В 2024 году произошло ключевое изменение в использовании усиленной квалифицированной ЭЦП: машиночитаемая доверенность стала обязательной для всех, кто подписывает документы от имени организации.
ЭЦП, или «электронная цифровая подпись», является устаревшим термином. В настоящее время законодательство использует термин ЭП, что означает «электронная подпись». Однако аббревиатура ЭЦП все еще встречается в названиях продуктов для работы с ЭП, таких как Рутокен ЭЦП 3.0 или КриптоПро ЭЦП Browser plug-in.
В конце декабря 2022 года был принят Федеральный закон № 536-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». В феврале 2024 года издан приказ ФСБ №50, которые внесли значительные изменения в 63-ФЗ и 795 Приказ ФСБ соответственно.
Давайте рассмотрим, что представляет собой электронная подпись в 2025 году и где её могут получить сотрудники, руководители организаций или индивидуальные предприниматели.
Основные изменения электронной подписи в 2024-2025 годах
В последнее время законодательство претерпело изменения, направленные на повышение безопасности использования электронных подписей.
Ключевые изменения в области электронной подписи начались с 2023 года:
- До 01.09.24 работники могли подписывать документы с помощью ЭП сотрудника юрлица без машиночитаемой доверенности, но с бумажной доверенностью.
- С 01.09.23 сертификаты сотрудников больше не могут использоваться для подписания документов от имени организации, и машиночитаемая доверенность стала обязательной.
- После 01.09.24 работникам организаций и представителям ИП необходимо получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) физического лица и оформить машиночитаемую доверенность.
- С 1 сентября 2024 года использование машиночитаемых доверенностей стало обязательным при подписании документов от имени организации.
Важно отметить, что у сертификатов сотрудников истекли сроки действия. Для продолжения работы теперь необходимо получить сертификат ЭП физического лица и машиночитаемую доверенность.
Другие изменения, произошедшие в 2024 году:
- Беларусь и Россия подписали соглашение о взаимном признании электронных подписей, что позволит использовать их в трансграничном электронном документообороте как в бизнесе, так и на государственном уровне. Это упростит взаимодействие, ускорит процессы и устранит необходимость дублирования документов на бумаге. Соглашение стало результатом длительной подготовки и решения технических вопросов, открывая доступ к госзакупкам обеих стран. В будущем этот договор может стать основой для типовых соглашений с другими странами, способствуя развитию трансграничного электронного взаимодействия и цифровой интеграции.
- Аккредитованные удостоверяющие центры теперь могут выдавать сертификаты УКЭП со сроком действия 12 лет, но срок действия закрытого ключа остается до 15 месяцев.
- Получение УКЭП стало проще и удобнее благодаря возможности удаленного выпуска КЭП через Единую биометрическую систему (ЕБС), что позволяет подтвердить личность онлайн.
Изменения с 2025 года:
- До 1 января 2025 года простой ЭП можно было использовать для подписания согласия физического лица на обработку его персональных и биометрических данных.
- С 1 марта 2025 года система идентификации болельщиков будет автоматически создавать КЭП для каждой персонифицированной карты, необходимой для посещения спортивных мероприятий.
Как и где можно получить электронную подпись в 2025 году
Расскажем о том, где получить квалифицированную электронную подпись предпринимателям, директорам организаций и их работникам.
Получение ЭЦП в налоговой юридическому лицу и ИП в 2025 году
Индивидуальные предприниматели (ИП) и руководители организаций (ЮЛ) продолжают использовать УКЭП в своей работе, которая равнозначна рукописной подписи и обладает юридической значимостью.
В настоящее время сертификаты для директоров и индивидуальных предпринимателей выдаются Удостоверяющим Центром Федеральной налоговой службы. В 2025 году руководители юрлиц или ИП могут получить сертификаты УКЭП только в удостоверяющих центрах ФНС и у её доверенных лиц.
Для начала работы с ЭП от ФНС в 2025 году рекомендуется воспользоваться услугой «Старт работы с сертификатом ФНС». Специалисты компании «Калуга Астрал» помогут настроить рабочее место, установить дополнительное программное обеспечение и проконсультируют по работе в Личном кабинете ФНС.
Где получить ЭЦП на сотрудника организации в 2025 году
Коммерческие удостоверяющие центры выпускают сертификаты УКЭП только для физических лиц. Сотрудник организации теперь должен получить сертификат физического лица и соответствующую МЧД.
«Калуга Астрал» поможет с выпуском квалифицированных сертификатов электронных подписей физического лица — «Астрал Подпись».
С 01.09.24 сертификаты ЭП юрлица или ИП, выданные на сотрудников в коммерческих УЦ, утратили свою силу, и их использование запрещено. С этой даты работники юридических лиц и представители ИП должны использовать УКЭП физического лица и машиночитаемую доверенность.
