В одной из прошлых статей мы писали, как за три месяца автоматизировали планирование продаж и операций у крупного производителя макарон Pasteroni. Сегодня на очереди новый кейс. Расскажем, как помогли другому яркому представителю FMCG-рынка России — компании Novabev Group — ускорить процесс бюджетирования, сделать его более точным и прозрачным.
Novabev Group (до 2023 года BELUGA GROUP) — российская алкогольная компания, лидер по производству водки и ликеро-водочных изделий, один из главных импортеров крепкого алкоголя и вина в стране. Имеет мощную производственную базу с высокотехнологичными предприятиями, расположенными в нескольких федеральных округах. Обладает крупнейшей в стране дистрибуционной сетью. В состав также входит собственная розничная сеть под вывеской «ВинЛаб».
История бюджетирования в Novabev Group
В 2009 году в компании начался комплексный пересмотр действующей системы бюджетирования. В первую очередь унифицировали справочники и аналитические данные в первичных системах учета, разработали регламенты и методики, внедрили систему функциональных бюджетов. Консолидированный годовой отчет собирался вручную с использованием MS Excel и Access. Это соответствовало актуальному подходу того времени, но оказалось недостаточно удобным и эффективным для решения подобных задач.
В 2011 году в Novabev Group начались первые шаги к автоматизации — разработка модели бюджетирования, которую активно развивал внутренний IT-департамент. Однако в конце 2020 года вендор прекратил поддержку текущей версии, что подтолкнуло компанию к выбору нового ПО.
Требования к продукту бюджетирования
К моменту выбора платформы у Novabev Group уже был многолетний опыт решения задач корпоративного планирования, включая сотрудничество с различными вендорами систем класса CPM. Это позволило компании четко сформулировать задачи, которые необходимо решить, и определить ключевые ожидания от будущей системы. Накопленный опыт показал, что предыдущие решения не всегда эффективно справлялись с анализом больших массивов данных. Это приводило к снижению оперативности в принятии решений и влияло на бизнес-результаты. Основные требования, которые выдвигались к новой системе:
- Высокая производительность. Одним из главных критериев стало минимальное время на полный перерасчет модели. В предыдущих решениях процесс пересчета мог занимать часы.
- Глубокая детализация расчетов. Система должна обеспечивать возможность анализа данных на разных уровнях: по отдельным единицам товара (SKU), клиентам, компонентам сырья и другим параметрам. В FMCG-секторе бизнес работает с большими массивами данных из-за разнообразия товаров, и такая детализация крайне важна.
- Высокие требования к информационной безопасности. Полный контроль над доступом к информации, защита от внешних угроз и независимость от сторонних поставщиков услуг.
- Гибкость и автономность. Возможность корректировки алгоритмов и внесения изменений в систему своими силами, без привлечения разработчиков извне.
- Удобный интерфейс. Система должна иметь интуитивно понятные дашборды для анализа данных, возможность самостоятельно проводить аудит формул и прозрачные расчеты.
Выбор решения
В итоге Novabev Group остановилась на российской платформе для автоматизации корпоративного планирования Optimacros, благодаря ее соответствию потребностям и задачам, широкой функциональности и современному интерфейсу. Демонстрация возможностей системы показала высокую скорость расчетов, и это утвердило заказчика в выборе платформы. К тому же фиксированная стоимость лицензий в рублях помогла избежать валютных рисков, что в условиях экономической неопределенности особенно актуально.
«Нам было важно использовать отечественное решение, которое не уступает по функционалу и удобству продуктам мировых экспертов», – прокомментировала Татьяна Макарова, руководитель планово-экономического отдела Novabev Group.
Ключевые цели проекта
Тезисно перечислим несколько основных задач, которые предстояло решить в рамках сотрудничества:
- Автоматизировать процессы планирования, анализа и контроля исполнения бюджетов компании и ЦФО.
- Сократить время на подготовку бюджетной версии, консолидации отчетности.
- Перевести время сотрудников из сбора и технической работы в аналитику полученных результатов.
- Усовершенствовать методологию финансового планирования.
- Создать гибкую единую систему для планирования цепочек поставок более глубокой детализацией.
Ход проекта
В сентябре 2021 года началось сотрудничество Novabev Group с OptiTeam — интегратором с самой крупной практикой внедрения Optimacros в России. Целью первого проекта стала разработка модели бюджетирования для алкогольного сегмента.
Перед стартом команда исполнителя организовала обучение сотрудников Novabev Group базовым навыкам моделирования на выбранной платформе. Это позволило выровнять уровень знаний и обеспечило коммуникацию «на одном языке».
Далее провели детальную аналитику бизнес-процессов и разработали архитектуру будущего решения. Спустя три месяца после старта проекта, в начале 2022 года, компания уже использовала новую систему для решения первых задач бюджетирования.
Еще через три месяца после запуска опытно-промышленной эксплуатации были подведены первые результаты. К этому времени в системе был внедрен ключевой функционал для бюджетирования.
В 2024 году команда приступила к разработке методологии скользящего бюджетирования. Новый подход был интегрирован в основной контур системы ежегодного бюджетного планирования, что стало оптимальным архитектурным решением с точки зрения удобства для пользователей, а также позволило добиться целевой производительности при большом объеме данных.
Скользящее бюджетирование — это метод бюджетирования, при котором финансовый план обновляется и пересматривается на регулярной основе — ежемесячно или ежеквартально. В отличие от традиционного фиксированного бюджетирования, которое создается на весь год и затем не меняется, скользящее бюджетирование позволяет организации быть более гибкой и оперативно реагировать на изменения в бизнесе или на рынке.
Проект оказался успешным и заложил основу для дальнейшего развития решений на базе платформы.
В настоящее время специалисты OptiTeam занимаются консультационной и архитектурной поддержкой команды заказчика, а также точечным расширением функций системы.
С момента принятия решения о сотрудничестве до полного ввода системы в эксплуатацию прошло около полугода. Уже через три месяца после старта проекта специалисты Novabev Group начали использовать решение во время бюджетной сессии.
Результат
После внедрения системы процесс кардинально изменился: появилась единая модель построения бюджета и факта для алкогольного сегмента. Система включает автодиагностику загружаемых данных, маппингов и финансовых проверок, что обеспечивает надежный уровень точности информации. Принятые в компании шаблоны адаптированы к новым процессам для удобства работы.
Сегодня сотрудники Novabev Group работают с единой версией данных, что было недоступно при планировании бюджета в Excel. Значительно сократилось время, которое тратил персонал на сбор данных. Это позволяет освободить ресурсы для более глубокой и качественной аналитики. Система также исключила ошибки человеческого фактора, что повысило эффективность планирования и контроля.
«Проект для Novabev Group продемонстрировал, как слаженная работа команды и продуманная методология позволяют достичь высоких результатов даже в сжатые сроки. Мы начали с глубокого анализа текущих процессов, чтобы учесть все особенности бизнеса. Уже через три месяца смогли достичь первых поставленных целей, и компания получила прототип модели, который прошел успешное тестирование.
Важной частью проекта стало активное вовлечение команды заказчика, что позволило оперативно адаптировать систему к их требованиям. Внедренное решение не только ускорило бюджетирование и обеспечило прозрачность расчетов и интеграцию данных, но и создало основу для дальнейшей цифровизации компании», – поделился Кирилл Мишарин, партнер консалтинговой практики OptiTeam Consulting.