи 14 Федерального закона от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ.
Как видим, займа среди них нет. Для того чтобы выдать займ из кассы придется снять денежные средства с расчетного счета.
А как еще можно...
Среди иных способов распрощаться с зависшим "подотчетом" можно выделить:
- Возврат неизрасходованных средств;
- Удержание из зарплаты (размер удержания не должен превышать 20% от заработной платы);
- Договор дарения (с суммы прощенного долга надо удержать НДФЛ при ближайшей выплате дохода в денежной форме. При этом если ранее в текущем налоговом периоде директор подарки не получал от компании, можно вычесть 4000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ). Поскольку доход в виде прощенного долга по договору дарения директор получает в рамках гражданско-правовых, а не трудовых отношений, то такой доход не может облагаться страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ). Если использовать этот метод систематически велика вероятность претензий со стороны налоговых органов и последствий в виде начисления страховых взносов.);
- Выплатить дивиденды и погасить долг этой суммой (страховые взносы при этом уплачивать не нужно);
- Закупочный акт между компанией и директором (если организация использует в своей деятельности имущество, которое нигде не учтено, например, кресло, шкаф, стол, ноутбук, оборудование, стройматериалы для ремонта, можно составить закупочный акт на эти ТМЦ. Далее выплачиваем директору стоимость имущества, за счет этих средств он погашает выданный ранее подотчёт. НДФЛ со стоимости проданного имущества директор должен заплатить самостоятельно, однако если это имущество находилось в собственности директора более 3 лет, или его стоимость не превышает 250 тыс. рублей, то ему не придется уплачивать НДФЛ и подавать декларацию 3-НДФЛ. Важный нюанс - если прибегать к закупочным актам систематически и в них числятся ТМЦ, которые в дальнейшем перепродавались, то на такие закупки необходимо выбивать кассовый чек).
