Async-first: Как умные компании меняют правила игры

Async-first: Как умные компании меняют правила игры - Петр Дикий

В современном мире, где время — самый ценный ресурс, а удаленная работа стала нормой, подход Async-first (Асинхронный подход) набирает популярность. Но что это такое, кому он нужен и почему все больше компаний переходят на эту модель? Давайте разберемся, почему Async-first — это не просто модное слово, а серьезный сдвиг в организации работы. И да, я постараюсь сделать это с юмором, потому что, честно говоря, кто сможет читать 2500 слов без хотя бы пары шуток?

Что такое Async-first?

Async-first — подход к организации работы, при котором коммуникация и выполнение задач происходят асинхронно, то есть без необходимости синхронного взаимодействия всех участников. Другими словами, вам не нужно быть онлайн одновременно с коллегами, чтобы обсудить проект, отправить отчет или принять решение. Все происходит в удобное для каждого время. Этот подход особенно популярен среди распределенных команд, где сотрудники находятся в разных часовых поясах. Представьте: вы в Нью-Йорке, ваш коллега в Токио, а менеджер проекта — где-то в Берлине. Синхронная работа в таком случае превращается в игру "Кто раньше встал, тот и работает". Async-first решает эту проблему, позволяя каждому работать в своем ритме. Кстати, если вы когда-нибудь пытались организовать встречу с людьми из пяти разных часовых поясов, вы точно знаете, о чем я говорю. Это как пытаться собрать всех друзей на вечеринку: кто-то всегда опаздывает, кто-то не может, а кто-то просто забыл.

Уникальность Async-first

Async-first это не просто "работа в своем темпе". Это философия, которая ставит во главу угла автономность и эффективность. В отличие от традиционных подходов, где встречи и синхронные обсуждения занимают большую часть времени, Async-first позволяет каждому сотруднику сосредоточиться на задачах, минимизируя отвлечения.

Рост популярности Async-first: статистика и факты

На конец 2023 года насчитывается 836 компаний, внедривших Async-first подход (исследование Remote Work Trends 2023), причем они работают в 46 странах (в топе США, Европа, Азия) и представлены в 90 различных отраслях (в топе it-сектор, rонсалтинг, образование). Подход уже применяют как небольшие стартапы, так и крупные корпорации.

То есть мы видим, что Async-first не просто "фишка IT-компаний", а тенденция, которая охватывает разные индустрии и страны.

Для чего нужен Async-first?

1. Глобальные команды. Если ваши коллеги разбросаны по разным континентам, синхронная работа становится проблемой. Async-first решает эту проблему, позволяя каждому работать в удобное время. Например, вы можете отправить сообщение в Slack в 10 вечера, а ваш коллега из Токио ответит на него в 7 утра по своему времени. И никто не будет нервничать из-за "почему ты не ответил сразу?".
2. Повышение продуктивности. Исследование Harvard Business Review (2020) показало, что сотрудники тратят до 21 часа в неделю на встречи. Async-first сокращает это время, освобождая ресурсы для реальной работы. А новые данные подтверждают, что компании, внедрившие асинхронный подход, уменьшают время на встречи на 45% и повышают продуктивность на 32%. Кстати, если вы когда-нибудь сидели на встрече, которая могла бы быть email-ом, вы точно поймете, о чем я.
3. Work-life balance (Баланс между работой и личной жизнью). Async-first позволяет сотрудникам гибко планировать свой день, что особенно важно для родителей, студентов и тех, кто совмещает несколько проектов. Например, вы можете поработать утром, потом отвезти детей в школу, а вечером закончить задачи. И никто не будет спрашивать, почему вы не были на ежедневном стендапе в 9 утра.

Плюсы и минусы Async-first

Плюсы:

• Гибкость. Вы можете работать в любое время, из любого места. Хотите поработать из кафе в Бали? Пожалуйста. Хотите закончить проект в 2 часа ночи? Почему бы и нет.
• Меньше встреч. Больше времени на выполнение задач. Как говорится, "встречи — это место, где минуты превращаются в часы, а часы — в дни".
• Глобальный охват. Легко работать с людьми из разных часовых поясов. Вы больше не ограничены географией.
• Документирование. Все обсуждения и решения фиксируются, что упрощает адаптацию новых сотрудников. Кстати, это также спасает от вечного "а мы это обсуждали?".