Важно помнить: с 01.09.24 электронная подпись сотрудника — это исключительно КЭП физического лица и МЧД.
Документы за директора может подписывать не только штатный сотрудник. Например, для экономии бюджета компания может нанять специалиста на сдельную оплату труда. Часто такие специалисты работают самостоятельно и оформлены как самозанятые.
Какой USB-носитель потребуется для ЭЦП
ЭП формируется в процессе подписания документа. Чтобы создать подпись, требуются программные средства для работы с ЭЦП (криптопровайдеры) и ключи электронной подписи. Их устанавливают на ПК. Закрытый ключ хранится на специальном защищённом носителе — токене.
При выпуске сертификата УКЭП в УЦ ФНС наличие токена обязательно. Это требование закреплено в регламенте удостоверяющего центра. Носитель обязательно должен иметь сертификацию ФСТЭК или ФСБ России.
При получении сертификата УКЭП физического лица в коммерческом УЦ наличие токена не обязательное. Но специалисты тоже рекомендуют использовать защищённый носитель, так как это самый безопасный способ хранения и использования ключей УКЭП. Подойдут такие простые модели, как Рутокен Lite.
Важно! Электронные подписи, хранящиеся на Рутокен ЭЦП 2.0 и созданные до 1 июня 2024 года, остаются действительными до конца их срока действия. Но их использование ограничено — до 1 сентября 2025 года.
Если работаете в ЕГАИС, понадобится токен со встроенной криптографией. Например, Рутокен ЭЦП 3.0.
Выбрать подходящий токен для УКЭП рекомендуем в нашем каталоге. В наличии только сертифицированные модели носителей.
Как перевыпустить сертификат УКЭП удалённо
В 2023 году не все могли перевыпустить сертификат УКЭП удалённо. Это получалось сделать только в том случае, если у директора или ИП уже был действующий сертификат УКЭП ФНС. При этом важно условие, что ФИО директора и ключевая информация об организации не менялись. Нужно было зайти в личный кабинет ФНС, выбрать сервис «Перевыпустить сертификат электронной подписи», написать соответствующее заявление и подписать его действующим сертификатом ЭП. Ведомство выпускало новый сертификат, а старый аннулировало автоматически.
Теперь КЭП можно выпустить удалённо в ФНС и в некоторых коммерческих УЦ без действующего сертификата и не посещая офис.
Важно! Сертификат УКЭП, полученный в коммерческом УЦ, перевыпустить удалённо через налоговую нельзя.
Рассмотрим, как директору ООО или ИП удалённо получить электронную подпись в налоговой в 2025 году:
1. Перейдите в личный кабинет ИП или организации на официальном сайте ФНС России.
2. Выберите услугу удалённого получения сертификата ЭП с помощью ЕБС:
- Для организаций: раздел «Юридические лица» → «Личный кабинет» → «Выпустить сертификат ЭП с помощью ЕСИА и ЕБС».
- Для ИП: раздел «Услуги. Сервисы» → «Получение КЭП» → «Получить сертификат ЭП» → «Дистанционно с использованием биометрии».
3. Авторизуйтесь на портале Госуслуг (ЕСИА).
4. Подтвердите свою личность через Единую биометрическую систему (ЕБС).
5. Проверьте данные в заявлении на получение сертификата и при необходимости внесите исправления.
6. Дождитесь, пока система сформирует ключи УКЭП и выпустит соответствующий сертификат.
7. Ознакомьтесь с содержанием сертификата.
8. Запишите сертификат на электронный носитель (токен).
Важно! Для получения удалённого получения КЭП через ЕБС в ФНС на ноутбуке должны работать камера и микрофон.
Машиночитаемые доверенности
МЧД — это файл в формате XML, он содержит всю необходимую информацию о доверителе и уполномоченном лице. Является полным аналогом бумажной доверенности.
С 01.09.24 изменился порядок работы в области электронных подписей. Использование машиночитаемой доверенности совместно с КЭП физлица станет обязательным. МЧД наделяет полномочиями доверенных лиц, которые действуют от имени индивидуального предпринимателя или директора организации. Такими лицами могут быть бухгалтер, ответственный сотрудник, наёмный работник или любое физическое лицо, не имеющее отношение к ИП или ЮЛ.
Машиночитаемая доверенность станет обязательной для всех работников, взаимодействующих с партнёрами, клиентами и госорганами от имени организации или ИП.
МЧД используется совместно с УКЭП физического лица и заменяет сертификаты УКЭП сотрудников юрлица. Квалифицированный сертификат можно получить через государственные и коммерческие удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифры.
Создавать машиночитаемые доверенности очень удобно с сервисом «Астрал Доверенность». Решение от Астрала позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок и управлять всеми созданными доверенностями в одном месте.