Минусы:

• Одиночество. Отсутствие синхронного общения может привести к чувству изоляции. Иногда хочется просто поболтать с коллегой за кофе, а не писать ему сообщение в Slack.
• Задержки в коммуникации. Если коллега ответит только через день, это может замедлить процесс. Особенно если вы ждете ответа, чтобы продолжить работу.
• Требует дисциплины. Не все умеют эффективно работать без внешнего контроля. Если вы из тех, кто откладывает все на последний момент, Async-first может стать для вас испытанием.
• Влияние на корпоративную культуру. Отсутствие регулярного личного взаимодействия может ослабить чувство принадлежности к команде.
• Сложность измерения эффективности. Без четких метрик и KPI трудно оценить, насколько хорошо работает асинхронный подход.

Как устранить минусы Async-first?

1. Одиночество и изоляция: Регулярные неформальные онлайн-встречи (виртуальные кофе-брейки); Использование виртуальных офисов (Gather Town, VK WorkSpace, TrueConf, Линк Встречи - бывший Webinar . ru, Sber Jazz, DION, VideoMost, Контур.Толк и другие); Создание каналов для неформального общения в Slack или других мессенджерах.
2. Задержки в коммуникации: Четкие сроки ответов на сообщения (например, "ответ в течение 24 часов"); Система приоритетов задач, чтобы срочные вопросы решались быстрее; Использование инструментов для автоматизации напоминаний (например, Trello или Asana).
3. Дисциплина и самоорганизация: Использование техник тайм-менеджмента (Pomodoro, GTD); Обучение по самоорганизации и тайм-менеджменту (полезно вообще всем); Внедрение системы регулярной отчетности для контроля прогресса.
4. Корпоративная культура: Регулярные командные мероприятия, даже если они виртуальные; Поощрение открытости и прозрачности в коммуникации; Создание миссии и ценностей, которые объединяют команду, независимо от формата работы.
5. Измерение эффективности: Внедрение KPI, связанных с выполнением задач и удовлетворенностью сотрудников; Регулярные опросы для оценки уровня вовлеченности и удовлетворенности; Анализ данных о продуктивности и скорости выполнения задач.

Сравнение с другими подходами

Время на встречи в неделю:

• У Sync-first - 23 часа
• У Async-first - 5 часов

Уровень стресса:

• У Sync-first - Высокий
• У Async-first - Низкий

Продуктивность:

• У Sync-first - Средняя
• У Async-first - Высокая

Work-life balance:

• У Sync-first - Низкий
• У Async-first - Высокая

Дополнительные метрики эффективности Async-first

Помимо стандартных показателей (время на встречи, уровень стресса, продуктивность), можно использовать дополнительные метрики для оценки эффективности Async-first.

1. Скорость выполнения задач: Время от постановки задачи до ее завершения; Пример: в Async-first среднее время выполнения задач сократилось на 15% благодаря меньшему количеству отвлечений.
2. Уровень вовлеченности сотрудников: Измеряется с помощью опросов и анализа активности в рабочих инструментах; Пример: 85% сотрудников отмечают, что чувствуют себя более вовлеченными благодаря гибкому графику.
3. Качество коммуникации: Количество ошибок или недопониманий в проектах; Пример: в Async-first количество ошибок из-за недопонимания сократилось на 20% благодаря четкому документированию.
4. Удовлетворенность клиентов: Скорость и качество выполнения запросов клиентов; Пример: клиенты отмечают, что ответы на их запросы стали более качественными и своевременными.
5. Коэффициент удержания сотрудников: Насколько реже сотрудники увольняются в условиях Async-first; Пример: в компаниях, внедривших Async-first, текучесть кадров снизилась на 10%.

Преодоление сопротивления изменениям

Внедрение Async-first может столкнуться с сопротивлением со стороны сотрудников, особенно если они привыкли к традиционным методам работы. Вот несколько стратегий для преодоления сопротивления.

1. Объяснение преимуществ: Проведите встречи или вебинары, чтобы объяснить, как Async-first улучшит их работу; Приведите примеры успешного внедрения в других компаниях (GitLab, Basecamp).
2. Постепенное внедрение: Начните с малого: сократите количество встреч и замените их асинхронными отчетами; Постепенно увеличивайте долю асинхронной работы.
3. Обучение и поддержка: Проведите обучение по использованию инструментов (Slack, Notion, Trello); Предоставьте доступ к курсам по тайм-менеджменту и самоорганизации.
4. Обратная связь и адаптация: Регулярно собирайте обратную связь от сотрудников; Адаптируйте процессы на основе их предложений.
5. Мотивация и поощрение: Поощряйте сотрудников за успешное выполнение задач в асинхронном режиме; Внедрите систему бонусов или премий за соблюдение дедлайнов.
6. Создание культуры доверия: Покажите, что Async-first — это не контроль, а доверие к сотрудникам; Подчеркните, что результаты важнее присутствия на встречах.

Примеры успешного внедрения Async-first (на основе подтвержденных данных)

1. GitLab. Одна из самых известных компаний, полностью перешедших на Async-first. Все сотрудники GitLab работают удаленно, а встречи сведены к минимуму. По данным их отчета за 2021 год, 90% сотрудников считают Async-first ключевым фактором их продуктивности. У GitLab даже есть открытый справочник по асинхронной работе, который может использовать любая компания.
2. Basecamp. Активно продвигает асинхронную работу, используя свои же инструменты для управления проектами. Их подход позволяет сотрудникам работать всего 4 дня в неделю, сохраняя высокую эффективность. Компания публично заявляет о своих принципах работы, что делает ее примером успешного внедрения Async-first.
3. Doist. Компания активно использует Async-first. Они даже выпустили гайд по асинхронной работе, где подробно описывают свои подходы и инструменты. Это делает их примером, подтвержденным публичными данными.
4. Zapier. 100% удаленная компания, которая успешно работает в асинхронном режиме. Они делятся своим опытом в блоге, где подробно описывают, как организована их работа. Это подтверждает их приверженность Async-first.
5. И другие (например): Buffer (США), Automattic (США), Remote (США), Toptal (США), GitScrum (Бразилия).

Исследования и данные, подтверждающие эффективность Async-first

1. Buffer (2022): 98% удаленных сотрудников хотели бы продолжать работать удаленно, а 72% считают Async-first важным элементом их работы.
2. Owl Labs (2021): Компании, внедрившие Async-first, отмечают рост продуктивности на 22% и снижение уровня стресса у сотрудников.
3. Harvard Business Review (2020): Сокращение количества встреч на 30% приводит к увеличению времени на глубокую работу на 40%.

Инструменты для Async-first

1. Коммуникация: Slack (Mattermost, Dialog); Twist (Telegram, VK WorkSpace).
2. Управление задачами: Notion (Таймпад, Weeek, Мегаплан, Kaiten, Planfix и другие); Trello (Яндекс.Трекер, Bitrix24, Pyrus, YouGile, Kaiten); Asana (Мегаплан).
3. Виртуальные офисы: Gather Town (VK WorkSpace); Zoom (TrueConf, DION, Sber Jazz, Линк Встречи и другие).
4. Платформы для обучения и вебинаров: ВКурсе (онлайн-платформа для обучения и совещаний); Pruffme (платформа для вебинаров и видеоконференций); DION (платформа для корпоративного обучения).

Рекомендации для руководителей

1. Как начать внедрение: Сократить количество встреч и заменить их асинхронными отчетами; Обучить команду пользоваться инструментами (Slack, Notion, Trello); Установить четкие правила коммуникации ("ответ в течение 24 часов").
2. Как мотивировать команду: Объяснить преимущества Async-first; Поощрять сотрудников за самостоятельность.
3. Как избежать ошибок: Не перегружать сотрудников сообщениями; Регулярно собирать обратную связь.
4. Как измерить успех: Оценивать уровень продуктивности и стресса; Проводить опросы сотрудников.

Прогноз развития Async-first

Как изменится подход в ближайшие годы?

• Дальнейший рост популярности — по данным за 2023 год, темпы внедрения Async-first увеличились на 34%.
• Расширение географии — больше компаний из Европы и Азии переходят на этот формат.
• Гибридные модели — 36% компаний совмещают Async-first с синхронной работой.
• Новые инструменты — развитие платформ для асинхронного взаимодействия.

Совмещение Async-first и Scrum: пошаговое руководство

С 2024 года стал все чаще встречать упоминание Async-first в статьях и отсылках. Мне подход понятен, что-то применял в практике. В какой-то момент я задумался – если плюсы подхода Async-first совместить с методологией Scrum, что получится? Долго думал, записывал, сравнивал, а что-то пробовал на практике. В итоге стало понятно, что совмещение Async-first и Scrum позволяет создать гибкую и эффективную рабочую среду, где команды могут работать в разных часовых поясах с предсказуемым графиком, при этом сохраняя структурированность методологии Scrum. Такой подход повышает продуктивность за счет уменьшения переключений контекста и количества встреч, улучшает качество работы благодаря тщательной документации и продуманным решениям, обеспечивает экономическую эффективность и масштабируемость, а также снижает выгорание в том числе за счет уменьшения стресса, при этом требует правильной культуры коммуникации, подходящих инструментов и четких процессов для успешного внедрения.

Основные принципы совмещения

• Сохраняем структуру Scrum, но делаем процессы асинхронными.
• Фокус на письменной коммуникации вместо встреч.
• Используем инструменты для документирования.

Адаптация ключевых элементов Scrum

Product Backlog

• Вместо личных встреч - асинхронное обновление бэклога.
• Четкая документация требований к каждой задаче (очень помогает во всех проектах, ведь наличие общей документации и хорошо описанных задач устраняет большое количество проблем и ускоряет процесс разработки).
• Приоритезация через комментарии и голосования (не исключает приоритеты на ряд задач сверху).

Спринты

• Планирование спринта через документ с четкими целями и временными оценками задач (да, я обожаю простую оценку задач в часах).
• Ежедневные обновления статуса в письменной форме.
• Демонстрация результатов через записанные презентации.

Роли

• Product Owner: обновляет бэклог и отвечает на вопросы асинхронно.
• Scrum Master: модерирует процессы через письменные инструкции.
• Команда: работает над задачами независимо.

Замена встреч на асинхронные процессы

Daily Stand-up

• Вместо 15-минутной встречи: Каждый член команды пишет краткий отчет (что сделал вчера, что планирует сегодня, какие есть препятствия); Размещает в общем канале до 10:00 (например); Коллеги оставляют комментарии.

Sprint Planning

• За 3 дня до начала спринта: Product Owner готовит документ с целями. Команда изучает и задает вопросы (в идеале аналитик учитывает вопросы, анализирует, что не понятно команде и вносит дополнения/корректировки в ТЗ); В течение 24 часов голосует за задачи; Финальное планирование оформляется письменно.

Sprint Review

• Вместо живой демонстрации: Команда записывает видео-презентацию (идеально подходит для демонстрации на сдаче); Готовит письменный отчет о достижениях; Ставит задачи на следующий спринт; Все участники оставляют комментарии.

Retrospective

• За 2 дня до встречи: Каждый готовит письменные отзывы; Собираются в документе все предложения; Голосование за приоритетные улучшения; План действий оформляется письменно.

Необходимые инструменты

• Система управления задачами (Jira, Trello).
• Коммуникационный инструмент (Slack, Microsoft Teams).
• Система для документирования (Notion, Confluence).
• Инструмент для записи видео (Loom, ScreenToGif).

Уточнение:

или российские аналоги указанных продуктов. Примеры приводил выше.

Правила эффективной работы

• Устанавливать четкие дедлайны для ответов.
• Использовать шаблоны для документации.
• Регулярно обновлять информацию.
• Отвечать на комментарии в течение рабочего дня.
• Документировать все решения.

Пример недельного цикла

Понедельник:

• Асинхронное планирование спринта.
• Распределение задач.
• Подготовка документации.

Вторник-пятница:

• Ежедневные письменные обновления.
• Асинхронные обсуждения.
• Работа над задачами.

Пятница:

• Подготовка к демонстрации.
• Письменный отчет о прогрессе.
• Планирование следующей недели.

Метрики успеха

• Скорость выполнения задач.
• Качество документации.
• Уровень удовлетворенности команды.
• Достижение целей спринта.
• Снижение времени на встречи.

Важные моменты

• Требуется время на адаптацию (да, многим очень трудно себя поменять, многие боятся, что тогда вместо долгих рассказов останется одно предложение и их безделье увидят все).
• Нужно четкое понимание целей.
• Важно поддерживать культуру письменной коммуникации.
• Необходимо регулярно собирать обратную связь.

Возможности такого подхода

• Сохранить преимущества Scrum.
• Увеличить гибкость работы.
• Снизить количество встреч.
• Улучшить документирование.
• Эффективно работать в разных часовых поясах.

Помните главное – то, что я предлагаю не заменяет Scrum, а его адаптация/объединение под асинхронную работу, что особенно актуально для распределенных команд. Такой смешанный подход позволит сохранить преимущества обоих методологий, обеспечивая гибкость и эффективность разработки.Попробуйте внедрить Async-first в своей команде уже сегодня! Начните с сокращения встреч и внедрения инструментов для асинхронной коммуникации. Делитесь своими результатами в комментариях!

В статье я использовал эти источники данных

1. Remote Work Trends 2023 Report
2. Gartner Research: Asynchronous Work Models
3. Forrester Wave: Remote Work Solutions
4. Annual Reports компаний (GitLab, Buffer, Automattic)
5. State of Async Work 2023 Survey

Вывод

Async-first — это не просто тренд, а новый стандарт работы в цифровую эпоху. Если вы еще не пробовали его, начните с малого: сократите количество встреч, внедрите инструменты для асинхронной коммуникации. Возможно, через год вы уже не сможете представить свою работу без этого подхода!

С полным списком статей, чек-листов и книгой можно ознакомиться на моем сайте - DIKIY.PRO